Документированная процедура (ДП).

Документированная процедура содержит следующие разделы:

1. Назначение

Содержит подробное описание назначения документа.

2. Область действия

Описывает - где и кем применяется документ.

3. Термины, определения и сокращения, используемые в документе (при необходимости).

В разделе приводятся термины и их определения, а также специальные сокращения и понятия, используемые в документе.

4. Нормативные ссылки (при необходимости).

В разделе приводятся все нормативные документы (стандарты, положения, карты процессов, процедуры и т.д.), на которые ссылались по тексту документа.

5. Ответственность

В разделе указывается - кто несет ответственность за разработку данной процедуры и поддержание ее в актуальном состоянии.

6. Основные положения

Описывает суть требований процедуры, которая проводится, и шаги, необходимые для выполнения документируемого вида деятельности.

Требования процедуры могут быть изложены как в текстовом варианте, так и в виде блок-схемы. При необходимости в конце блок-схемы могут быть пояснения и комментарии, разъясняющие позиции блок-схемы.

7. Приложения (при необходимости).

Содержит приложения, на которые осуществлялись ссылки в тексте процедуры. При большом количестве приложений приводится их перечень.

Лист согласований

Лист регистрации изменений

Лист рассылки документации СМК

Форма перечня документированных процедур СМК представлена в приложении 4.

Инструкции (И) и Положения (П).

Перечень инструкций и положений СМК, применяемых в подразделениях института, указан в перечне документации соответствующих подразделений.

Положения о подразделениях разрабатываются в соответствии с требованиями «Руководства по разработке положений о подразделениях».

Должностные и рабочие инструкции разрабатываются в соответствии с требованиями «Руководства по разработке должностных инструкций» и ЕТКС.

Инструкции по охране труда разрабатываются, утверждаются и регистрируются в соответствии с Положением «О порядке разработки и утверждения инструкций и проведения инструктажа по охране труда работников.

Записи по качеству, формы (Ф).

Идентификация, сбор, индексирование, доступ, ведение, хранение и уничтожение данных о качестве описаны в документированной процедуре СМК-ДП-4.2.4/ 02-12.

Перечень учетных форм записей по качеству СМК приведен в приложении к СМК-ДП-4.2.4/ 02-12.

Внутрифирменная документация

Во внутрифирменную документацию входит: организационно-распорядительная и техническая документация, разрабатываемая институтом и используемая внутри института, например: приказы, распоряжения, решения, акты, графики и т.д.

Оформление внутренних унифицированных организационно-распорядительных документов - постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др., включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемых в деятельности института, - производится в соответствии ГОСТ Р 6.30.

Внешняя документация

Во внешнюю документацию входит: организационно-распорядительная, нормативная и техническая документация внешнего происхождения. Например: письма, сметные нормы, техническая литература, справочники, внешняя документация по объектам и т.д. Порядок управления внешней документацией осуществляется в соответствии с требованиями настоящей процедуры.

Обозначение документов

Утвержденным документам СМК присваивается обозначение (кодировка) по ряду признаков.

Прежде всего следует выделить группу обязательных документов СМК (ГОСТ Р ИСО 9000-2008):

- РК «Руководство по качеству»;

- ДП «Управление документацией»;

- ДП «Внутренние аудиты»;

- ДП «Управление записями»;

- ДП «Корректирующие и предупреждающие действия»;

- ДП «Управление несоответствиями».

Для обозначения этих документов применяется следующая система идентификации:

Особую группу документов СМК составляют стандарты организации (СТО), действие которых распространяется на группу однотипных подразделений или типовые виды деятельности (процессы) в разных подразделениях института. К таким документам относятся, например:

- «Типовое положение о кафедре ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России;

- «Типовое положение о факультете ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России;

-«Типовое положение об итоговой государственной аттестации выпускников ГБОУ ДПО ПИУВ Минздрава России и другие.

Как правило, СТО используются в качестве основы при разработке соответствующих документов для конкретных подразделений и процессов.

Для обозначения СТО применяется следующая система идентификации:

Другие документы СМК, поддерживающие функционирование СМК в институте, могут быть следующих видов:

- руководство по качеству (для подразделения или вида деятельности) (РК);

- документированные процедуры (ДП);

- информационные карты процессов (ИК);

- спецификации процессов (СпП);

- положения о структурных подразделениях (ПСП);

- положение о видах деятельности (ПВД);

- рабочие инструкции (РИ);

- методические инструкции (МИ);

- должностные инструкции (ДИ).

Данные виды документов могут распространять свое действие либо на подразделение, либо на вид деятельности (процесс), охватывающий, как правило, несколько подразделений. Поэтому в код документа вводится либо обозначение подразделения, либо обозначение вида деятельности (процесса).

Система идентификации документов имеет вид:

Например: СМК-ДП-5.6/03-12является кодом документированной процедуры, описывающей процесс 1.5 «Система менеджмента качества. Анализ со стороны руководства».

Данный документ имеет порядковый номер 03 в перечне документов СМК по данному процессу и введен в действие в 2012 году.

Документы СМК имеют, как правило, приложения следующих видов:

- форма (Ф);

- перечень (П);

- реестр (Р);

- шаблон (Ш);

- инструкция (И) и другие.

Обозначение приложения состоит из кода вида приложения и сокращенной формы кода документа, в котором введено (принадлежит) это приложение. При этом код документа – родителя указывается в скобках:

Допускается в тексте документа – родителя при ссылке на его приложение использовать сокращенное обозначение кода.

Идентификационный код и номер версии документа указываются на каждом листе документа, включая приложения.

Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на эти документы.

При введении новых версий приложений и документов СМК применяются следующие обозначения:

а) для новой версии приложения – Ф – XX (1) (ДП-4.4.2/01);

б) для новой версии документа вместе с приложением – Ф XX (ДП-4.4.2/01(1)).

Для «нулевой» версии ноль не указывается.

Согласование документов

Документы СМК, подписанные разработчиком и при наличии соисполнителями, передаются на согласование в заинтересованные подразделения института в бумажном виде или по внутренней корпоративной сети в электронном виде. Факт передачи документа на согласование подтверждается служебной запиской на имя руководителя подразделения или согласующего лица, зарегистрированной у секретаря ректора.

Рассмотрение и согласование документа производится в соответствии с данной процедурой. В случае одобрения документа согласующим лицом ставится подпись в листе согласования (приложение 5). При наличии замечаний к документу согласующее лицо направляет оформленные письменно замечания вместе с проверяемым документом разработчику. После устранения замечаний, документ повторно проходит этап согласования.

Утверждение документов

Документы СМК предприятия утверждаются ректором. Подписи лиц, с которыми согласовывается документ, помещают после подписей разработчиков и исполнителей под рубрикой «Согласовано» на листе согласований.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: