ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Дополнительного профессионального образования

«Пензенский институт усовершенствования врачей»

Министерства здравоохранения России

Система менеджмента качества

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Пенза

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН государственным бюджетным образовательным учреждением дополнительного профессионального образования «Пензенский институт усовершенствования врачей» Министерства здравоохранения России (рабочей группой)

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ решением Ученого совета института (протокол заседания совета № от мая 2012года) и приказом ректора № от мая 2012г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Содержание

УТВЕРЖДАЮ

И.о. ректора ГБОУ ДПО

ПИУВ Минздрава России, профессор

________________ А.И. Кислов

«______ » ____________ 20____ г.

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Дата введения 2012 – 05 – 01

НАЗНАЧЕНИЕ

Документированная процедура «Управление документацией» разработана в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008 для рационального управления документацией системы менеджмента качества в ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России.

Целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой информации, её быстрый поиск и доведение до внутренних и внешних потребителей в установленные сроки с наименьшими затратами.

ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ

Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией: разработки, оформления, согласования, утверждения, регистрации, распределения, хранения, внесения изменений, пересмотра, аннулирования и уничтожения.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

Нормативные ссылки

В настоящемдокументе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Система менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности

ГОСТ Р 40.003 – 2008 Система сертификации ГОСТ Р. Регистр систем качества. Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)

ГОСТ Р ИСО 9000 - 2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ Р 51141-98 - Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ 19.601-78 - Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения.

ГОСТ Р 1.5-2002 - ГСС РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.

ГОСТ 2.503 -90 - ЕСКД. Правила внесения изменений.

ЕТКС - Единый тарифно- квалификационный справочник.

ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящем документе использованы термины и определения, приведенные в международном стандарте ИСО 9000 и ГОСТ Р 51141:

4.1Политика в области качества– основные направления деятельности ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России в области качества, официально сформулированные высшим руководством цель в области качества:То, чего добиваются или к чему стремятся в области качества.

4.2Руководство по качеству– документ, определяющий Систему менеджмента качества организации.

4.3 Система менеджмента качества– система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

4.4 Нормативный документ– документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

4.5 Техническая документация– совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции;

4.6 Записи по качеству - документ, отражающий достигнутые результаты или содержащий свидетельства осуществленной деятельности в отношении качества

4.7 Документооборот– движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

4.8 Документ– информация и поддерживающий ее носитель.

4.9 Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

4.10 Оригинал документа - документ, на котором проставлены подлинные подписи. наименование документа.

4.11 Организационно-распорядительный документ– вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

4.12 Реквизит документа– обязательный элемент оформления официального документа.

4.13 Оформление документа– проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

4.14 Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

4.15 Гриф ограничения доступа к документу– реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

4.16 Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

4.17 Карта процесса– документ, описывающий процесс, в котором происходит взаимодействие различных подразделений и должностных лиц при проведении работ.

4.18 Документированная процедура– установленный и оформленный в письменном виде способ осуществления деятельности.

4.19 Положение об отделе– документ, устанавливающий функции, задачи, обязанности и права подразделения предприятия.

4.20 Должностная инструкция– документ, устанавливающий должностные функции, подчиненность, задачи, права и обязанности сотрудников.

4.21 Требование– потребность или ожидание, которое установлено (официально сформулировано), обычно предполагается или является обязательным.

4.22 Инструкция по ОТ– Документ, устанавливающий правила и порядок безопасного выполнения работ.

4.23 Удовлетворенность потребителя (заказчика)– восприятие потребителем (заказчиком) степени выполнения его требований.

В настоящем документе применены следующие обозначения и/или сокращения:

СМК - Система менеджмента качества.

НТД- нормативно-техническая документация.

О- ответственность.

Р - реализация.

У- участие.

И - информирование.

НОК - начальник отдела по качеству.

РК – руководство по качеству.

РП - руководитель подразделения.

УпК - уполномоченный по СМК в подразделении.

Общие положения

В институте определена документация, необходимая для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества.

Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение до внутренних и внешних потребителей в установленные сроки с наименьшими затратами.

Для управления документацией разработаны документированные процедуры, предусматривающие:

– проверку документов на адекватность до их выпуска;

– анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

– обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

– обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

– обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

– обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

– предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Разрабатываемые документы, до их выпуска и рассылки пользователям, анализируются, согласовываются и утверждаются уполномоченным на то персоналом для обеспечения соответствия их содержания установленным требованиям.

С целью обеспечения идентификации все документы имеют свое обозначение (код, номер, дату утверждения и подписи ответственных лиц).

Актуализация документов обеспечивается периодическим проведением внутренних аудитов, анализа и, при необходимости, внесения изменений или выпуска нового документа. Все неактуальные документы подлежат аннулированию. В случае дополнительного использования для каких-либо целей (например, для справочной информации), документ хранится у начальника отдела по качеству (с соответствующим обозначением) или в архиве ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России.

Основные документы СМК

5.1.1 Документация СМК института представлена на пяти уровнях (рисунок 1):

– уровень 1 – документально оформленные Политика в области качества, цели в области качества, РК;

– уровень 2 – документированные процедуры СМК;

– уровень 3 – документы по планированию, осуществлению и управлению процессами (Устав ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России, Положения, типовые инструкции, персональные должностные инструкции работников, документация деканатов, кафедр, структурных подразделений);

– уровень 4 – записи;

– уровень 5 – внешняя нормативно-правовая и нормативная документация.

Рисунок 1 – Структура документации СМК ГБОУ

ДПО ПИУВ Минздрава России

5.1.2 Внутренняя документация института включает:

- организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);

- производственную документацию, в том числе:

· по основной деятельности;

· по финансово-экономической;

· по системе менеджмента качества (СМК).

5.1.3 Внешняя документация состоит из:

- законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);

Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.

5.2 Общие требования к изложению и оформлению документов

5.2.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.

Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом «Недействующий»).

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

Для нормативных документов один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.

Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.

Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название института и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;

- подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.

При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.

Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.

Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.

Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.

Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.

Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.

Управление документацией

Общие сведения

Процедура управления документацией должна предусматривать:

- проверку документов на адекватность до их выпуска;

- анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;

- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

- обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми;

- обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Порядок управления разрабатываемой и используемой институтом документацией установлен соответствующими стандартами СМК, ГОСТ, РД. Особенности управления отдельными документами изложены в разделах 6 - 7 настоящего стандарта.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: