ЧАСТЬ II. ТЕОРИЯ И МЕТОДИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ

ТЕМА 1. КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов на уровне АФ РФ, архива, архивного фонда. Понятие о классификации документов. Признаки классификации Архивного Фонда РФ.

Классификация документов в пределах архивов. Значение классификации для рационального размещения документов в архивохранилищах. Фондирование архивных документов. Виды архивных фондов. Архивная коллекция. Виды работ в процессе фондирования. Хронологические границы фонда. Исторические справки и их роль при фондировании. Методика составления исторической справки.

Формирование объединенных архивных фондов. Признаки объединения документальных комплексов учреждений и лиц. Формирование архивных коллекций. Создание персональных собраний.

Классификация документов в пределах архивных фондов, ее значение для организации документов и поиска архивной информации. Единица хранения как единица классификации. Систематизация дел в составе архивного фонда. Признаки группировки единиц хранения в пределах фонда. Методика составления схем систематизации документов в пределах архивных фондов. Типы и виды схем систематизации. Специфика систематизации документов объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения и архивных коллекций. Нефондовая организация архивных документов.

Организация и методика работы по классификации документов в архивах. Методические пособия для осуществления классификации документов и проведения работ по фондированию и систематизации в пределах фондов

ТЕМА 2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА

Понятие о комплектовании Архивного Фонда РФ. Взаимосвязь классификации документов, экспертизы их ценности и комплектования. Законодательные акты и правила, регламентирующие организацию и порядок комплектования государственных и муниципальных архивов.

Источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов. Критерии определения учреждений - источников комплектования. Критерии определения лиц, документы которых могут быть приняты в архив. Списки источников комплектования.

Определение состава документов, подлежащих хранению. Организация приема документов в государственные архивы от организаций, предприятий и граждан. Выборочный прием документов. Прием аудиовизуальных и документов.

Развитие архивов машиночитаемых данных и современные концепции электронных архивов. Внедрение автоматизированных систем управления и комплектование архивов электронными документами. Проблемы приема и хранения файлов с машиночитаемой информацией. Влияние развития техники на развитие архивов МЧД. Модели электронных архивов. Концепция распределенных электронных архивов.

Современные проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов в связи с распространением в стране новых форм собственности. Особенности комплектования негосударственных архивов. Взаимодействие архивов с источниками комплектования.

ТЕМА 3. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Понятие об учете документов АФ РФ. Особенности системы учета архивных документов: централизация, преемственность, динамичность. Взаимосвязь и взаимодополняемость учетных документов и справочников. Фондовые каталоги. Архивный шифр.

Единицы учета архивных документов. Нормативные акты регламентирующие учет архивных документов. Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Перспективы совершенствования учета документов в архивах, музеях, библиотеках.

Система учетных документов архива. Состав учетных документов и справочников. Требования к учетным документам. Учет поступления и выбытия документов. Учет уникальных, особо ценных документов и копий страхового фонда. Государственный реестр уникальных документов. Особенности учета документов, имеющих в оформлении драгоценности.

Проверка наличия и состояния архивных документов. Организация работы по проверке наличия и состояния архивных документов. Порядок и периодичность проверок. Контроль технического и физико-химического состояния документов. Документы, составляемые в ходе проверки и после нее. Мероприятия по результатам проверки.

ТЕМА 4. СИСТЕМА НСА К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ.

Система НСА в архиве, ее назначение, состав и функции. Единство научных методов построения системы НСА. Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства, НСА архивов организаций, муниципальных и государственных архивов.

Понятие об объекте информации, элементе информации, информационно-поисковой системе и информационно-поисковом языке. Типы и виды архивных справочников. Уровни описания архивных документов. Описательная статья. Создание гибких информационно-поисковых систем для архивов.

Архивные описи. Назначение и виды описей, место в системе НСА. Преемственность в составлении описей в делопроизводстве и государственных и муниципальных архивах. Переработка и усовершенствование описей.

Описание дел. Назначение, цель и значение этой работы. Состав логических записей при описании дел. Заголовок дела. Состав заголовка дела. Приемы обобщения в заголовке документной информации о содержании, авторах, корреспондентах. Составление аннотаций на дело, документ, группу документов. Обложка дела и ее реквизиты. Архивный шифр дела.

Методика создания архивных описей. Структура и графы описи. Система построения описи. Порядок занесения сведений в опись. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи.

Каталоги. Назначение и виды архивных каталогов, их взаимодополняемость и место в системе НСА. Создание предметных, систематических каталогов. Методические пособия по созданию каталогов. Классификационные схемы каталогов. Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов /СЕК/ для документов ХVIII - начала ХХ в. /1983/ и документов ХХ в. /1978/. Схемы построения алфавитных каталогов. Описание документов при каталогизации. Объем информации на карточке. Особенности описания в зависимости от вида каталога.

Путеводители. Назначение и основные виды путеводителей. Общая характеристика и структура путеводителя по фондам архива. Методика составления, схема построения. Индивидуальные и групповые характеристики документов архивных фондов. Краткие справочники

по фондам архивов. Тематические путеводители. Межархивные справочники и путеводители. Справочный аппарат к путеводителю.

Обзоры документов. Виды обзоров и их функции в системе НСА. Обзор фондов. Тематический обзор. Методика составления обзоров. Выбор фондов или тематики для составления обзоров. Методика описания документов в обзорах. Индивидуальные и групповые аннотации. Состав поисковых данных. Справочный аппарат к обзорам.

Указатели и перечни как вид архивных справочников. Фондовые, межфондовые, межархивные указатели и перечни. Тематические, предметные, хронологические указатели. Описательная статья указателя.

Информатизация архивного дела: цели, основные направления и принципы. Автоматизированные информационные системы по документам архивов. Компьютерная техника в архивах. Базы данных. Проблема свертывания документной информации архивных справочников с учетом их взаимодействия с АИС. Проблема совместимости информационных массивов и возможности интегрирования их в единые базы данных. Создание гипертекстовых ссылок. Оцифрование архивных документов.

ТЕМА 5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Использование архивных документов - составная часть научно-информационной деятельности архивов. АФ РФ - источниковая база исторической науки. Основные направления использования архивных документов в экономике, текущей деятельности учреждений, в развитии культуры, социально-правовой сфере.

Основные формы предоставления архивами информационных услуг. Инициативное информирование. Передача информации потребителям. Виды запросов граждан и организаций. Порядок исполнения запросов. Составление, оформление и выдача архивных копий и выписок, справок.

Организация выставок документов. Выявление, отбор и условия экспонирования документов. Подготовка статей и материалов для радио, телепередач, газетных и журнальных публикаций. Экскурсии, лекции, круглые столы.

Археографическая обработка документов. Археография как научная дисциплина. Взаимодействие археографии, архивоведения, текстологии, источниковедения. Предмет и объект археографии.

Документальная публикация. Свойства. Комментарии. Указатели. Принципы выявления документов для издания. Основные критерии отбора документов для издания. Научно-справочный аппарат документальной публикации. Типология документной публикации. Типы, виды и формы публикации.

Изучение документов исследователями в читальных залах. Организация работы читального зала. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов. Порядок допуска исследователей к документам. Порядок выдачи дел исследователям.

Выдача дел во временное пользование. Условия, сроки и порядок возвращения дел.

ТЕМА 6. ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

Проблема безопасности архивов и сохранности документов. Нормативные условия хранения архивных документов. Требования к зданиям, помещениям. Режимы хранения документов. Размещение архивных фондов в архивохранилищах. Схема размещения архивных фондов. Назначение и особенности постеллажных и пофондовых топографических указателей. Транспортировка и перемещение архивных документов.

Основы обеспечения физико-химической сохранности архивных документов. Содержание и основные процессы технологии хранения документов. Биологические, химические и физические факторы разрушения документов. Меры по обеспечению пожарной безопасности и предотвращению воздействия внешних разрушающих факторов. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных обстоятельствах.

Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности архивных документов. Микрофильмирование, ксерокопирование и другие формы сохранения информации в современных условиях.

Консервация и реставрация архивных документов. Современные материалы для создания документов и способы ослабления внешних факторов разрушения документа.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

При подготовке к семинарским занятиям посмотрите общий список литературы и источников в целом по курсу. Необходимо также изучить соответствующий раздел правил работы государственных архивов и архивов организаций. Дополнительный материал можно найти в журналах «Советские архивы», «Отечественные архивы», «Вестник архивиста».

Тема 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ (6 часов)

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: