II. Классификация документов

Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД):

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную:

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу:

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Упражнение 22. Определите функционально-стилевую принадлежность текста, выделите в нем абзацы, введите рубрикацию и шрифтовое выделение ключевых слов и словосочетаний. Внесите поправки в пунктуацию.

Электронные банковские карточки. Западные финансисты считают, что пластиковые карточки, особенно их наиболее технически совершенные виды, являются важнейшим элементом технологической революции в банковском деле. Именно финансовые карточки в ряде случаев выступают ключевым звеном электронных банковских (и других) систем. Они заняли передовые позиции в организации денежного оборота рыночного развития стран Запада, постепенно вытесняя не только наличные деньги, но и чеки. Карточка должна соответствовать спецификациям Международной организации по стандартизации (ISO), которыми устанавливаются размеры карты и то, как она должна вести себя при механических, физических и других воздействиях. Спецификация 7816/1 предписывает определенные размеры карточек (в мм): длина - 85,6; ширина - 53,9; толщина - 0,76. Существуют следующие виды финансовых карточек: обыкновенные пластиковые карты; магнитные карты; электронные (микропроцессорные и лазерные) карты. Обыкновенные пластиковые карты с фиксированной покупательной способностью - это самые простые карточки. Обычно на них нанесены имя изготовителя, его фирменный знак, имя владельца и его идентифицирующий код. Все это напечатано или рельефно изображено на передней стороне карты. Оборотная сторона может содержать подпись владельца. Магнитные карты, выглядят так же, но имеют на оборотной стороне магнитную полосу, способную хранить около 100 символов (байтов) информации. Информация на магнитной полосе совпадает с записями на передней стороне карты - имя, номер счета владельца, дата окончания действия - и может считываться специальным считывающим устройством на обрабатывающих машинах (устройство может также распечатать чек). Магнитные карточки появились более 30 лет назад первоначально для удобного обслуживания путешествующих бизнесменов. В 1993 г. только в странах Запада находилось в обращении около 2 млрд. таких карточек. Многие из них называются «городскими картами» (city cards), так как используются только в том городе, где они выпущены. Как обыкновенные пластиковые, так и магнитные карточки нельзя считать идеальными платежными средствами. Во-первых, из-за издержек. Во-вторых, поскольку они дают немалые возможности для мошенничества. Эти карточки легко украсть; подделать либо путем производства фальшивок, либо скопировав информацию с них. В 1992 г. только в США ущерб от мошенничества с кредитными карточками превысил 1 млрд. долл., не считая потерь от массового воровства из банкоматов. Микропроцессорные карты, или карты памяти, (memory cards), выглядят так же, но обладают встроенной кремниевой микросхемой или микропроцессором (так называемым чипом), почему их часто называют интеллектуальными (smart cards) или даже суперинтеллектуальными. Микросхема карточки содержит память объемом около 250 байтов, хотя существуют карточки с памятью до 8 килобайтов. Память карточки позволяет сохранять и использовать информацию о ее владельце, банковском счете клиента, а также до 200 последних операциях со счетом, произведенных с использованием карточки. Встроенная в карточку микросхема обладает возможностями небольшого компьютера, управляющего всеми процессами взаимодействия с памятью и различными внешними устройствами, и является самопрограммирующимся устройством. Ее программа позволяет записывать и считывать информацию, проверять секретный код и криптографический алгоритм. При этом информация в памяти микропроцессорной карточки сохраняется и после отключения источника питания.

Упражнение 23. Ознакомьтесь с рекомендациями составителю делового письма и, руководствуясь ими, напишите деловое письмо на любую тему.

Совокупность реквизитов официального письма называют формуляром.

Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях - факсимиле.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение. Затем следует перечисление прилагаемых документов с указанием их названия, количества экземпляров и листов. Например:

Приложение: 1. Протокол разногласий в 1 экз.

2. Заключение комиссии о ходе ремонтных работ на 4 л. в 2 экз.

В прилагаемых документах проставляются все обязательные реквизиты.

Наименование организации-адресанта (отправителя) в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом, если письмо адресовано зарубежным партнерам.

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование организации, структурной части организации, фирмы, должности, фамилии лица - в дательном падеже). Перед фамилией проставляется индекс вежливости: «Г-ну», «Г.».

При отсутствии данных о фамилии, имени и отчестве должностного лица, указывается только должность:

коммерческому директору

руководителю организации.

Такая адресация возможна при условии, что должность, названная в реквизите «адресат», в организации только одна.

Существует несколько вариантов адресования.

Если документ адресован организации или ее подразделению, то сначала указывается наименование организации (ее подразделения) в именительном падеже, затем - почтовый адрес:

Фирма «Сети и системы».

Отдел маркетинга,

г. Москва, В-49, ГСП-1,

Ленинский проспект, дом 4.

Тел./факс: (095) 284-28-29

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя:

Г-ну Бобылеву В.П.,

генеральному директору

РГП «Волгааэронавигация»

Если письмо отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

АЗОТ «Атлант»,

начальнику отдела сбыта г-ну Щеглову A.M.[13]

Упражнение 24. Проанализируйте синтаксическую структуру интервью (дано в сокращенном виде) Татьяны Филипповой с Каталиной Кунц (Караван историй. 1999. №12). Укажите стилистические особенности диалогической речи, сравнивая высказывания одного и другого участника беседы. Объясните расстановку знаков препинания в каждой реплике и оцените графические выделения отдельных предложений в тексте. На примере данного текста покажите взаимовлияние функциональных стилей (каких именно), отметьте употребление эмоционально-экспрессивных элементов речи.

Любимая женщина режиссера Любимова

Многие считают: если бы Юрий Любимов не встретил венгерку Каталину Кунц, не было бы ни его неожиданного отъезда на Запад, ни скитаний по Европе, ни раздела знаменитой «Таганки». Впрочем, возможно, все это не более чем досужие разговоры?..

-Каталина, ваш муж, Юрий Петрович Любимов, известен не только как гениальный режиссер, но и как редкостного обаяния мужчина. Много, очень много женщин пытались его завоевать...

- И многие завоевывали, скажем так. Он был четырежды женат, его окружало множество подруг, спутниц жизни и так далее, он бесконечно менял привязанности...

-Чем же вы его покорили?

- Признаться, не знаю. Я не особенно красива, не так уж умна, не слишком обаятельна. Не могу назвать ничего такого, в чем я самая-самая. Почему мы вместе - это тайна двух людей. Могу только сказать, что нас связала любовь с первого взгляда, взаимная страсть - телесная и душевная.

- Где вы впервые увиделись?

- В Будапеште. В 1976 году его театр две недели выступал в Венгрии. Успех был феерическим.

- Ваша жизнь была как-то связана с театром?

- Нет. Мой первый муж был астрономом, известным ученым. В начале 70-х советская Академия наук пригласила его поработать в Москве. Здесь я поступила в МГУ, на филфак.

- Интересно, как же выглядел влюбленный Любимов?

- Как студент: робел, стеснялся, не знал, как себя лучше преподнести. Я всегда держалась очень холодно, отстранение, мужчины боялись ко мне подойти, и, может быть, это ощущение недоступности его особенно привлекало.

- Любимов сделал вам предложение?

- Ну нет, дорогая моя, жизнь так не строится. Тем более что это была советская эпоха. С одной стороны, Советский Союз, где все было «нельзя», с другой - несчастная маленькая Венгрия, в которой тоже существовала масса ограничений. Плюс личные сложности: у нас обоих были семьи. Я полюбила человека с невероятно трудной судьбой. На что я могла рассчитывать?

- А вы не боялись, что Юрий Петрович-ведь так бывает, правда?-на вас не женится?

- Я не так воспитана, чтобы допускать подобные предположения. Ему надо было достойно расстаться с Людмилой Целиковской, с которой он прожил долгие годы, мне - с моим ученым. На это понадобился почти год.

Мы поженились в Будапеште - в Москве все были однозначно против.

- Не всякая женщина решилась бы на такой шаг-оставить дом, страну, привычные условия жизни и броситься за человеком, которого она, в сущности, совсем не знает. Да еще такая разница в возрасте...

- Все верно, Юрий старше меня на тридцать лет. Чужая страна, все чужое. Совершенно непонятная мне профессия, богемная жизнь, которую мое консервативное воспитание не позволяло принять как свою. Но, вы знаете, страсть слепа.

Я бросила все и отправилась в Москву корреспондентом журнала «Фильм, театр, музыка». Мне помогли - раскрою эту тайну - самые высокие чины тогдашней Венгрии, которые очень симпатизировали Любимову. Меня направили в Советский Союз в качестве журналиста.

- Ваш муж в одном из интервью рассказывал невероятную историю. Цитирую: «Прием в советском посольстве, Катя уже в положении. Стоят все послы и наш, конечно, советский. И вдруг он говорит: «О, теперь вас можно признать официально». И указывает на Катино брюхо. Пауза. Всем как-то неловко. И тут Катя громко мне говорит: «Простите, у вас все послы такие хамы?» Поворачивается и уходит».

- Я свободный человек и всегда поступаю так, как считаю нужным. Если мне кажется, что задета честь моего мужа или моих близких, я высказываю свое мнение не задумываясь <...>

Вскоре мы перебрались в Италию, в Болонью, где Юрию предложили пост художественного руководителя театра «Arena del Sole». В Болонье у нас был огромный трехэтажный дом - даже не дом, а вилла - с двухсотметровой террасой перед входом, на которую заглядывали лиловые акации.

- А в России в этот момент все стало стремительно меняться. Горбачевское время, всеобщая эйфория... Любимова стали настойчиво просить вернуться. Я помню, как в 1988 году он наконец приехал. Его встречали как героя, хором скандировали:

«Оставайтесь! Оставайтесь!» Некоторые плакали.

- Я никому об этом не говорила, но Юрий спрашивал меня, ехать или не ехать. И я сказала: «Поезжайте. Раз уж вы столько вынесли ради театра, своих любимых актеров и этой страны, которую вы называете своей родиной, то, конечно, вам стоит поехать и встретиться с теми, кому вы нужны и кто нужен вам».

Упражнение 25.Из газет и журналов подберите несколько примеров рекламных текстов. Укажите в них слоганы, предложите свои варианты. Проанализируйте использование экспрессивных элементов речи, лексику и синтаксические приемы воздействия на читателя. Дайте оценку языку и стилю ваших примеров рекламы.

Упражнение 26.Оцените текстовой и иллюстрированный материал рекламы сотового телефона.

Раздел II

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: