Автоматическое подведение итогов

Команда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно. При каждом выполнении команды подводятся итоги по одному уровню группировки для одной операции. Ранее созданные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными. Т.о. имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.

Для правильного подведения итогов необходимо:

1 данные должны быть созданы в виде списка, в котором каждое поле (столбец) имеет заголовок, расположенный в одной ячейке;

2 данные должны быть сгруппированы по тем полям, при изменении которых подводятся итоги; для этого необходимо отсортировать записи по одному или нескольким полям.

Создание промежуточных итогов:

1 выделить любую ячейку списка;

2 выполнить команду Данные – Итоги.

3 указать необходимые параметры.

При повторном выполнении команды для создания следующего уровня итогов или для выполнения новой операции необходимо снять флажок Заменить текущие итоги.

Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы с поясняющим текстом, а также строку общих итогов.

Для подведения итогов для нескольких уровней группировки сначала выполняется команда для больших групп для каждой операции, а затем для меньших или вложенных. При этом текущие итоги не заменяются.

Удаление промежуточных итогов:

Выполнить команду: Данные – Итоги - Убрать все.

Часть итогов убрать нельзя, можно только последние с помощью команды Отменить.

21.Работа со сводными таблицами

Сводные таблицы позволяют анализировать данные в списках, они группируют и обобщают данные.

Нельзя изменять или вводить данные непосредственно в сводную таблицу. Сводная таблица связана с источником данных, содержимое ее ячеек предназначено только для чтения.

Создание сводной таблицы.

Св. таблицы создаются с помощью Мастера св. таблиц за 3 шага.

Порядок действий при создании св. таблицы:

1 выделить любую ячейку списка;

2 выполнить команду Данные – Сводная таблица, появится ДО Мастера св. таблиц;

3 Шаг 1:

Указывается на основе каких данных создается св. таблица, по умолчанию на основе списка или базы данных Microsoft Excel.

4 Шаг 2:

Указывается диапазон данных, на основании которых создается сводная таблица (определяется автоматически, если была выделена ячейка списка).

5 Шаг 3.

Формируется структура сводной таблицы и указывается место для ее размещения.

Для формирования структуры св. таблицы щелкнуть по кнопке Макет.

Для изменения операции необходимо выполнить двойной щелчок по кнопке с функцией в области данных и выбрать необходимую операцию.

Обновление данных сводной таблицы.

При изменении данных списка сводная таблица автоматически не изменяется. Для ее обновления необходимо:

6 выделить любую ячейку сводной таблицы;

7 выполнить команду Данные – Обновить данные или нажать соответствующую кнопку (!) на ПИ Сводные таблицы.

Изменение структуры сводной таблицы:

1 выделить любую ячейку сводной таблицы;

2 вызвать Мастер сводных таблиц;

Данные – Сводная таблица или ПИ Сводная таблица или КМ св. таблицы

1 изменить параметры св. таблицы.

Удаление св. таблицы:

2 выделить всю сводную таблицу;

3 выполнить команду Удалить меню Правка или КМ св. таблицы

Основные понятия реляционных БД.пЕРВИЧНЫЙ И ВНЕШНИЙ КЛЮЧИ.Примеры.

Таблица, запросы, формы, отчеты (используются для форм выходных документов, предназначены для вывода на печать), макросы, модули(содержат программы на языке ВБА, которые разрабатываются пользователем для выполнения нестандартных действий при создании приложения БД)

Автоматическая подстановка значений внешних ключей из главной таблицы

Можно не вводить значения поля в подчиненной таблице, которое совпадают со значением поля в главной таблице (внешний ключ), а выбирать значение поля из списка возможных значений этого поля, которые уже введены в главной таблице. Для этого нужно установить свойства этого поля в подчиненной таблице на вкладке Подстановка:

· Тип элемента управления: поле со списком;

· Тип источника строк: таблица или запрос;

· Источник строк: имя главной таблицы, из который будут выбираться значения;

· Присоединенный столбец: номер столбца в главной таблице, который будет храниться в подчиненной как связующее поле (порядковый номер поля – первичного ключа, обычно 1);

· Число столбцов: количество столбцов главной таблицы в выводимом списке полей;

· Ширина столбцов: ширина столбцов списка (в см), разделенных точкой с запятой;

· Ширина списка: суммарная ширина столбцов списка.

Создание первичного ключа

1) выделить ключевое поле;

2) выполнить команду Правка – Ключевое поле или использовать инструмент на ПИ (при этом появится изображение ключа).

Если ключ не определен, то при первом сохранении таблицы Access выведет сообщение об этом и предложит создать ключевое поле. При ответе Да, Access добавит в таблицу поле с именем Код и типом Счетчик.

Проектирование баз данных. Информационно-логическая модель.

Проектирование БД

Проектирование реляционной БД состоит из трех этапов: концептуального, логического и физического проектирования.

Целью концептуального проектирования является разработка БД на основе описания предметной области (часть реально существующего мира). Это описание должно содержать совокупность документов и данных, необходимых для загрузки в БД, а также сведения об объектах и процессах, харак­теризующих предметную область. Разработка БД начинается с определения состава данных, подле­жащих хранению в базе, с целью обеспечения выполнения запросов пользователя. Далее производится анализ данных и их структурирование.

Целью логического проектирования является выбор конкретной СУБД и преобразование концептуальной модели в логическую. Для реляционной БД этот этап состоит в разработке структуры таблиц, связей между ними и определении ключевых реквизитов.

На этапе физического проектирования создается реальная БД на МД.

В результате проектирования БД должна быть разработана информационно-логическая модель (ИЛМ) данных, а затем. должен быть определен состав реляционных таблиц, их структура и логические связи. Структура каждой таблицы определяется составом полей, типом и размером каждого поля, а также ключом таблицы.

Компонентами ИЛМ являются информационные объекты и структурные связи между ними.

24. Понятие информационного объекта. Виды связей между ИО. Примеры ИО – это информационное отображение некоторого реального объекта, явления, процесса, информация о котором должна быть представлена в БД, в виде совокупности логически свя­занных реквизитов (информационных элементов, атрибутов). Например, информаци­онный объект Студент имеет реквизиты: Номер зачетки*, Фамилия, Имя, Дата рождения и т.д (звездочка обозначает ключевое поле). Информационный объект имеет множество реа­лизаций - экземпляров, каждый из которых представлен совокупностью конкретных значений реквизитов и определяется значением первичного ключа. Например, одна из реализаций: 123456, Иванов Петр Васильевич, 23.04.1990, и т.д. Информа­ционный объект может иметь один первичный и несколько внешних ключей, которые используются для связи с другими ИО.

Все информационные объекты из некоторой предметной области связаны между собой. Различают связи трёх типов:

· один к одному (1:1);

· один ко многим (1 :∞);

· многие ко многим (∞:∞),

Связь 1:1 предполагает, что одному экземпляру первого ИО соответствует только один экземпляр второго ИО и наоборот. Такие ИО можно объединить в один, содержащий атрибуты двух объектов. Пример: связь между информацион­ными объектами Студент и Сессия, когда каждый студент имеет определённый набор экзаменационных оценок в сессию.

Связь 1 : ∞ означает, что одному экземпляру первого ИО соответ­ствует 0, 1 или более экземпляров второго ИО, но каждому экземпляру второго ИО обязательно соответствует один экземпляр первого ИО. Примером связи 1:со служит связь между информационными объектами Факультет и Студент, когда название факультета может повторяться многократно для различных студентов, и для каждого студента обязательно должен быть факультет, на котором он учится.

Связь ∞:∞ предполагает, что одному экземп­ляру первого ИО соответствует 0, 1 или более экземпляров второго ИО и наоборот. Пример такой связи - связь между информационными объектами Студент и Преподаватель, когда один студент обучается у мно­гих преподавателей, а один преподаватель обучает многих студентов.

Построенная ИЛМ должна быть отображена в логическую структуру БД, которая является составной частью конкретной СУБД. В реляционных СУБД ИО должны быть представлены в виде реляционных таблиц. Связи между реляционными таблицами устанавливаются при помощи совпадающих значений полей. При этом каждая таблица за исключением тех, которые не имеют подчиненных таблиц, должна иметь уникальный идентификатор – ключ. Если среди реальных реквизитов такого нет, то вводится дополнительный идентификатор (код).

Для связей между ИО 1:1 и 1:со каждый ИО представляется соответствующей таблицей с теми же видами связей. Например, можно связать таблицу Старос­та, содержащую поля Группа, Староста, с таблицей Студент по полю Группа. При этом вид связи будет 1:со, так как один староста относится к группе студентов, и одной записи в таблице Старос­та будет соответствовать много записей в таблице Студент. Связь ¥:¥не реализуется в реляционных БД непосредственно для двух таблиц. Для организации такой связи используется промежуточная третья таблица. Все реквизиты двух ИО (и возможно некоторые дополнительные) представляются тремя таблицами с двумя связями вида 1:со.

Для каждой связи в БД определяется главная таблица (на стороне отношения 1) и подчиненная (на стороне отношения со). В главной таблице связующее поле является первичным ключом (его значения не повторяются), а в подчиненной внешним (значения повторяются). Для каждого значения внешнего ключа обязательно должно быть такое же значение первичного ключа (в этом заключается обеспечение целостности данных или ссылочная целостность).

Информационно – логическая модель базы данных отражает

- предметную область в виде совокупности информационных объектов

и их структурных связей

- предметную область как структурированные объкты;

- базу данных как информационный объект

Описание некоторой сущности в виде совокупности логически

связанных реквизитов называют

- информационным объектом

- базой данных

- информационно – логической моделью

- предметной областью

Определение состава и структуры данных, которые должны быть загружены в базу данных, осуществляется на основе анализа предметной области. Структура данных предметной области может отображаться информационно-логической моделью (ИЛМ). Если при построении такой модели обеспечены требования нормализации данных и она соответственно представлена в каноническом виде, далее легко определяется проект логической структуры нормализованной базы данных. На основе канонической модели можно создать реляционную базу без дублирования данных.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: