Ввод данных в Excel. Типы данных.

Рабочие книги и рабочие листы Excel. Структура таблицы. Абсолютные и относительные адреса.

Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.

Основные элементы электронной таблицы Excel

Рабочая книга и рабочий лист.

Рабочий лист - это собственно электронная таблица, основной тип документа, используемый в Excel для хранения и манипулирования данными. Он состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки, и всегда является частью рабочей книги.

Рабочие книги - это файлы MS Excel, которые могут содержать один или несколько рабочих листов (в версии 7’0 по умолчанию в новой рабочей книге создается 16 рабочих листов). Такие файлы имеют расширение - xls.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).

Рис. 79. Элементы таблицы

Структуру таблицы составляют строки и столбцы. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки цифрами. Заголовки столбцов имеют вид A, B, C…Z, AA, AB…IV (256), заголовки строк: 1,2..65536.

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Каждая ячейка имеет адрес (ссылку на ячейку), состоящий из заголовка столбца и заголовка строки, на пересечении которых она расположена, например, С4.

Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов.

Щелкнув кнопку Создать (New) на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.

Создание книги на основе выбранного шаблона

1. Выберите команду Создать (New) из меню Файл,

2. Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги.

3. Затем выберите шаблон или мастер, на которых будет основываться новая рабочая книга.

Шаблоны могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации.

Относительными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются

Абсолютными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются

Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании.

Положение ячейки в таблице можно указать с помощью абсолютных и относительных ссылок. По умолчанию используются относительные ссылки. При копировании формулы в другие ячейки ссылки на ячейки изменятся так, чтобы их относительность сохранялась. Абсолютные ссылки на ячейки, на строку или на столбец при копировании формул не изменяются.

Например:

Относительная ссылка D4;

Абсолютная ссылка $D$4;

Смешанные ссылки:

$D4 (абсолютная ссылка только на столбец),

D$4 (абсолютная ссылка только на строку).

Ввод данных в Excel. Типы данных.

Ячейки таблицы могут содержать текст, числа, формулы, логические значения, даты, время, значения ошибок.

Форма представления информации зависит от формата ячейки. При вводе данных Excel использует формат по умолчанию, но он может быть изменен с помощью меню Формат.

При вводе текст выравнивается по левому краю ячейки. Если длина текста больше ширины ячейки, а соседние справа ячейки свободны, то текст будет виден в соседних ячейках (но храниться только в первой). Если соседние ячейки заняты, то текст визуально усекается по ширине ячейки, но сохраняется весь.

При вводе чисел они выравниваются по правому краю ячейки. Дробная часть числа отделяется от целой части десятичной запятой.

Excel хранит датыи время как числовые значения. Дата – это число дней прошедших с 1 января 1900 года, время – часть суток между 12:00 ночи и заданным временем. Представление даты и времени в ячейке зави­сит от формата ячейки. Максимальная дата в Excel 31 декабря 9999 года представляется числом 2958465. В режиме отображения формул дата и время отображаются как числовые значения. Например, 24 декабря 1996 года отображается числом 35423.

При вводе дат в качестве разделителя используется десятичная точка (23.06.09), времени – двоеточие (12:22:10).

Ввод формул начинается со знака =. Формулы могут содержать константы, ссылки на ячейки или диапазоны, операции, функции и круглые скобки.

Арифметические операции в порядке убывания приоритета:

- (унарный минус);

% (процент);

^ (возведение в степень);

* (умножение), / (деление);

+ (сложение), - (вычитание).

Скобки используются для изменения порядка вычислений и для записи аргументов функций.

Пример формулы: = (A1+B3)*3+sin(C4)^2

Ссылки на ячейки или диапазоны можно набирать на клавиатуре, но лучше указывать их в таблице (обычно с помощью мыши).

Функции и их аргументы можно набирать на клавиатуре или использовать для ввода функций Мастер функций (см. 4.2).

Для отображения формул в ячейках используется команда
Сервис – Параметры. На вкладке Вид необходимо установить режим
Формулы.

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы.

Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: