Автоматизация объекта осуществляется средствами автоматизации.

Средства автоматизации– программное обеспечение (общего и специального назначения), средства вычислительной техники (серверное оборудование, рабочие станции, групповые и персональные принтеры и т. д.), локальные вычислительные сети (активное и пассивное оборудование), копировально-множительная аппаратура (коллективного, группового и персонального пользования), средства связи.

Совокупность объекта, средств автоматизации, человека и связей между ними образуют определенную систему. Если человек является звеном такой системы, то она называется автоматизированной. Если система функционирует без участия человека, то она является автоматической.

Применительно к информационным системам автоматизированная или автоматическая информационная система – совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и комплекса программно-технических средств, осуществляющих информационные процессы в человеко-машинном или автоматическом режиме [14].

Наиболее широкое внедрение при автоматизации экономической деятельности получили автоматизированные системы обработки информации (данных) (АСОИ, АСОД). АСОИ, АСОД – комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения задач обеспечения ввода данных, их обработки по заданным алгоритмам (программам) и вывод результатов решения в требуемой форме [32].

Таким образом, в настоящее время даже один персональный компьютер следует рассматривать как средство автоматизации, которое в совокупности с информационными ресурсами и пользователем образует АСОИ. При этом различают АСОИ промышленной сферы и автоматизированные системы обработки информации непромышленной сферы: системы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета, менеджмента, коммерческой, финансовой и банковской деятельности и др.

Автоматизация любой предметной области может быть как частичной(еще ее называют «лоскутной»), так и комплексной.

Частичная автоматизация предполагает создание АСОИ, решающей отдельную задачу внутри предприятия, например только расчет зарплаты.

Комплекснаяавтоматизация подразумевает под собой создание единой АСОИ предприятия, охватывающей все сферы деятельности и включающей в себя необходимые программные и технические средства. Она направлена на достижение упорядочивания и максимальной оптимизации внутреннего документооборота и бизнес-процессов предприятия с целью повышения эффективности работы всей компании в целом и каждого отдельного сотрудника.

Оба вида автоматизации при правильном использовании дают положительный экономический эффект. Тем более, что никакая комплексная автоматизация никогда не осуществляется сразу, она возникает как результат последовательно реализуемых частных решений. При этом необходимо обеспечение эффективности каждого конкретного частичного решения и идеологического единства их объединения с помощью концепции автоматизации.

Концепция автоматизации включает в себя:

– выбор, обоснование выбора и описание предметной области, которую предполагается автоматизировать;

– разработку требований к информационной системе в целом и ее элементам;

– описание необходимых средств автоматизации, а также методологии их применения;

– разработку комплекса основных мероприятий процесса автоматизации (включая график их выполнения).

Для каждого предприятия концепция автоматизации является строго индивидуальной, учитывающей конкретные экономические и технико-технологические особенности. При ее разработке первичными являются требования верхнего уровня, предназначенные в первую очередь для того, чтобы обеспечить руководство всем необходимым для принятия оптимальных управленческих решений.Остальные системы являются обеспечивающими.

Отсутствие концепции приводит к тому, что объединение даже весьма эффективных частных решений приводит к существенным проблемам, в основе которых лежит отсутствие единого подхода к получению и обработке информации, необходимой для оптимального глобального решения. При не концептуальном объединении теряется большая часть преимуществ, которые обеспечивались частными независимыми решениями.

В качестве оценки качества автоматизации предметной области используют уровни автоматизации.Подход к определению уровней автоматизации достаточно разнообразный.

За уровень автоматизации бизнес-процесса может быть принят, например, процент респондентов, использующих на соответствующем участке какую-либо из компьютерных информационных систем (КИС). Респондент – лицо, отвечающее на вопросы анкеты или дающее интервью. Так, например, уровень автоматизации предприятий можно оценить по ответам респондентов на вопросы о степени автоматизации восьми основных бизнес-процессов: бухгалтерского и финансового учета, учета материальных ресурсов, взаимодействия с поставщиками и с клиентами, внутрикорпоративного документооборота, производственных процессов, учета кадров и расчета зарплаты.

В промышленном производстве уровень автоматизации оценивают по доле ручных операций, необходимых при подготовке оборудования к работе и при использовании его по назначению.

Несмотря на многообразие подходов, в большинстве случаев различают три качественных уровня автоматизации: низкий, средний и высокий. Оценочные критерии каждого уровня формулируются обычно исходя из свойств конкретной предметной области. Например, в системах автоматизированного проектирования различают следующие три уровня.

Первый уровень – автоматизация низкого уровня, при которой автоматизировано только оформление технологической документации (маршрутные, операционные карты и другие документы). Бланк документа выводится на экран монитора, и технолог в режиме диалога заполняет этот документ.

Второй уровень – автоматизация среднего уровня, который достигается, когда базы данных частично сформированы и начинают работать поисковые и расчетные модули. Чем больше заполнена база данных, тем эффективнее начинает работать САПР. Работа поисковых модулей основана на использовании информационно-поисковой системы (ИПС), при этом условие поиска технолог вводит в режиме диалога. Условия поиска, которые являются стабильными, хранятся в базе знаний.

Третий уровень – автоматизация высокого уровня, который достигается при заполнении базы знаний. В этом случае становится возможным автоматизированное принятие сложных логических решений, связанных, например, с выбором структуры процесса и операций, назначением технологических баз и других подобных задач. Процесс принятия таких решений полностью автоматизировать не удается, поэтому режим диалога остается и на третьем уровне автоматизации.

В зависимости от организационной сложности процессов автоматизации выделяют:

– уровень рабочих мест специалистов;

– уровень отделов и подразделений;

– уровень интегрированной организации;

– уровень межкорпоративной организации (включает в себя все связи с внешним миром – партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.).

Основными направлениями автоматизации в экономической сфере являются: автоматизация производства, автоматизация управленческих работ, автоматизация офисной деятельности.

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля от человека передаются приборам и автоматическим устройствам. Автоматизация производства – основа развития современной промышленности, генеральное направление технического прогресса. Цель автоматизации производства – повышение эффективности труда, улучшение качества выпускаемой продукции, создание условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию производства: частичную, комплексную и полную.

Автоматизация управленческих работ – применение математических методов, автоматических устройств и технических средств вычислительной техники при решении задач управления в различных звеньях народного хозяйства.

Автоматизация офисной деятельности – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.

7.2. Системы автоматизации офисной деятельности

Под значением слова «офис» в прямом смысле понимают «бюро», «контору», «канцелярию», «управление», «ведомство», «министерство». Поэтому офисная деятельность включает в себя процессы, связанные с организацией и планированием работ, а также разработку, отправку, получение, хранение документов и контроль их исполнения. При этом необходимо отслеживать движение документов и проводить их учет. В зависимости от уровня офиса под документом можно понимать как вполне определенные формы категорированной документации (например, письма или заключения, ответы или запросы), договора (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т. п.), учетные документы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), так и любые сообщения, передаваемые друг другу участниками бизнес-процесса.

Поэтому автоматизация офисной деятельности в основном охватывает следующие основные объекты автоматизации: управление работой офиса и организации в целом, делопроизводство и документооборот.

Структурно автоматизированная система состоит из подсистем: системы автоматизации управленческой деятельности (САУД) или систему организации групповой работы, системы автоматизации делопроизводства (САД), системы электронного документооборота (СЭД).

САУД позволяет руководству организации:

– иметь полную картину деятельности за любой период, анализировать деятельность предприятия по различным критериям;

– прогнозировать направление деятельности предприятия;

– осуществлять быстрый поиск документов;

– определять вклад каждого сотрудника;

– контролировать проводки документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Электронный документооборот или электронный обмен данными (Electronic data interchange – EDI) – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

САД решает задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, выданных резолюций и полученных отчетов об их исполнении. Кроме задачи учета в САД обязательно решаются вопросы контроля исполнения документов в целом и каждого задания по ним. Таким образом, в САД главным критерием профессиональности (мощности) является степень полноты отражения в системе реквизитов документов и действий с ними. Поскольку с САД в основном работают делопроизводители, то очевидно, что такие системы строятся по привычному для них принципу – картотечная система с журналами документов, со списками выданных заданий и полученных отчетов. С другой стороны, если в САД содержится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к работе в такой системе у руководителей возникает больше интереса. При работе с САД руководитель может получать только ту информацию, которая касается его или его подчиненных, причем без излишней детализации.

Выделяют два класса подобных систем:

– системы workflow,

– системы groupware.

Основное назначение систем этих классов – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако имеются некоторые различия в их политике и, следовательно, в наборе реализуемых функций.
В табл. 7.1 сопоставляются их основные характеристики.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т. е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если необходимо повышение эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. Эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же необходимо повысить эффективность работы всей организации в целом, то следует остановиться на системах класса workflow. Представителями таких систем являются Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Таблица 7.1

Пример системы Workflow будет рассмотрен в [36, с. 65], а системы Groupware – в [36, с.101].

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления (Records management), – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, которые отличаются от обычных наличием регистрационных и визовых атрибутов. Такие системы отличаются от систем обычного документооборота, так как предполагают обязательное наличие средств электронной подписи и печати. Электронная цифровая подпись (Electronic digital signature) – последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования (шифрования) электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: