Переговоры с зарубежным партнером

Переговоры – важнейшая форма международного общения. Умение их подготовить и правильно с протокольно-этикетной точки зрения провести – существенный показатель профессиональной культуры. При этом предмет ведения переговоров, по мнению специалистов, особого влияния на организацию подготовки и проведения не оказывает. Важно знание общих правил и методики этой работы. Сказанное, естественно, не касается технологий переговорного процесса, представляющих отдельную, достаточно сложную область знаний рассматриваемой проблемы.

5.8.1. Протокольные аспекты подготовки переговоров

В подготовке переговоров можно выделить следующие ключевые элементы: выбор места и времени проведения переговоров, формирование делегации, оборудование помещения, решение организационно-процедурных вопросов (язык переговоров, стенографирование, рассадка участников).

Место и время проведения переговоров определяются по взаимной договоренности сторон. Инициаторы встречи могут первыми высказать свои соображения по данному вопросу и в порядке вежливости предоставить право окончательного решения приглашенной стороне. У специалистов нет единого мнения о том, где с психологической точки зрения удобнее вести переговоры – дома или в гостях.

В числепреимуществ проведения переговоров на своей территории называются:

· возможность контролировать ситуацию через решение организационных вопросов (размещение гостей, питание, культурная программа и т.д.);

· «эффект спортсмена» – команда, играющая на своей территории, чаще выходит победителем. Замечено, что хозяева на переговорах говорят больше и убедительнее;

· необходимость следовать правилам протокола хозяев облегчает принимающей стороне процесс общения.

Положение принимающей стороны, однако, дает не только преимущества. Роль хозяев имеет свои издержки:

· отсутствует возможность в сложной ситуации отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации;

· действует «эффект гостеприимных хозяев» – желание уступить партнеру, приехавшему издалека, из чувства гостеприимства;

· необходимо отвлекаться на решение многочисленных организационных вопросов в ущерб непосредственно переговорному процессу.

Рассматриваемые по отдельности перечисленные доводы «за» и «против» могут показаться несущественными. В совокупности же они способны оказывать определенное влияние на исход переговоров.

В дипломатической и политической практике достаточно распространено проведение переговоров на нейтральной территории. Особенно это касается обсуждения спорных, конфликтных проблем. Иногда в пользу того или иного места проведения политических переговоров берутся совершенно неожиданные соображения. Так, проведение известной советско-американской встречи на высшем уровне в Рейкьявике между президентами М. Горбачевым и Р. Рейганом, помимо всего прочего было продиктовано равной удаленностью столицы Исландии от Москвы и Вашингтона. Стороны сделали равные шаги навстречу друг другу, ничей престиж не пострадал.

В обычной практике третья страна в качестве места проведения переговоров чаще выбирается из-за каких-либо технических преимуществ.)

Согласно международной практике на переговорах принято придерживаться принципа паритета (равенства) количественного состава и уровня представительства делегаций.

Количественное неравенство делегаций дает преимущество одной из сторон, представленной большим числом участников, а, стало быть, имеющей больше возможностей для оценки ситуации и выработки оптимального решения. Равное представительство предпочтительнее с точки зрения этикета и полномочности в принятии решений руководителями делегаций.

Отклонения от принципа паритета возможны ввиду обстоятельств, в которых необходимо убедить партнеров. Нежелательны переговоры один на один в силу определенной зависимости их результата от субъективных причин. В случае необходимости решается вопрос о дополнительном привлечении к работе экспертов.

Говорить об оптимальном числе членов делегации на переговорах достаточно трудно. Здесь следует учитывать сложность обсуждаемых проблем, характер соглашений, которых планируется достигнуть. Очевидным является то, что многочисленные делегации труднее договариваются друг с другом, переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников.

Переговоры лучше проводить в специально оборудованном для этих целей помещении или в кабинете руководителя делегации принимающей стороны за общим столом при отключенном телефоне. Желательно, чтобы переговорная комната была достаточно удалена от основных производственных помещений (если таковые есть), была комфортабельна и эстетично оформлена. В ней или в приемной целесообразно предусмотреть наличие холодильника, буфета с посудой, а также всем необходимым для сервировки чая или кофе. На входную дверь (если нет приемного кабинета) можно повесить табличку: «Идут переговоры». Проведение переговоров за «Т-образным» столом исключается. На столе не должно быть никаких лишних документов, раскладывается бумага (блокноты), карандаши. Цветы уместны только в низких вазах. Целесообразно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры на подносах числом, равным количеству участников переговоров. Фужеры обычно ставят вверх дном – знак, что они не использованы. При работе с документами напитки можно разместить на приставном столике.

Если планируются продолжительные переговоры, следует позаботиться о легком угощении (чай, кофе, бутерброды, фрукты). При наличии возможностей угощение предпочтительнее организовать в отдельном помещении.

Наличие пепельниц на столах является знаком разрешения курить. В международной практике, однако, в последнее время курение в местах коллективной работы не принято. Организаторам переговоров лучше предусмотреть специальное место для курения, заранее предупредив об этом гостей.

Вся необходимая по обсуждаемому вопросу документация должна находиться в помещении для переговоров, чтобы при возникновении необходимости не посылать за ней кого-либо из членов своей делегации. Здесь же полезно иметь наглядную информацию (стенды, образцы, буклеты и т. п.) о своей организации, характере ее деятельности, связях за рубежом.

Важно довести до партнера позитивную информацию о себе, предлагаемой продукции или услуге. Наготове должны быть представительские папки для партнера – хорошего исполнения, с тщательно продуманной объективной позитивной информацией. Уместны так называемые «клиппинги» последних статей в прессе об организации хозяев, пусть ими же и инспирированных.

Язык переговоров, участие в них переводчиков с одной или двух сторон также определяются предварительно по взаимной договоренности.

При наличии переводчиков в каждой делегации целесообразно, чтобы каждый из них осуществлял перевод на язык своей страны. Предпочтение обычно отдается языку принимающей стороны. Задача состоит в обеспечении качественного перевода выступлений и текстов документов.

Международные протокольные правила не допускают стенографирования хода переговоров в одностороннем порядке, равно как и использования диктофонов, средств видеозаписи.Разрешается делать рабочие пометки в блокнотах. При достижении договоренности о стенографировании организаторы обязаны позаботиться о создании условий для работы стенографистов.

Рассадка за столом переговоров проводится с учетом рангов и служебных положений участников. Практикуется несколько вариантов рассадки. Главы делегаций могут сидеть во главе стола напротив друг друга (переводчики располагаются сбоку), а далее за столом садятся остальные члены делегаций согласно старшинству по нисходящей (см. рис. 1, приложение 7).

Более распространен, однако, другой вариант: главы делегаций садятся в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними (слева) переводчики и далее по обе стороны члены делегаций(см. рис. 2, приложение 7).

При участии в переговорах трех или более сторон делегации располагаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют главы делегаций, как правило, по очереди по алфавиту (см. рис. 3, приложение 7).

Существует еще один (менее распространенный) вариант рассадки, когда вокруг стола садятся только главы, а члены делегаций располагаются сзади, во втором ряду (см. рис. 4, приложение 7).

Представляется интересным мнение специалистов, считающих, что увеличение пространственной дистанции между переговаривающимися сторонами психологически облегчает оппонирование друг другу и наоборот. Партнер, сидящий по правую руку, при равных условиях более склонен к сотрудничеству, чем сидящий слева.

Организаторы переговоров проявят учтивость, заблаговременно подготовив личные карточки участников переговоров и отметив ими места рассадки.

5.8.2. Этикет ведения переговоров

Встречать партнеров у подъезда или в вестибюле здания, где проходят переговоры, обычно поручают работнику протокольного отдела, секретарю учреждения и т.п.

Практика показывает целесообразность предварительной (обычно накануне переговоров) встречи всех членов делегации для уточнения «плана действий», включая развернутый список вопросов, выяснение которых предполагается.

Он провожает делегацию в помещение, где в полном составе уже находится делегация принимающей стороны. В некоторых странах даже принято, чтобы прибывших на входе встречал человек, не являющийся членом делегации хозяев. Поскольку место справа считается почетным, то встречающий идет слева от гостя.

В случае ведения переговоров не первым лицом организации, а другим членом ее руководства, целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с главным руководителем до начала (или в конце) переговоров.

Если участники переговоров не были ранее представлены друг другу, началу работы предшествует взаимное представление. Первым представляется глава делегации хозяев и представляет согласно старшинству (по убывающей) членов своей команды. Затем таким же образом поступает руководитель делегации гостей.

После прибытия гостей члены делегации хозяев (особенно руководство) должны рассматриваться остальными сотрудниками как отсутствующие в офисе. Их нельзя отвлекать на решение никаких, пусть даже самых важных, внутренних вопросов. В противном случае положение гостей, вынужденных дожидаться, пока пригласившая сторона освободится от текущих дел, становится унизительным.

Атмосфера переговоров в определяющей степени зависит от стратегии, избранной их участниками. Хотя всякие переговоры – это «торг», руководство принципом «кто кого», стремление добиться односторонних уступок не всегда продуктивно с позиций перспектив долговременного сотрудничества. Одна из сторон может попытаться на будущее найти более покладистого партнера.

Современная международная практика в большей степени ориентирована на партнерские отношения, совместный поиск решений, которые в максимальной степени удовлетворяли бы интересы обеих сторон. В их основе лежит философия разумного эгоизма, сознательное подчинение собственных интересов общему делу. Такой подход к переговорам предполагает более высокий уровень доверия между партнерами, недопустимость использования разного рода нечистоплотных уловок (ложная информация, ультиматум, вымогательство и др.).

Понятно, что, несмотря на различие охарактеризованных подходов и условность их выделения, следование общепринятым протокольно-этикетным нормам в отношениях между партнерами обязательно.

Помимо чисто деловых качеств, большое значение в налаживании комфортных отношений имеют и личные, человеческие черты, умение произвести хорошее впечатление на собеседника. Этому способствует хорошее знание партнера. На Западе, например, серьезные фирмы в «блок маркетинговых исследований» включают сбор сведений о партнере (характер, уровень компетентности, увлечения и привычки, политические симпатии и т.д.). Полученные сведения помогают во время переговоров избежать недоразумений как делового, так и бытового характера. Кроме того, проявление интереса к тому, что интересует собеседника – лучший способ завоевать его симпатии.

В начале переговоров для создания благоприятного психологического эффекта хорошо обменяться любезностями, комплиментами; уместна хорошая шутка, анекдот. Психологи называют это «приемом снятия напряжения». Здесь и помогут сведения о партнере как о личности.

При выборе тактики ведения переговоров полезно помнить еще об одном приеме, рекомендуемом психологами, – «приеме накопления согласия». Его суть в постепенном повышении сложности обсуждаемых проблем. Первыми обсуждаются легкие вопросы, по которым у сторон нет принципиальных разногласий. Их разрешение становится своего рода психологическим стимулом к обсуждению более дискуссионных тем. Продуктивным является разделение сложных проблем, не поддающихся согласованию, на составляющие и принятие решений отдельно по каждой из них.

В переговорах по конфликтным ситуациям иногда используется посредник. В роли посредника должна выступать сторона, не участвующая в конфликте, но заинтересованная в его разрешении. Эта позиция должна быть понятна и принята обоими участниками конфликта. Фактически посредник – нейтральный, независимый эксперт. Иногда говорят о прямом и косвенном посредничестве. В первом случае посредник участвует в обсуждении вопросов за столом переговоров; при косвенном посредничестве он исполняет роль канала коммуникации между сторонами. Во втором случае переговоры обычно носят длительный характер.

Оптимальная продолжительность переговоров – не более двух часов в день. Однако по обоюдному согласию их продолжительность может быть увеличена.

Переговоры ведут руководители делегаций. Члены делегаций принимают участие в разговоре лишь по приглашению своего лидера. При желании высказать свою точку зрения они просят у него разрешения условным знаком. Необходимо, однако, иметь в виду, что во время переговоров допустимы только знаки, понятные всем присутствующим. В противном случае может создаться впечатление «нечистой игры».

Переговаривающиеся стороны должны уметь до конца выслушивать друг друга. Горячность, нетерпеливость – не только плохие советчики, но и неприемлемы с позиций этикета. Во время переговоров «сердце должно быть в голове» (Наполеон Бонопарт). Благоприятное впечатление всегда оставляет собеседник, отличающийся спокойствием, рассудительностью, аргументированностью доводов и убедительностью контраргументов. Вежливость, однако, не должна мешать уточнить во время переговоров все мелочи, непонятные позиции. Формулируя ответы, следует избегать намеков, двусмысленностей. Особенно это важно при необходимости дать обтекаемый, уклончивый ответ, арсенал которых достаточно разнообразен. Приведем некоторые из возможных вариантов:

– Мы сделаем все, что зависит от нас…

– Мы не можем с уверенностью обещать, но приложим все усилия….

– Ваше предложение должно быть тщательно изучено…

– Ваши доводы, несомненно, интересны, однако нам необходимо время для оценки собственных возможностей в этом проекте.

Умением формулировать обтекаемые ответы на переговорах особенно отличаются партнеры из Японии, Кореи, Китая, арабских государств.

Если переговоры непредвиденно затягиваются, поиск решения не дает результата, – полезно сделать перерыв. Это позволяет участникам остудить эмоции, провести необходимые консультации. Предложенные хозяевами чай и кофе здесь будут как нельзя кстати. С позиций этикета угощение во время переговоров не является обязательным, предлагается по усмотрению хозяев. Именно из-за необязательности вопрос хозяина: «Чай? Кофе?» – воспринимается как знак расположения. Совместное чаепитие располагает к взаимным уступкам. Чай (кофе) предлагают вначале главам делегаций, затем гостям и членам своей делегации.

При ведении переговоров через переводчика необходимо проявлять уважение к его труду. Фразы должны быть достаточно короткими, мысль – точной и ясной, без недомолвок и двояких толкований. Желательно, чтобы все члены делегации в той или иной степени владели языком партнера.

Обычно переговоры завершаются принятием согласованных документов. Наиболее распространен среди них договордвух или нескольких сторон. В дипломатической и политической практике приняты также такие виды согласованных документов, как соглашение, конвенция, протокол, пакт, декларация, коммюнике.В последнее время некоторые из перечисленных документов применяются и при подведении итогов деловых переговоров. Единой устоявшейся практики применения того или иного из перечисленных видов документов не выработано, равно как и не определена их иерархия. Как правило, двусторонние документы составляются на языках договаривающихся сторон; многосторонние – на одном, двух и более языках. В двусторонних документах соблюдается принцип альтерната (от лат. alternus – попеременный), согласно которому при подписании международного договора в экземпляре данной договаривающейся стороны ее наименование, подписи уполномоченных, печати, а также упоминание данной стороны в тексте документа помещаются на первом месте. При этом более почетным является место под текстом документа с левой стороны, или же вверху, если подписи располагаются одна под другой.

В многосторонних договорах наименования договаривающихся сторон перечисляются в алфавитном порядке, в таком же порядке их подписывают уполномоченные лица. Выбор алфавита предварительно согласовывается.

Иногда подписанию документа предшествует его парафирование (от фр. paraphe –сокращенная подпись) – предварительное подписание каждой страницы документа инициалами уполномоченных, подтверждающее согласование текста.

Участникам переговоров необходимо помнить о конфиденциальности прений, особенно при контактах с представителями средств массовой информации. Члены делегаций по окончании работы должны воздерживаться от публичных заявлений без соответствующего на то разрешения со стороны руководителя.

Строгое соблюдение общепринятых в международной практике протокольно-этикетных и процедурных норм на всех стадиях подготовки и проведения переговоров является важной составляющей их успеха.

5.8.3. Подведение итогов переговоров, бесед

По итогам состоявшихся переговоров и бесед принято оформлять их подробную запись. С позиций этикета к прошедшим уже переговорам это правило, казалось бы, смысла не имеет. Однако возможность восстановить картину дискуссии по прошествии определенного времени крайне полезно при подготовке к работе с другими партнерами или с теми же партнерами, но по иным вопросам.

Кроме того, переговоры не всегда проходят в «один присест»; работа может прерываться для консультаций, после которых стороны вносят существенные коррективы в свои позиции. Это требует тщательного учета всех ранее высказанных соображений.

Запись производит руководитель делегации на переговорах или по его поручению один из участников переговоров. Первый вариант предпочтительнее. В записи фиксируются следующие данные: точное название организации-партнера; место, дата, время переговоров; фамилии и должности участников с обеих сторон; основные обсуждавшиеся вопросы и высказанные по ним мнения; достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям; названия врученных партнерам документов и копии документов.

Письменное оформление итогов переговоров рекомендуется производить сразу же или на следующий день. При этом следует помнить, что они могут представлять интерес и для других ведомств и организаций, особенно когда речь идет о зарубежных партнерах.

Примерно теми же критериями руководствуются в отношении повседневных (дневниковых) записей итогов бесед. Кроме перечисленных выше формальных атрибутов желательно указывать, по чьей инициативе беседа состоялась, была проведена один на один, или с помощью переводчика. В дипломатической практике, например, принято важную и срочную информацию, полученную в ходе встречи, зашифрованной телеграммой передавать в МИД. Сведения менее срочного характера передаются с дипломатической почтой. Естественно, к деловым беседам с партнерами в иных ведомствах и организациях не предъявляются столь серьезные требования оформительского характера. Участник беседы сам определяет, делать ему подробную запись или ограничиться несколькими фразами, своего рода «узелками на память». Каждый такой документ несет в себе немало индивидуальности, профессионального опыта, субъективности восприятия тех или иных проблем.

В организациях, поддерживающих постоянные контакты с иностранцами, обычно заводятся журналы учета международных телефонных разговоров, в которых фиксируется, кто выступал инициатором разговора, продолжительность разговора и его содержание. Следует помнить, что всякий официальный разговор по телефону приравнивается к личной беседе. Если при этом обсуждались деловые вопросы, целесообразно сделать запись по приведенной схеме.

Помимо всего сказанного, привычка ежедневно подводить итоги рабочего дня с изложением важнейших тезисов на бумаге дает возможность постоянно анализировать свою профессиональную деятельность, своевременно вносить в нее необходимые коррективы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: