Обнаружение и предотвращение ошибок ввода

Текущий контроль данных в Excel включается по команде Дан-

ные/Проверка. Действие команды распространяется на выделенный блок

ячеек (минимальный блок – одна ячейка, максимальный – вся таблица, ре-

альный – поля (столбцы) базы данных). Поэтому прежде чем устанавли-

вать параметры проверки, надо определиться с проверяемыми полями базы

данных, имея при этом в виду, что могут быть поля как с одинаковыми, так

и разными параметрами проверки. Затем надо выделить одно или несколь-

ко полей с одинаковыми параметрами и вызвать диалоговое окно проверки

(рис. 47а).

Вкладка Параметры позволяет установить тип контролируемых дан-

ных (рис. 47а) и условие проверки на значение, по списку или формуле

(тип Другой) (рис. 47б, 47а). Здесь же принимается решение игнорировать

пустые ячейки или считать их ошибочными, если пользователь активизи-

ровал (выделил) ячейку и не ввел в нее значение. Если решено игнорировать,

соответствующий флажок следует установить, иначе – снять. На рис. 47а, 47б

флажок снят – следовательно, пустые ячейки не игнорируются и считаются

ошибочными (с соответствующей системной диагностикой).

Вкладки Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке позволяют ус-

тановить подсказку ввода (рис. 47в) и сообщение об ошибке (рис. 47г).

Если выбран режим «Останов» (рис. 47г) при вводе данных возле ка-

ждой ячейки выделенного блока появляется подсказка, а возникновение

ошибок вызывает соответствующую диагностику (рис. 48). Кнопка Отме-

на стирает ошибочное значение в ячейке, а кнопка Повторить позволяет

возобновить ввод в ячейку. Таким образом, в ячейку можно ввести только

допустимое значение (рис. 48а, 48б).

В режимах Предупреждение и Сообщение ошибки не устраняются, а

только обнаруживаются соответственно с сообщениями или предупрежде-

ниями, как в условном форматировании или справке.

В режиме Предупреждение в диалоговом окне появляется вопрос

Продолжить? Нажатие на кнопку Да позволяет оставить ошибочное зна-

чение в ячейке, а нажатие на кнопки Нет или Отмена стирает ошибочное

значение, переводя курсор в другую ячейку или оставляя его в текущей

(рис. 48в).

64

В режиме Сообщение появляется только окно с сообщением об ошиб-

ке. Нажатие кнопки Да переводит курсор в другую ячейку, нажатие кнопки

Отмена оставляет курсор в текущей ячейке. Но ошибочное значение все

равно может остаться в ячейке (рис. 48г).

а) вход в проверку, выбор типа данных

Пустые

ячейки

счита-

ются

ошибкой

б) установка условия на значения

Рис. 47. Установка параметров проверки ввода данных в Excel

65

в) установка подсказки ввода

г) установка сообщения об ошибке

Рис. 47. Продолжение

66

а) невыполнение условия на значение

б) ячейка не содержит значения

в) предупреждение о вводе ошибочного значения

Рис. 48. Обнаружение и предотвращение ошибок ввода данных в Excel

67

г) сообщение о вводе ошибочного значения

Рис. 48. Продолжение

Текущий контроль данных в Access производится установкой Условия

на значение в одноименном свойстве поля, защищаемого от ошибок ввода.

В режиме конструктора таблицы формулируется выражение, регламенти-

рующее допустимые значения данного поля (рис. 49а). Это выражение

можно ввести вручную или, если оно слишком сложное, то с помощью По-

строителя выражений, который включается кнопкой рядом со свойством.

Ниже в свойстве Сообщение об ошибке пользователь может ввести свою

текстовую реакцию на ошибку ввода. После сохранения структуры табли-

цы при вводе ошибочных данных появляется пользовательское сообщение

об ошибке (рис. 49б). При отсутствии пользовательского сообщения Ac-

cess выдает системное сообщение (рис. 49в). Попытка сохранить запись с

ошибочными данными категорически пресекается (рис. 49г).

Аналогично пресекается отсутствие значения в поле, которое является

обязательным (рис. 50). Свойство Обязательное поле – Да устанавливается

в режиме конструктора таблицы. Если ввод данных в обязательное поле не

состоялся, Access генерирует «угрожающее» сообщение и не разрешает

вводить данные в следующие поля, пока не будет заполнено обязательное

поле. Обязательное поле в таблице Access является аналогом флажка игно-

рирования пустых ячеек в проверке данных Excel (Excel – флажок уста-

новлен ↔ Access – обязательное поле – Нет; Excel – флажок снят ↔ Ac-

cess – обязательное поле – Да).

68

Кнопка построи-

теля выражений

а) свойства Условие на значение и Сообщение об ошибке

в) системное сообщение об ошибке

б) пользовательское сообщение об ошибке

г) системный отказ от сохранения ошибочной записи

Рис. 49. Защита от ошибок ввода в Access наложением условия на значения

69

Рис. 50. Защита от ошибочной потери значения в обязательном поле (Access)

Вопросыдлясамоконтроляипрактическихзанятий

1. Средства для обнаружения и предотвращения ошибок ввода.

2. Принципы условного форматирования в Excel и Access.

3. Защита от ввода ошибочных данных в Excel.

4. Защита от ввода ошибочных данных в Access.

Темапрактической работы№4

Условное форматирование и контроль данных

Задание. 1. Освоить технологию условного форматирования: а) на

листе Excel; б) в базе данных Access.

2. Применить защиту от ввода ошибочных данных в полях различных

типов: а) на листе Excel; б) в базе данных Access.

70

ЗАЩИТА ДАННЫХ

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: