Сделай Сам Свою Работу на 5

Классификация информационного обеспечения организации





На предприятия обрабатывается огромное количество информативных показателей, необходимых для обоснования и принятия управленческих решений. Информационный массив предприятия может быть классифицирован по разным основаниям.

Классификация – это система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком. Классификация нужна для выявления общих свойств информационного объекта, а также для разработки правил (алгоритмов) и процедур обработки информации. При классификации необходимо соблюдать следующие требования:

· полнота охвата объектов рассматриваемой области;

· однозначность реквизитов;

· возможность включения новых объектов.

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.



По источникам возникновения показатели системы информационного обеспечения предприятия формируются за счет внешних (находящихся вне предприятия) и внутренних источников информации.

Система показателей информационного обеспечения финансовой деятельности организации, формируемых из внешних источников, представлена на рисунке 2.

Система показателей информационного обеспечения финансовой деятельности организации, формируемых из внутренних источников, представлена на рисунке 3.

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информацияотражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.



Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой. Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.

 

 
 

 


Рисунок 2. – Система показателей информационного обеспечения финансовой деятельности организации, формируемых из внешних источников

 

Постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим. Постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

 

 

 


Рисунок 3. – Система показателей информационного обеспечения финансовой деятельности организации, формируемых из внутренних источников

По стадии обработки информация может быть первичной и вторичной.

Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.



По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: учетную, плановую, нормативно-справочную, и контрольно-аналитическую. Схематично данная классификация представлена на рисунке 4.

 
 

 


Рисунок 4. – Классификация информации по функциям управления

 

Учетная информация– это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского, статистического, налогового и оперативного учета.

Оперативный учет ведется для осуществления текущего руководства и управления предприятием. С помощью оперативного учета производится сбор информации о движении материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, об объемах выпуска готовой продукции, ее отгрузке и реализации, о наличии производственных запасов, состоянии незавершенного производства и т.д. Этот вид учета помогает быстро реагировать на любые изменения, происходящие в организации.

Особенности оперативного учета:

· не регулируется государством;

· источником информации для получения сведений могут быть документы, данные, сообщенные по телефону, факсу, переданные в устной форме и т. д.;

· может прерываться во времени, потребность в нем возникает по мере необходимости;

· осуществляется на местах производства работ, выполнения хозяйственных функций и поэтому его сведения ограничиваются рамками организации;

· не является сплошным по наблюдению, поэтому может применяться лишь на отдельных участках хозяйственной деятельности;

· информация этого вида учета отражается с использованием всех видов измерителей натуральных, трудовых, денежных, однако применение последнего носит ограниченный характер;

· разнородность отдельных операций, отражаемых в оперативном учете, не требует постоянного обобщения;

· быстрота получения информации;

· может вестись на любом рабочем месте, позволяющем получать информацию о происходящем, любым сотрудником фирмы вне зависимости от его служебного положения - от простого рабочего до руководителя;

· не вся информация денного вида имеет документальное подтверждение;

· возможность использования данных оперативного учета в бухгалтерском учете, если они документально подтверждены. Так, для получения данных об объеме готовой продукции за отчетный период используется информация о ежедневных объемах выпуска товарной продукции в разрезе подразделений и в целом по предприятию;

· не имеет типовых форм отчетности.

Статистический учет изучает явления, носящие обобщающий или массовый характер, причем эти явления могут протекать в различных областях деятельности (экономика, культура, образование, наука и пр.). Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии различных областей деятельности, определяет тенденции их развития: о движении материальных и трудовых ресурсов, о складывающихся ценах на товары, работы и услуги и т.п. Целью такого обобщения является анализ и прогнозирование социально-экономического развития общества.

Особенности статистического учета:

· регулируется государством;

· в статистических исследованиях широко используются специальные методы исследования – выборочный метод наблюдения и регистрации, единовременный учет и переписи и др.;

· использует данные оперативного и бухгалтерского учета;

· не является сплошным по охвату;

· ведется специалистами, работающими в специализированных организациях (комитетах по статистике), которые создаются и объединяются по территориальному признаку;

· не ограничен рамками предприятия;

· отражение не только фактов хозяйственной деятельности, но и других сторон общественной жизни;

· имеет специальную отчетность по утвержденным формам.

Бухгалтерский учет изучает количественную сторону хозяйственных явлений в непрерывной связи их с качественной стороной путем регистрации хозяйственных фактов, как в натуральном, так и в денежном измерении.Согласно ст.2 Федерального закона № 402-ФЗ от 6.12.2011 года«О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет – это формирование документированной систематизированной информации о различных объектах организации и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В зависимости от того, кому предоставляется информация, бухгалтерский учет подразделяется на два вида: финансовый бухгалтерский учет и управленческий бухгалтерский учет.

Финансовый учет – это подсистема бухгалтерского учета, информация которого предоставляется в основном в виде обязательных форм отчетности внешним пользователям.

Особенности бухгалтерского финансового учета:

· строго регулируется государством;

· сплошное отражение финансовой и хозяйственной деятельности организации;

· непрерывность во времени отражения происходящих хозяйственных фактов;

· взаимосвязанное отражение финансовой и хозяйственной деятельности организации, обусловленное взаимной зависимостью совершающихся фактов;

· отражение всех объектов учета в денежном выражении, обобщая натуральные и трудовые показатели;

· строго документированный учет;

· ограничен рамками предприятия;

· имеет типовые формы отчетности;

· предмет бухгалтерского финансового учета, будучи ограниченным рамками хозяйствующего субъекта, уже, чем предмет статистики, изучающей помимо хозяйственной деятельности и другие стороны общественной жизни, но шире, чем предмет оперативного учета, охватывающего лишь отдельные стороны хозяйственной деятельности организации.

Таким образом, бухгалтерский финансовый учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном измерении об имуществе и обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного, документального учета всех хозяйственных операций, отчетные формы которой предназначены заинтересованным внешним пользователям.

Управленческий учет – это подсистема бухгалтерского учета, информация которого предоставляется внутренним пользователям для анализа, планирования, контроля и принятия управленческих решений.

Особенности бухгалтерского управленческого учета:

· не регулируется государством, возникает по мере необходимости по инициативе администрации и/или собственников организации;

· непрерывен во времени;

· использует денежные, натуральные и трудовые измерители;

· не является строго документированным учетом;

· ограничен рамками предприятия, но основным объектом учета являются структурные подразделения и отдельные рабочие места (в бухгалтерском финансовом учете основным объектом учета является предприятие как юридическое лицо в целом);

· не имеет типовых форм отчетности;

Глава 25 Налогового Кодекса Российской Федерации, действующая с 1 января 2002 года, ввела понятие налоговый учет, которое не является новым для российской практики налогообложения. До вступления в действие данной главы Налогового Кодекса РФ налоговая база по налогу на прибыль определялась по данным бухгалтерского учета с последующей корректировкой для целей налогообложения.

Налоговый учет – это система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. Данное определение содержится в статье 313 Налогового Кодекса Российской Федерации.

Цель налогового учета – формирование полной и достоверной информации о порядке учета хозяйственных операций для целей налогообложения в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечение пользователей этой информации для контроля за правильностью расчета налогов, полнотой и своевременностью их уплаты.

Особенности налогового учета:

· регулируется государством;

· непрерывен во времени;

· строго документированный учет;

· ограничен рамками предприятия;

· может основываться на данных бухгалтерского учета. Если порядок налогового учета совпадает с бухгалтерским учетом этих объектов и операций, то налоговая база может определяться по данным соответствующих бухгалтерских регистров. Если порядок налогового учета отдельных объектов и операций отличается от бухгалтерского учета этих объектов и операций, то налоговая база определяется по данным налогового учета, которые не совпадают с данными бухгалтерского учета;

Иными словами, налоговый учет – это осуществление организацией (плательщиком налогов) учета объектов налогообложения и определение налоговой базы по налоговым платежам. Этот учет ведется исключительно в целях налогообложения, осуществления налогового контроля.

Отмечая особую значимость учетной информации, следует подчеркнуть, что только использование информации всех 4 видов учета позволит наиболее эффективно управлять хозяйственной деятельностью организации, удовлетворять запросы потребителей продукции, работ, услуг, а также оценить положение хозяйствующего субъекта на рынке.

Контрольно-аналитическая информация – это информация, основанная на анализе реальных событий или информация, дающая анализ ситуации в различных сферах деятельности организации, используемая для целей контроля развития хозяйствующего субъекта. Контрольно-аналитическая информация позволяет делать содержательные выводы об исследуемой предметной области.

Плановая информация – это информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности хозяйствующего субъекта.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

 

Требования, предъявляемые к информационной базе организации

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Экономическая информация неоднородна по своему составу и содержанию. К информации предъявляются определенные требования:

· достоверность – объективное отражение всех операций и процессов, происходящих в организации. Это свидетельство того, что информация весьма верно отражает то, что представляет; что все сообщенное в ней не вызывает никакого сомнения в истинности. Первичные документы, отражающие суть той или иной хозяйственной операции, должны исключать искажения, приписки, ошибки. В целях сокращения трудоемкости работ и повышения объективности данных целесообразно переложение первичной регистрации данных на машины;

· точность – степень близости информационных данных тем, какие объективно присутствуют в реальной действительности, правильный отбор первичных сведений. Например, получена информация о курсе валюты в коммерческом банке. Степень близости этих данных о курсе валюты к истинному ее значению и есть точность информации.

· сопоставимость – информация должна обеспечивать возможность сопоставления данных по предмету и объекту исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и др. Одним из условий обеспечения сопоставимости является единство учетных и плановых данных;

· оперативность – быстрота поступления требуемой информации к аналитику. Экономическая информация теряет, утрачивает актуальность в случае не предоставления ее в заданный срок. Система бухгалтерского финансового и статистического учета этому требованию в полной мере не отвечает. В лучшем случае они используются как исходный материал для составления бизнес-планов. Повышение оперативности информации достигается применением в необходимых случаях унифицированных, типовых форм, а также новых средств связи и обработки информации на ПЭВМ;

· непрерывность – обеспечение постоянного сбора и обработки сведений;

· полнота – охват всего спектра деятельности предприятия;

· достаточность – это мера разнообразия и количественной достаточности информации для разработки вполне обоснованного решения в отведенное время. Это наиболее полная информационная насыщенность, что исключает предоставление как неполной, так и излишней информации. Неполная информация – это отсутствие определенных сведений, необходимых для обоснования и принятия управленческих решений. Зачастую неполнота информации обусловливает ее недостоверность. Излишняя информация – это предоставление сведений, дублирующих основную информацию без особой необходимости или не представляющих интереса для ее пользователей, приводящее к удлинению процесса поиска и сбора информации, а также принятия решения. Избыток информации вреден, так как в современных условиях информационных перегрузок бесполезные сведения могут вызвать увеличение сроков разработки и принятия управленческих решений, а также снизить его качество;

· уместность – информация уместна лишь в том случае, если она оказывает влияние на решение экономического характера, принимаемое ее пользователями;

· надежность – обеспечение сходства результатов, полученных при неоднократных обращениях к источнику. Например, анализируется информация о структурной перестройке системы управления в конкурирующей организации. Если эта информация получена из одного источника и эту информацию сообщают семь разных агентов, то можно считать такую информацию вполне надежной;

· ясность и понятность – краткость и четкость формулировок, однозначность восприятия, использование общепринятых понятий, терминов, определения которых приводятся в терминологических стандартных словарях и справочниках, или эти термины и понятия относятся к общепринятым, поэтому не требуют определений и пояснений. Кроме того, это оптимальность систематизации и детализации данных;

· полезность – удовлетворение потребностей конкретных пользователей;

· проверяемость – возможность проверки всех информационных показателей;

· сохраняемость – возможность накопления и сохранения информации для построения длинных динамических рядов данных и проведения качественного ретроспективного анализа;

· рациональность – затраты на сбор, обработку и использование данных должны быть минимальны. Кроме того, рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. Вместе с тем недостаточность сведений может привести к принятию неэффективного управленческого решения;

Таким образом, экономическая информация неоднородна, сложна; наряду с систематическим ростом объема информации наблюдается ее дефицит для принятия управленческих решений. Обеспечение перечисленных выше требований к формирующемуся на предприятии информационному массиву обеспечивают менеджеру уверенность в успехе процесса разработки решения, не оставляют никаких сомнений в том, что сообщенное ему является «истиной» и существенно снижает неопределенность выбора наилучшего решения.

Контрольные вопросы:

1. Охарактеризуйте систему управления финансовой деятельностью организации и определите место информации в этой системе.

2. Что такое информационное обеспечение управления финансовой деятельностью организации?

3. Каково назначение информации для управления организацией в условиях современных рыночных отношений?

4. В чем общее и отличия прямой и обратной связи?

5. Какие основные элементы информационной системы организации Вы знаете? Охарактеризуйте их.

6. Какие требования предъявляют различные пользователи к информационной базе организации?

7. Какие Вы знаете основные классификации информации? Дайте их подробную характеристику.

8. Что относится к учетной информации организации?

9. Каковы особенности каждого вида учетной информации?

10. Как меняется роль информации?

11. Раскройте содержание основных требований к информации.

12. Раскройте основные направления и содержание информационного потока организации.

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.