Информационно-справочные документы

СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Все документы организации подразделяются на два вида:

- организационно-распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (определение ГОСТР 6.30-2003).

Организационно-распорядительные документы обычно исходят от вышестоящих организаций (или сотрудников) к нижестоящим.

Организационно-распорядительные документы подразделяют на:

- организационные;

- распорядительные.

Организационные документы

Организационные документы регулируют деятельность организации, ее структуру, численность и т. д. Эти документы основываются на нормах административного права и обязательны для исполнения.

Организационные документы являются бессрочными и действуют до того момента, пока их не отменят или не утвердят новые. Исключением является штатное расписание, которое утверждается каждый год.

Если в организационные документы необходимо внести изменения, это делается соответствующим распорядительным документом (приказом или распоряжением руководителя).

Организационные документы согласовываются со всеми заинтересованными подразделениями и лицами и обязательно утверждаются непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа считают дату его, утверждения.

Наиболее часто встречаются следующие организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила. -

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.*

Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Положение — нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы учреждения.

Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция также может разъяснять и определять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов), заполнения и ведения бухгалтерских документов. Инструктивный характер носят также правила, регламенты и т. п.

Распорядительные документы

Распорядительные документы фиксируют решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Распорядительные документы не должны противоречить нормам действующего законодательства.

Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей:

- констатирующей (введение в вопрос);

- собственно распорядительной.

Наиболее часто встречающиеся распорядительные документы – постановления, решения, приказы, указания.

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Они не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

Наиболее часто встречаются: справки, докладные и объяснительные записки, акты, различные служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

Информационно-справочные документы обычно исходят от нижестоящих организаций (или сотрудников) к вышестоящим.

Справка – документ, содержащий информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки могут быть:

- служебного характера;

- выдаваемые заинтересованным гражданам, организациям (о заработной плате, месте проживания и т. д.).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может быть написана как по инициативе составителя, так и по инициативе его руководства.

Объяснительные записки как документы подразделяются на два вида:

- сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных его положений;

- объясняющие причины какого-либо события, факта, поступка.

Акт – документ, составленный для подтверждения какого-либо факта, события, действия.

Акт составляется несколькими лицами или специальной комиссией.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации, приема-передачи, списания, инвентаризации и др.

Служебное письмо – документы, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Основные разновидности служебных писем:

- сопроводительное письмо (информирует адресата о прилагаемых к письму документах);

- письмо-приглашение;

- рекламное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-напоминание;

- гарантийное письмо (обеспечивает гарантию исполнения изложенных в нем обязательств);

- инициативное письмо (просьба, вопрос и т. д.);

- письмо-ответ.

Реквизиты документа

Каждый документ содержит определенный набор реквизитов, которые зависят от его вида и назначения.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 выделяются следующие реквизиты документов . с соответствующими номерами:

1 Государственный'герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации;

5 основной государственный регистрационный номер (0ГРН) юридического лица;

6 идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 код формы документа;

8 наименование организации;

9 справочные данные об организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный, номер документа;

13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 место составления или издания документа;

15 адресат;

16 гриф утверждения документа;

17 резолюция;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23 гриф согласования-документа;

24 визы согласования документа;

25 оттиск печати;

26 отметка о заверении копии;

27 отметка об исполнителе;

28 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 отметка о поступлении документа в организацию;

30 идентификатор электронной копии документа.

Все реквизиты можно подразделить на: ,

- постоянные – общие для всех документов одного вида (реквизиты 1-10

- переменные – индивидуальные для каждого конкретного документа (реквизиты 14-30).

Являются взаимоисключающими и не могут проставляться на одном документе следующие реквизиты:

- герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- гриф утверждения и адресат;

- наименование вида документа и справочные данные об организации (за исключением справок).

Являются взаимодополняющими и проставляются на одном документе следующие реквизиты:

- герб (или эмблема) и наименование организации;

- адресат и резолюция;

- дата и номер (если документ регистрируется в организации);

- подпись и печать (если документ заверяется печатью).

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности, называется формуляром документа.

Правила оформления реквизитов установлены ГОСТ Р6.30-2003. О том, как оформить реквизиты документа на компьютере при помощи текстового редактора MS Word, рассказывается в разделе 2.

Бланк документа

Документы изготавливают на бланках.

Бланк –это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Каждый бланк имеет определенный набор реквизитов.

В зависимости от авторства документа различают три вида бланков:

- бланк организации;

- бланк структурного подразделения;

- бланк должностного лица.

Бланк документа печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Существует два стандартных формата бланков документов – А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

В зависимости от расположения реквизитов заголовочной части бланка устанавливают два варианта бланков – бланк с угловым расположением реквизитов (угловой бланк) и бланк с продольным расположением реквизитов (продольный бланк).

Бланк с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа и его рекомендуют применять для таких видов документов, в которых присутствуют реквизиты 15 – адресат, 16 – гриф утверждения и ставится резолюция (реквизит 17), так как эти реквизиты располагаются в правом верхнем углу.

Во всех остальных случаях используют бланк с продольным расположением реквизитов. Продольный бланк используют также, если реквизит 08 – наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Реквизиты 08, 09,10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов составляют заголовочную часть бланка. Их размещают одним из двух способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от,левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В организации обычно используют общий бланков документов и бланк письма. Также может применяться бланк конкретного вида документа.

На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ только того вида, для которого предназначен бланк.

Общий бланк

Используется для всех видов документов, кроме писем.

Включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации.

Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»):

- для зон расположения даты и регистрационного номера документа;

- для заголовка к тексту.

Бланк письма

Включает следующие реквизиты:

- код организации (по ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации;

- справочные данные об организации.

Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»):

- даты документа;

- регистрационного номера документа;

- ссылки на регистрационный номер и дату документа.

При необходимости на бланке письма могут быть ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения адресата, заголовка к тексту, собственно текста документа и отметки о контроле.

12 3 4 5 6

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: