Билет 11: Создание и использование индексированных полей.

- Задает индексы, для ускоренного поиска информации в таблице. При помощи индексов ускоряется сортировка и поиск записей. Индексы таблиц Microsoft Access используются так же, как и предметные указатели в книгах: при поиске данных выполняется их поиск в индексе. Индексы можно создавать по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют пользователю различать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку "Индексы" на панели инструментов. Будет открыто окно индексов. Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. Microsoft Access задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце "Тип данных" выбирается "Мастер подстановок". Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

Билет 12: Связи между таблицами, схема данных, целостность данных.

Реляционные БД состоят из нескольких таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Каждая запись в таблицах идентифицирует один объект. Отношение между объектами определяет отношение между таблицами. Существует 4 типа отношений:

Отношение «один-к-одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

Отношение «один-ко-многим» означает, что каждой записи в одной таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.

Отношение «многие-ко-одному» аналогично рассмотренному ранее типу. Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения.

Отношение «многие-ко-многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:

· одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;

· одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.

Формирование схемы обычно выполняют после завершения работы над всеми таблицами БД:

1. Закрыть все таблицы БД (создать связи при открытых таблицах нельзя).

2. Переключиться в окно БД.

3. Выполнить команду Сервис/Схема данных.

4. В списке диалогового окна Добавление таблицы выделить таблицы БД и нажать кнопку Добавить. Если окно отсутствует на экране выполнить команду Связи/Добавить таблицу.

5. Закрыть диалоговое окноДобавление таблицы.

6. В окне Схема данных упорядочить главные и подчиненные таблицы следующим образом: главные расположить выше и вокруг подчиненных таблиц.

7. Для формирования связи между таблицами перетащить поле первичного ключа из главной таблицы на поле внешнего ключа подчиненной таблицы.

8. В диалоговом окне Изменение связей

- проверить корректность связи (совпадение по полям)

- установить флажки в группе Обеспечение целостности данных

- ОК

9. Сохранить макет схемы данных.

Целостность даных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

· связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля указано значение Длинное целое, или в обоих полях свойство Размер поля имеет значение Код репликации;

· обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

13. Редактирование структуры таблицы в режиме конструктора.

В Access модификация структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктор. Для модификации структуры таблицы необходимо:

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу, структуру которой необходимо изменить.

2. Щелкнуть мышью по нужной таблице в окне База данных.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Конструктор , чтобы открыть описание структуры таблицы в режиме Конструктора.

Для удаления поля в режиме Конструктора следует:

1. Установить текстовый курсор в удаляемую строку Часть света.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Удалить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Правка®Удалить строки.

3. Щелкнуть мышью по кнопке Да в открывшемся окне

Для вставки поля в режиме Конструктора требуется:

1. Установить текстовый курсор в поле строки, над которой будет расположено новое поле. Для нашего примера это будет поле Язык.

2. Щелкнуть мышью по кнопке Добавить строки на панели Стандартная или выполнить цепочку команд меню: Вставка®Строки.

3. После вставки пустой строки она заполняется аналогично тому, как это делалось ранее при описании структуры таблицы.

Изменение имени поля осуществляется при редактировании столбца Имя поля (Рис. 4.16). Изменение типа данных в режиме Конструктора выполняется с помощью выпадающих меню столбца Тип данных, а изменение подтипов, формата и размера данных производится в окне Свойства поля.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

Наиболее важными являются следующие свойства.

Размер поля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле. Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле таблицы. Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа. Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами. Подпись— задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах. Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое и поле при создании новой записи. Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные. Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения. Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным. Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

14 Редактирование структуры таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы можно выполнять следующие операции:

1 редактировать и просматривать данные; 2 изменять размеры столбцов и строк таблицы;

3 изменять порядок столбцов; 4 добавлять, удалять и переименовывать поля таблиц;

5 сортировать записи в таблице; 6 осуществлять поиск данных в ячейках таблицы и замену их при необходимости; 7 выполнять фильтрацию данных;

Для просмотра и редактирования данных в таблице БД в режиме таблицы необходимо открыть таблицу, а для этого в окне базы данных надо дважды щелкнуть на требуемой таблице. На экране появится таблица БД в режиме таблицы.

Данные в таблице можно просматривать, перемещаясь по ней с помощью клавиш перемещения курсором, клавиш Tab, Enter, Shift+Tab или воспользоваться манипулятором мышь. Редактирование данных в таблице БД осуществляется аналогично редактированию данных в таблице документа MS Word.

Изменения размеров столбцов и строк в таблице БД осуществляется аналогично изменению размеров столбцов и строк в MS Excel, то есть ширина столбцов и высота строк изменяется перетаскиванием их границ.

Для перемещения столбца его необходимо выделить, щелкнув на заголовке столбца, а затем установить указатель мыши на заголовке столбца, нажав левую клавишу мыши, перетащить влево или вправо на новое место. Необходимо отметить, что перемещение столбцов таблицы в режиме таблицы не приведет к изменению полей в других режимах, например в режиме конструктор.

В таблице в режиме таблицы можно добавить, удалить и переименовать поля. Для вставки нового столбца выделите столбец справа от того места куда его надо вставить и выберите команду Вставка/Столбец. СУБД Access создаст столбец с именем Поле 1. Для удаления столбца его необходимо выделить и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, затем из контекстного меню выбрать команду Удалить столбец. Чтобы переименовать заголовок столбца надо дважды щелкнуть на его имени, ввести новое имя и нажать Enter или воспользоваться контекстным меню.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: