Способ 1 Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

1. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтргруппы Редактированиевкладки Главнаяи выберите направление сортировки.

Способ 2 Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями.

1. Выделите базу данных с заголовком.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтргруппы Редактированиевкладки Главная и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировкагруппы Сортировка и фильтрвкладки Данные.

3. В окне Сортировкав раскрывающемся списке Столбецвыберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировкавыберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядоки выберите направление сортировки или цвет (значок).

4. В окне Сортировканажмите кнопку Добавить уровеньи после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов.

5. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК.

4.9 Кейс-компонент Защита информации

Уровни защиты

В Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Excel и их изменением.

Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений.

Можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе.

Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими.

Защита данных на листе

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист.

2. В окне Защита листа в поле Пароль для отключения защиты листа введите пароль, а в списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки, разрешающие определенные действия. Перед установкой разрешений необходимо установить флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек и нажмите кнопку ОК.

Снятие защиты листа

1. В группе Изменения вкладки Рецензирование нажмите кнопку Снять защиту листа.

2. В окне Снять защиту листавведите пароль и нажмите кнопку ОК.

4.10 Кейс-компонент Создание диаграммы

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. В MS Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.

Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма.

Создание диаграммы

1. Выделите диапазон таблицы или несмежные диапазоны, удерживая клавишу Ctrl.

2. На вкладке Вставкав группе Диаграммыщелкните по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы.

3. На листе будет создана диаграмма выбранного вида.

4.11 Кейс-компонент Настройка и редактирование диаграмм

Выделение диаграммы

Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными элементами.

Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области диаграммы. Признаком выделения являются рамка диаграммы. На рамке имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки.

Добавление и удаление элементов диаграммы

Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладкиРабота с диаграммами/Макет.

Добавление названия диаграммы, осей

1. В группе Подписивкладки Работа с диаграммами/Макетщелкните по кнопке Название диаграммы (Название осей).

2. Выберите вариант расположения названия диаграммы (название основной горизонтальной/вертикальной осей).

3. В поле названия диаграммы (название основной горизонтальной/вертикальной осей) с клавиатуры введите название.

Для удаления любого элемента диаграммы можно выделить его и нажать клавишу Delete.

4.12 Кейс-компонент Ссылки на ячейки других листов (связанные таблицы)

При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги и выделить там необходимую ячейку.

При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом !(восклицательный знак).

1. Выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства).

3. Выделите ярлык листа, на который нужно создать ссылку.

4. Выделите ячейку, на которую нужно создать ссылку.

5. Наберите арифметическое действие с клавиатуры.

6. Повторите пункт 3 и 4.

7. Подтвердите ввод формулы.

4.13 Кейс-компонент Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. Для установки фильтра:

1. Выделите заголовок таблицы, для которого устанавливаются фильтры.

2. Нажмите кнопку Сортировка и фильтргруппы Редактированиевкладки Главнаяи выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтргруппы Сортировка и фильтрвкладки Данные.

3. После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков .

Отбор по условию

Отбор по условию можно проводить как для числовых данных, так и для текстовых:

1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выберите команду Числовые фильтры/Текстовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите пункт Настраиваемые фильтры.

3. В диалоговом окне Пользовательский автофильтр установите значение условия путем выбора из списка или ввода с клавиатуры.

Удаление фильтра

Для отмены фильтра:

1. Нажмите кнопку Сортировка и фильтргруппы Редактированиевкладки Главнаяи выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтргруппы Сортировка и фильтрвкладки Данные.

3. После этого действия в названиях столбцов таблицы исчезнут значки раскрывающих списков.

4.14 Кейс-компонент Отбор строк с помощью расширенного фильтра

Расширенный фильтр - это отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий отбора. В отличие от автофильтра, расширенный фильтр требует задания диапазона условий, который включает заголовки столбцов из базы данных и одно или несколько условий, которые задают прямо под заголовками. Для отбора строк с помощью расширенного фильтра:

1. Скопируйте заголовок базы данных и вставьте его в новый диапазон ячеек.

2. Введите в строки под заголовками столбцов условия отбора.

3. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация выберите команду Расширенный фильтр (Дополнительный).

4. В диалоговом окне Расширенный фильтр установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон и затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

5. Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

4.15 Кейс-компонент Создание отчета сводной таблицы

Отчет сводной таблицы используется для суммирования, анализа, исследования и представления сводных данных, что позволяет принимать решения, основанные на полученной информации о важных данных в организации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: