Управление внутренней документацией
Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30.
Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.
Положения о подразделениях института разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.
Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются ректором.
Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.
Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.
Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.
Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:
1) ГОСТ 7.32 - для отчетов по НИР, НИР;
2) Федеральным законом «О техническом регулировании»;
Управление внешней документацией
Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.
Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.
Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:
- нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.
Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».
Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.
Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Росстандарта (ИУС - «Информационный указатель стандартов»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.
Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.
Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.
Управление документами системы менеджмента качества
Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:
- Политика в области качества;
- Руководство по качеству;
- стандартов организации - СТО СМК, СТО;
- записи по качеству, а также порядок внесения изменений в документы.
Порядок управления Политикой в области качества
Политика соответствует целям института, включает обязательства по выполнению требований стандартов ИСО и постоянному повышению результативности СМК. Политика института приводится в Руководстве по качеству. Ответственным за актуализацию Политики в области качества является ректор института.
Цели, установленные для соответствующих направлений деятельности подразделений и института в целом, должны быть достижимыми и измеряемыми. Цели в области качества устанавливаются на 1 - 2 года. Оформление листов целей в области качества соответствует оформлению документированной процедуры. Ответственным за актуализацию целей в области качества является начальник отдела по качеству института.
Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.
Разработка проекта Политики осуществляется руководством института, отделом по качеству с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.
Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:
- изменение целей организации;
- результаты внешних и внутренних аудитов;
- результаты анализа руководством деятельности института;
- предложения заказчиков.
Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел контроля качества, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение ректору.
Ректор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (№ 1) Руководства по качеству.
Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.
Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.
Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.
Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела по качеству.
Порядок управления Руководством по качеству
РК является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества. РК содержит следующие разделы:
1 Область применения
| 2 Нормативные ссылки
| 3 Определения
| 4 Система менеджмента качества..
| 5 Ответственность руководства
| 6 Менеджмент ресурсов
| 7 Процессы жизненного цикла продукции
| 8 Измерение, анализ и улучшение
| Лист согласования
| Лист изменений
| Лист рассылки
| Лист ознакомления
| Ответственным за разработку, поддержание в рабочем состоянии РК является начальник отдела по качеству.
Требования к содержанию РК, перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и соответствуют системе процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.
Процесс разработки РК включает следующие этапы:
– проектирование – определение структуры РК;
– разработку проекта РК (разработка разделов РК осуществляется одновременно с разработкой ДП, описывающих выполнение требований РК);
– обсуждение проекта РК с заинтересованными подразделениями;
– анализ замечаний и предложений, доработку РК по замечаниям;
– согласование проекта РК с ответственным за СМК института;
– окончательный анализ и утверждение РК ректором.
Порядок управления руководством изложен, должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|