Функциональные возможности Excel

Функциональные возможности Excel: многооконный интерфейс, многостраничные файлы, проверка рабочей таблицы, гибкое управление текстом, разнообразие диаграмм и наличие инструментов рисования, встроенные функции, управление списками, сводные таблицы, шаблоны, возможности защиты рабочей таблицы, наличие языка Visual Basic for Applications (VBA), расширенные средства анализа, обмен данными, файловая совместимость, управление базами данных, поддержка конструкции UNC, мощная справочная система

Многооконный интерфейс. В Excel можно работать с несколькими файлами одновременно, находящимися в различных окнах, и не обязательно закрывать один файл, если нужно открыть другой.

Многостраничные файлы. Файлы в Excel называются рабочими книгами. Книги состоят из отдельныхлистов. По умолчанию в книге имеется 3 листа, но можно добавлять до 16 листов. Это могут быть листы таблиц, диаграмм, макросов и др.

Проверка рабочей таблицы.Excel обеспечивает разнообразные средствапроверки, позволяющие выявить и исправить реальные и потенциальные ошибки в формулах. Например, если набрать адрес ячейки на кириллице, то система выдаст сообщение об ошибке.

Гибкое управление текстом.В Excel можно форматировать текст, находящийся в ячейках. Можно выполнять проверку орфографии и автозамену.

Разнообразие диаграмм и инструментов рисования.Excel обладает богатыми возможностямипосозданию диаграмм и графиков. Диаграмму можно поместить на листе с таблицей или на отдельном листе диаграммы. В Excel включен набор простых инструментов рисования, позволяющий создавать рисунки на листе таблицы или диаграммы.

Встроенные функции. В Excel включено много встроенных функций, которые можно использовать в формулах. В дополнение к обычным функциям: СУММ, СРЗНАЧ, – имеются функции, выполняющие более сложные операции: ЕСЛИ, ПРОСМОТР и др.

Управление списками. В Excel можно сортировать, фильтровать, суммироватьи обрабатывать данные, организованные в виде списков.

Сводные таблицы позволяют быстро просуммировать список или целиком базу данных.

Шаблоны.Для наиболее часто используемых документов в Excel имеются профессионально спроектированные шаблоны: авансовый отчет, балансовый отчет, счет-фактура и др. Также имеется Мастер шаблонов, помогающий пользователю создавать шаблон.

Возможности защиты рабочей таблицы. Чтобы пользователи случайно не модифицировалирабочую таблицу в Excel предусмотрены различные методы защиты.

Visual Basic for Applications (VBA). В Excel встроен язык программирования VBA, позволяющий создавать программы.

Расширенные средства анализа. В Excel предусмотрена возможность работы с массивами:

· возможность решения задач с помощью процедуры поиска решения,

· алгоритм подбора параметров,

· инструменты пакета анализа – статистические, финансовые, инженерные, научные функции и процедуры.

Обмен данными. Excel поддерживает все стандартные возможности системы Windowsпо обмену данными между различными приложениями, включая средство динамического обмена данными, с помощью которого создаются связи между различными приложениями для обмена данными.

Файловая совместимость. В Excel имеется собственный формат файлов, имеющий тип xls. Но в Excel можно читать файлы, созданные другими табличными процессорами: Lotus 1-2-3, Quattro Pro и др.

Управление базами данных. Excel не только снабжен всеми стандартными командами для работы с базой данных, но может обрабатывать базы данных, находящиеся в других файлах.

Поддержка конструкции UNC (Universal Naming Convention) – универсальное соглашение об именах, что позволяет ссылаться на сетевые ресурсы в формулах и макросах.

Мощная справочная система. Обеспечивает четкое различие между обзорными темами и конкретными сведениями:

· обзоры представлены на страницах содержания,

· доступ к детальной информации осуществляется с помощью предметного указателя.

Технология проектирования таблицы

При проектировании таблицы с использованием табличного процессор рекомендуется придерживаться следующих этапов.

Этап 1. Формулировка задачи в терминах конечного пользователя:

· описание предметной области,

· общая характеристика задачи,

· описание входной и выходной информации.

Здесь следует продумать и алгоритм расчетов.

Этап 2. Разработка, проектирование и согласование форм выходных документов на основе исходных данных.

Этап 3. Проектировании электронной таблицы. На этом этапе следует учитывать, что любой экономический документ состоит из следующих частей: заголовочной, содержательной, оформительной.

Заголовочная часть содержит: верхний колонтитул, номера страниц, выходные данные предприятия (организации), его логотип, название, дата составления документа, заголовок и подзаголовок документа, его шапка с нумерацией граф.

Содержательная часть – строки, заполненные постоянной и переменной информацией, а также расчетные формулы.

Оформительная часть содержит подписи лиц, удостоверяющих подлинность документа: руководителя предприятия, главного бухгалтера; дополнительные сведения о предприятии или документе, нижний колонтитул, номера страниц и дата, если они проставляются внизу.

Технология проектирования электронной таблицы:

Шаг 1. Проектирование заголовочной части таблицы и установка оптимальной ширины столбцов.

Шаг 2. Разработка алгоритма решения задачи и запись его в содержательной части таблицы в виде формул в ячейки таблицы.

Шаг 3.Ввод постоянной информации.

Шаг 4.Проектирование оформительной части таблицы, включая итоговую строку и формулы.

Шаг 5.Введение функционально значимых визуальных эффектов: цветности, шрифтов, рамки и пр.

Шаг 6. Защита не меняющейся части таблицы: заголовка, шапка, постоянной информации и формул (!) для расчета.

Шаг 7. Фиксация заголовка и, если необходимо, – левого боковика.

Шаг 8. Переход в режим формул и сохранение полученной таблицы в качестве макета.

Шаг 9. Ввод в макет таблицы переменнойинформации.

Шаг 10. Переход в режим расчета, расчет и сохранение расчетной таблицы.

Шаг 11. Предварительный просмотр и печать расчетной таблицы.

ТИПЫ ДАННЫХ В MS EXCEL

В ячейки листа можно вводить константы и формулы. Константы бывают числовые, текстовые, даты и времени. Есть специальный тип констант – ошибочные значения. Ошибочные значения – это результаты вычислений по формулам, которые Excel не может разрешить:

Форматирование предназначено для облегчения восприятия данных. Форматирование можно выполнять с помощью меню Формат, а также Панелиинструментов. Имеются следующие числовые форматы:

Общий – по умолчанию отображается содержимое ячейки, с округлением числа или отображением его в экспоненциальном формате; убираются незначащие нули.

Числовой – выводятся числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой.

Денежный – управляет выводом денежной единицы.

Финансовый – соответствует денежному формату, но выводит денежную единицу с выравниванием по левому краю, а само число выравнивается по правому краю.

Процентный – выводит числа в виде процентов.

Дробный – выводит фактические дроби, а не в виде их десятичных значений.

Экспоненциальный – для вывода очень больших и очень маленьких чисел.

Текстовый – обозначает, что значение, хранящееся в ячейке, должно трактоваться как текст.

Дополнительный – это форматы почтовых индексов, номеров телефонов, табельные номера.

Стилипредназначены для достижения единообразия в форматировании как в одном рабочем листе, так и в нескольких листах или книгах.Ко всем ячейкам в каждой новой книге применяется стиль Обычный, устанавливаемый автоматически по умолчанию.

Каждый стиль имеет от одного до шести атрибутов:

· числовой формат;

· шрифт;

· выравнивание;

· рамки;

· узоры;

· защита.

Стандартные стили можно изменять, можно добавлять новые стили.

Автоматические форматы – заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, рамки, узора, ширины столбца, высоты строки. Автоматические форматы реализуются командой Автоформат. Команда Автоформат предлагает набор готовых форматов и текстовых надписей. После выбора этой команды можно использовать другие команды форматирования для изменения предлагаемых форматов.

Шаблон – образец, который содержит оформление рабочего листа, текст, формулы, стили ячеек, пользовательские меню и макросы. Шаблон может включать данные и информацию о форматировании. В комплект поставки Excel входят шаблоны, автоматизирующие решение задач, связанных с заполнением счетов, авансовых отчетов и заказов.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ДАННЫХ

При работе с таблицами встречаются ситуации, когда требуется обрабатывать данные одинаковой структуры. Например: дни недели, месяцы. В Excel есть возможность не набирать вручную такие данные, а использовать средство Автозаполнение. Автозаполнение обеспечивает автоматическое заполнение ячеек таблицы такими данными. Автозаполнение вызывается командой Заполнитьи имеет несколько вариантов исполнения: вниз; вправо; вверх; влево; по листам; прогрессия; выровнять.

Использование списков для автозаполнения можно расширить, создавая свои пользовательские списки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: