Сделай Сам Свою Работу на 5

Microsoft Office Groove 2007.





Microsoft Office Groove 2007 – система организации совместной работы, предназначенная для управления широким спектром проектных работ, начиная с совместной разработки документов и заканчивая специализированными решениями, интегрированными с бизнес процессами.

Основные преимущества Office Groove 2007, способствующие более динамичной и эффективной работе отдельных пользователей и групп, независимо от их местоположения и подключения к сети:

· возможность собрать рабочую группу, инструменты и данные в одной рабочей области, которая доступна всем участникам группы на их компьютерах;

· настройка каждой рабочей области в соответствии с потребностями конкретной рабочей группы;

· совместная работа с коллегами, партнерами и клиентами с помощью одного продукта;

· эффективная работа независимо от местонахождения и режима (интерактивного или автономного);

· эффективная автоматическая синхронизация работы;

· полная информация о том, кто, когда и с чем работает;

· синхронизация библиотек документов SharePoint;

· создание формы в Microsoft Office InfoPath 2007 для общего доступа с использованием Office Groove 2007;

· эффективное оперативное взаимодействие за счет интеграции Microsoft Office Communicator;



· работа в международных коллективах с использованием разных языков.

ПРОГРАММА MICROSOFT OUTLOOK

 

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения этого пакета: Word, Excel, Access, PowerPoint, – являются автономными средствами подготовки документов, то Microsoft Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу Workflow management – систем управления ходом работ.

С точки зрения пользователя, программа Microsoft Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. Ряд пользователей применяют Microsoft Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции этой программы значительно шире. Эта программа является универсальным средством организации работы и обладает следующими функциональными средствами:



· адресной книгой (телефонным справочником);

· электронной перепиской;

· организацией совместной работы: встреч, собраний, мероприятий, общения on-line;

· проведением мероприятий;

· работой в общем приложении.

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовывать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office так, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми и сроками.

Так как программа Microsoft Outlook ориентирована на применение в корпоративных сетях, то она является средством организации групповой работы. На локальном компьютере или в одноранговой сети некоторые функции этой программы могут быть не доступны.

Программу Microsoft Outlook можно интегрировать с другими приложениями: Outlook Express для выполнения функций почтового клиента и с Net Meeting для:

· организации сетевого собрания;

· совместной работы в приложении;

· беседы в Chat.

Создание гиперссылок. В приложении Microsoft Outlook 2000 имеется возможность размещать в тексте сообщений различные виды гиперссылок. Помимо общеупотребимых в Internet видов гиперссылок, имеются средства создания ссылок на элементы самого приложения Microsoft Outlook.

Однако следует иметь в виду, что в этом случае браузер, установленный у получателя сообщения, должен поддерживать службы и протоколы Internet, задействованные в гиперссылках. Так, для перехода по гиперссылке, ведущей к ресурсу, находящемуся на FTP-сервере, необходимо наличие клиента службы FTPи поддержка соответствующего протокола.



Программа Microsoft Outlook позволяет создавать следующие основные виды гиперссылок:

· на файлы, размещенные в интрасети предприятия (file://);

· на файлы, расположенные на серверах FTP (ftp://);

· на Web-страницы (http://);

· на защищенные Web-страницы (https://);

· на адрес электронной почты отправителя (mailto:);

· на группы новостей Internet (news:);

· на доступ к удаленному компьютеру (telnet://);

· на доступ к папкам, элементам, файлам Outlook (Outlook:, или Outlook://).

Для указания доступа к элементам и файлам Microsoft Outlook следует соблюдать следующие правила написания гиперссылок.

Для папки ВходящиеOutlook:Inbox. Если ссылка требуется на конкретное сообщение – Outlook:Inbох-тема сообщения.

Для папки КонтактыOutlook:Contacts. Если требуется ссылка на конкретный контакт – Outlook:Contacts-имя контактного лица.

Для папки, находящейся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange,–Outlook:имя папки\имя вложенной папки.

Для папки КалендарьOutlook:Calendar.

При наличии в локальной сети сервера Microsoft Exchange становятся доступными несколько способов защиты данных от несанкционированного доступа:

· цифровая подпись сообщений, гарантирующая их подлинность;

· шифрование сообщений; скрытие отдельных личных сведений от лиц, имеющих доступ к вашим папкам;

· отправка частных сообщений, не подлежащих изменению; запрет доступа к общим папкам из Интернета.

Цифровая подпись является уникальным средством идентификации личности, владеть которой может только одно лицо. Пользователь либо получает ее вместе с сертификатом открытого ключа у администратора локальной сети, либо создает самостоятельно с помощью программного средства электронной цифровой подписи, после чего получает сертификат на открытый ключ в уполномоченной организации.

Если сообщение должно быть отправлено в зашифрованном виде, его шифруют с помощью открытого ключа получателя.

 

Настройка рабочей среды

Окно программы Microsoft Outlook имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например такие как: строка меню, панели инструментов, рабочая область. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменять командой Настройка.

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариантом представления. Особенностью интерфейса Microsoft Outlook является также возможность доступа к любым дискам, папкам и файлам непосредственно из программы. При работе надо помнить, что ярлыки: Мой компьютер, Мои документы, Избранное, – находятся в группе Другие ярлыки. При работе с Microsoft Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Microsoft Outlook.

Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется установить следующие службы:

· Microsoft Exchange Server;

· Microsoft Mail,

· Microsoft Fax,

· Адресная книга Outlook,

· Личная адресная книга,

· Электронная почта Internet,

· Личные папки.

Если Microsoft Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, то первые две службы можно не устанавливать.

Совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например, мобильного) компьютера обеспечивает служба Microsoft Exchange Server. Компьютер, который пользуется этой службой, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000 и выше.

Параметры доступа, такие как: имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика, – определяет администратор локальной сети. Обычно такие настройки проводятся заранее, и пользователю не нужно об этом беспокоится.

СлужбаMicrosoft Mail работает совместно ссервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Internet подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

СлужбаMicrosoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Internet обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.

Хранение информации осуществляется в папках разного типа: Папки органайзера и Почтовые папки.

· Папки органайзера включают в себя: Дневник, Задачи, Заметки, Календарь, Контакты.

· Почтовые папки включают в себя: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные, Черновики.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.