Единый фонд и образование нового фонда

Фонд является единым, если:

ü организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

ü произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

ü организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

ü организация переименована или частично изменила свое на­звание;

ü организация передана из одного ведомства в другое;

ü организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, да­же при сохранении полностью или частично прежнего назва­ния, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

ü хронологически-структурной — дела группируются по хроноло­гии, а внутри ее — по структуре;

ü структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

ü хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;

ü функционально-хронологической — дела группируются по функ­циям организации, а внутри их — по хронологии.

Возможны другие варианты исходя из принципов систематиза­ции единиц хранения внутри фонда, их значения для отраже­ния делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по сле­дующей схеме:

ü творческие документы;

ü письма фондообразователя;

ü письма фондообразователю;

ü документы к биографии фондообразователя;

ü документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

ü документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

ü коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются но хроноло­гии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

ü организации — даты образования и ликвидации;

ü объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

ü личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

ü коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии ар­хивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомствен­ных, а через них и государственных архивов.

Вопрос 20. Экспертиза ценности документов

Понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на ос­нове принятых критериев. В ходе ее определяется ценность доку­ментов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономи­ческим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение доку­ментов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтоже­ние малоценных документов.

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и цело­стности путем комплексного применения критериев происхож­дения, содержания и внешних особенностей документа.

Критерии происхождения:

ü роль и место организации в системе государственного управле­ния или конкретной отрасли;

ü значимость выполняемых ею функций;

ü время и место образования документа;

ü значимость отраженных в документе событий.

Критерии содержания:

ü уникальность и типичность информации документа;

ü ее повторяемость в других документах;

ü вид документа;

ü подлинность документа.

Критерии внешних особенностей документа:

ü форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

ü юридическая достоверность документа;

ü физическое состояние документа.

При экспертизе ценности личных документов необходимо учи­тывать:

ü значимость фондообразователя и его документов;

ü объективность и субъективность документов;

ü взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотип­ными документами;

ü физическую сохранность документов.

При отборе документов на постоянное хранение необходимо учитывать:

ü значимость учреждения или лица, в деятельности которых обра­зовался документ;

ü значимость содержания документа;

ü время и место создания документа;

ü подлинность и копийность документа;

ü юридическую силу документа;

ü дублетность, повторяемость документа;

ü поглощенность содержания документа;

ü физическое состояние документа.

Задачи и этапы экспертизы

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

ü отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профиль­ности государственных архивов;

ü определение сроков хранения документов;

ü обеспечение полноты состава архивного фонда;

ü отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.

Этапы экспертизы ценности документов:

ü в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив;

ü в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

ü в государственном архиве — при целостной комплексной экс­пертизе архивных документов с целью совершенствования ар­хивных фондов и учетной документации.

Экспертные комиссии

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экс­пертных комиссий:

ü в учреждениях, организациях, предприятиях — экспертная ко­миссия;

ü в министерствах, ведомствах, главках — Центральная эксперт­ная комиссия;

ü в госархивах — экспертно-проверочная комиссия;

ü в Росархиве — Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, орга­низаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической рабо­ты по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из от­ветственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, предста­вителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других орга­низаций. Комиссия утверждается приказом руководителя уч­реждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовы­ваются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

ü организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

ü организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

ü организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Функции экспертной комиссии:

ü организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

ü осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архив­ному хранению, по разработке номенклатуры дел;

ü дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руково­дителя своего учреждения — описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничто­жению документов с истекшими сроками хранения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представ­ляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение ру­ководителя своего учреждения — сводную номенклатуру дел учре­ждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неис­правимом повреждении документов постоянного хранения;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива — предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных переч­нем, и об определении сроков хранения документов, не преду­смотренных перечнем;

ü рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения — акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

ü совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повы­шению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же ос­новных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контроль­но-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная ин­станция, организует экспертизу научной и практической цен­ности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.

В результате деятельности экспертных комиссий составляют­ся следующие документы:

ü протоколы их заседаний;

ü описи дел постоянного хранения;

ü описи дел временного хранения;

ü акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типо­вые и ведомственные перечни документов — систематизирован­ные списки видов и категорий документов, содержащие нор­мативные указания о сроках их хранении. Выделяются типо­вые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее вре­мя наиболее распространены:

ü Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

ü Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: