Сделай Сам Свою Работу на 5

Макросредства текстового процессора Word

Приложение Microsoft Word позволяет автоматизировать работу с помощью макросов. Макрос – это набор команд, выполняемых как одна команда.

Макросы могут использоваться для следующих целей:

· ускорения работы;

· объединения нескольких команд в единое целое, например, вставка таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов;

· упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

· автоматизации обработки сложных последовательностей действий.

Для создания макроса в Word существует следующие методы: протоколирование и программирование на языке VBA. Создание макроса при протоколировании включает следующие шаги:

1. Вход в режим записи макроса Сервис►Макрос►Начать запись, или щелчок по индикатору ЗАП в строке состояния;

2. Указание имени макроса и документа, для которого доступен макрос (Normal.dot или текущий документ);

3. Выполнение команд, записываемых в макрос;

4. Остановка записи макроса.

Запуск макроса на исполнение можно выполнить несколькими способами:

· командойСервис►Макрос►Макросы►Имя макроса;

· сочетанием клавиш;

· командой, созданной пользователем и инсталлированной в пункт меню;

· кнопкой на панели инструментов, созданной пользователем.

Технологию создания макроса рассмотрим на примере. Необходимо создать макрос, который изменяет цвет и размер шрифта в выделенном фрагменте текста.

1 Выделите фрагмент текста в документе.

2 Выполните команду СервисМакросНачать запись.

3 В появившемся диалоговом окне в поле Имя макроса введите имя создаваемого макроса, например, Цвет и в полеОписание укажите краткие комментарии к макросу, например: Изменяет цвет (комментарий не является обязательным).

В результате на экране появится панель инструментов, состоящая из двух кнопок: [!B>?] –прекращениезаписи макроса и[_0C70] временная приостановка записи макроса. Указатель мыши изменит свой вид. С этого момента действия с использованием мыши не регистрируются (кроме выбора команд из основного и пиктографического меню). Поэтому, если требуется выполнить позиционирование курсора или выделение фрагмента текста, необходимо пользоваться клавишами перемещения курсора.



4 Выполните последовательность действий, непосредственно входящих в макрос. В нашем примере это действия, изменяющие цвет и размер шрифта предварительно выделенного текста (команда ФорматШрифт,в поле Цвет установите требуемый цвет, например,синий в поле Размер– выберите нужный размер, например,16).

5 Завершите запись макроса, нажав кнопку [!B>?] .

6 Проверьте работу макроса любым способом его запуска на других фрагментах текста.

· Табличный процессор MS Excel и его возможности

Множество задач, стоящих перед фирмами и компаниями, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК.

Именно для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный процессор.

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

· G8A;0, A :>B>@K<8 B@51C5BAO @01>B0BL ?@8 @5H5=88 ?>AB02;5==>9 7040G8, <>6=> @0A?>;>68BL 2 2845 B01;8FK, B. 5. 2 AB@>:0E 8 3@0D0E;

· G8A;0 2 >4=>9 AB@>:5 8;8 3@0D5 A2O70=K A G8A;0<8 2 4@C38E AB@>:0E 8;8 3@0D0E 8 ?@54?>;0305BAO 8A?>;L7>20=85 <0B5<0B8G5A:8E 2KG8A;5=89 =04 40==K<8 B01;8FK;

· ?@54?>;0305BAO AB0B8AB8G5A:0O >1@01>B:0 40==KE; 2>7<>6=> G0AB>5 87<5=5=85 8=D>@<0F88; >BA;568205BAO 1>;LH>5 G8A;> ?>:070B5;59; ?@54?>;0305BAO 873>B>2;5=85 =C6=>3> G8A;0 :>?89 B01;8G=KE 4>:C<5=B>2.

Первая такая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, VisiCalk была разработана Д. Бриклиным и Б. Фрестоном в 1979 г. По этой концепции основной формат электронной таблицы – это экран дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое ячеек электронной таблицы). Пользователь может переносить и копировать содержимое ячеек из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, начертания и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Табличные процессоры относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные процессоры обеспечивают:

· 22>4, E@0=5=85 8 :>@@5:B8@>2:C 1>;LH>3> :>;8G5AB20 40==KE;

· 02B><0B8G5A:>5 >1=>2;5=85 @57C;LB0B>2 2KG8A;5=89 ?@8 87<5=5=88 8AE>4=KE 40==KE;

· 4@C65AB25==K9 8=B5@D59A;

· =03;O4=>ABL 8 5AB5AB25==CN D>@<C 4>:C<5=B>2, ?@54AB02;O5<KE ?>;L7>20B5;N =0 M:@0=5.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) для формул при вычислениях:

· <0B5<0B8G5A:85, B@83>=><5B@8G5A:85, 2:;NG0O DC=:F88 AC<<8@>20=8O, ?@>872545=8O, 872;5G5=8O :204@0B=>3> :>@=O, ;>30@8D<8G5A:CN 8 B.?.;

· ;>38G5A:85 DC=:F88 B8?0 IF (5A;8);

· AB0B8AB8G5A:85 DC=:F88 A@54=59 0@8D<5B8G5A:>9 8 >?@545;5=8O :>;8G5AB20 2A5E 7=0G5=89 2 7040==>< 480?07>=5 :;5B>:;

2) текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки;

3) финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.;

4) функции даты и времени;

5) функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Возможности табличных процессоров определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками ПК: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.

Первые версии электронных таблиц работали с операционной системой MS DOC. Это – SuperCalc, Lotus 1-2-3, QutroPro.

Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы.

Впоследствии появляются прикладные пакеты, работающие под Windows, такие как Excel, Works, Lotus 1-2-3 (5) и др. На сегодняшний день по статистике лидером среди программного обеспечения данного типа является табличный процессор Excel фирмы Microsoft(его используют более 80% пользователей во всем мире). Excel способен обрабатывать таблицы размером 65536 строк на 256 столбцов.

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:

· 1KAB@>5 ?>AB@>5=85, :>@@5:B8@>2:0, A>E@0=5=85 B01;8F;

· 8A?>;L7>20=85 AB0=40@B=KE DC=:F89 4;O ?@>2545=8O @0AG5B>2 2 B01;8F0E;

· 70I8B0 B01;8G=KE 40==KE;

· ?>AB@>5=85 ?> B01;8G=K< 40==K< 42CE - 8 B@5E<5@=KE 3@0D8:>2 8 4803@0<<, A>45@68B @07=>>1@07=K5 8=AB@C<5=BK 4;O @540:B8@>20=8O 3@0D8:>2 8 4803@0<<, 2:;NG0O A@54AB20 4;O A>740=8O A<5H0==KE 42CE<5@=KE 3@0D8:>2;

· ?>445@6:0 OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

· @01>B0 A> A2O70==K<8 B01;8F0<8;

· @01>B0 A B01;8F59 :0: A 107>9 40==KE;

· >4=>2@5<5==0O @01>B0 A =5A:>;L:8<8 :=830<8 8 4@.

Кроме того, Excel обеспечивает:

· 1KAB@>5 ?>AB@>5=85 B01;8F ;N1>9 D>@<K >4=>@07>2>3> 8 <=>3>@07>2>3> ?>;L7>20=8O 8 A>E@0=5=85 =0 <03=8B=>< =>A8B5;5 2 2845 >B45;L=>3> D09;0 A ?>A;54CNI8< GB5=85<;

· 2>7<>6=>ABL >1@01>B:8 B0:8E B8?>2 40==KE, :0: G8A;0, 40BK, D>@<C;K;

· 2>7<>6=>ABL :>@@5:B8@>2:8 C65 A>740==>9 B01;8FK (?5@5<5I5=85 AB@>: 8 AB>;1F>2, 8E :>?8@>20=85, C40;5=85 8 B.4.);

· 2>7<>6=>ABL 2K1>@0 F25B>2>3> >D>@<;5=8O B01;8FK, 0 B0:65 2K1>@0 @07;8G=KE H@8DB>2 8 AB8;59, 2:;NG0O 02B>D>@<0B8@>20=85;

· =0;8G85 <5E0=87<0 <0AB5@>2, :>B>@K5 ?>72>;ONB 02B><0B878@>20BL 2K?>;=5=85 >?5@0F89 (=0?@8<5@, <0AB5@ 4803@0<< 8;8 <0AB5@ DC=:F89);

· 02B><0B878@>20==CN >1@01>B:C B01;8F A ?><>ILN <0:@>:><0=4, 0 B0:65 <>4C;59 =0 2AB@>5==>< O7K:5 ?@>3@0<<8@>20=8O Visual Basic for Application;

· ?>445@6:C @01>BK 2 A5B8.

В табличном процессоре Excel информация хранится в виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.

Основными понятиями табличного процессора Excel являются:

· книга – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

· лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

· ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);

· текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

· адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;

· блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;

· ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;

· абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

· относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.

· формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

Окно приложения табличного процессора Excel имеет вид, представленный на рис. 5.1:

Рис. 5.1. Окно Microsoft Excel

Основное меню содержит команды программы. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.

· Выполнение расчетов и построение диаграмм

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

Технологию разработки электронной таблицы рассмотрим на примере создания таблиц 5.1 и 5.2.

 

Таблица 5.1.

Учет движения материалов на складах
№ склада Код материала Количество, шт
Остаток на начало месяца Приход Расход Остаток на конец месяца
 
 
 
 
 
ИТОГО   * * * *

 

Таблица 5.2.



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.