ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ (КОНЕЧНЫЙ) АБЗАЦ

Деловая корреспонденция

(английский язык)

Учебно-методическое пособие для студентов, аспирантов и слушателей дополнительной программы «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации»

Составители: Матюшина Е.А.

Четкарева У.В.

Санкт-Петербург

Содержание

1. Структура письма

1.1. Дата

1.2.Внутренний адрес

1.3.Вступительное обращение

1.4. Заголовок к тексту письма

1.5. Первый абзац письма

1.6.Текст письма

1.7. Заключительный абзац

1.8. Заключительная формула вежливости

1.9. Подпись

1.10. Приложения и постскриптумы

1.11. Надписи на конверте

2. Примеры писем на различные темы

2.1. Письмо о цене контракта

2.2. Письмо о расчетах и условиях платежа

2.3. Письмо о гарантиях и устранению дефектов

2.4. Письмо по вопросам страхования

2.5. Письмо по вопросам форс-мажорных обстоятельств

2.6.Письмо по вопросам рекламаций и урегулированию претензий

2.7. Письмо по вопросам командирования специалистов

2.8. Письмо по вопросам подготовки кадров

2.9. Письмо по вопросам поставки оборудования

2.10. Письмо по вопросам сотрудничества с агентскими фирмами

2.11. Письмо по вопросам транспортных операций

2.12. Письмо по вопросам рекламы

3. Задания для подготовки к зачету

4. Приложение 1.Резюме

5. Приложение 2. Тематический словарь

5.1.Запросы

5.2.Предложения

5.3.Заказы и контракты

5.4.Исполнение контрактов

5.5.Претензии и их урегулирование

Задержка в поставке

Претензия связанная с повреждение товара

Претензия на низкое качество товара

Претензии из-за поставки несоответствующего товара

Претензия из-за недопоставки товара

Арифметические ошибки и исправления

5.6. Агенты и агентские соглашения

5.7. Реклама

6. Тесты

6.1. Formal and informal letter

6.2 Talking on the phone

6.3. Writing emails

6.4 Writing references

6.5 Writing CVs

6.5. Types of legal contracts

6.6. Vocabulary

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей.

1. Даты

2. Внутреннего адреса

3. Вступительного обращения

4. Заголовка к тексту

5. Начального абзаца

6. Текста письма

7. Конечного (заключительно) абзаца

8. Заключительной формы вежливости

9. Подписи

10. Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса.

1. Д А Т А

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении.

ПРИМЕР: 2 апреля 2001 года.

2^nd Apr. 2001.

Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано выше.

January – Jan.

February – Feb.

March – Mar.

April – Apr.

June – Jun.

July – Jul.

August – Aug.

September – Sep.

October – Oct.

November – Nov.

December – Dec.

В американских деловых письмах дата пишется иначе.

Например: Apr 2, 2001.

Читается: April second, nineteen ninety.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Например: 9.2.2001.

Значит: second of September 2001.

2. ВНУТРЕННИЙ АДРЕС

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали.

Messrs (множественное число от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо любых званий и лишь когда это товарищество.

НО:

Sir James Brown & Co.,

14, Manor Gardens,

LONGBURY,

Hants

The Brown Electrical Co.,

26, Exton Square,

LONDON, W.C. 3.

Dr John Duncan & Co.,

22, Green Lane,

SLEAFORD, Lincs.

Отметим, что в практике внешнеторговых объединений МВЭС наблюдается неправильное употребление Messrs в обращении к любым фирмам, в том числе публичным и частным зарегистрированным компаниям.

Messrs никогда не употребляется при обращении к зарегистрированной компании, будь то публичная или частная компания. Рекомендуется направлять корреспонденцию непосредственно тому должностному лицу, для которого она предназначена, то есть директору-распорядителю, коммерческому директору (заведующему отделом сбыта), управляющему экспортными операциями и т.д. В таком случае указывается название фирмы без обращения к ней. Оно становится частью адреса точно так же, как название улицы или города.

Если мы не знаем, кто конкретно будет заниматься нашей корреспонденцией, рекомендуется адресовать письма секретарю компании, поскольку в соответствии с “Companies Act” все фирмы обязаны иметь секретаря компании.

Письма мужчинам можно адресовать, в зависимости от того, как сам человек подписывает свои письма.

К незамужним женщинам и девушкам можно обращаться: «Мисс» («Miss»). К замужним женщинам – «Миссис»: «Миссис М(ария) Браун» («Mrs M(ary) Brown»); прежде нужно было обязательно указывать имя мужа: «Миссис Т(омас) Браун» («Mrs T(homas) Brown»).

Когда неизвестно, замужняя или незамужняя женщина, к которой Вам нужно обратиться, вместо «Мисс» и «Миссис» стало употребляться «Мс» («Ms»). Когда Вы сомневаетесь, употребляйте «Мисс». Если Вы не уверены, какого пола человек, которому Вы пишете, употребляйте «Мистер» («Mr»).

Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, оно может быть направлено в организацию (например, в торгпредство или на фирму), которая может передать или переслать ему это письмо. В таких случаях перед названием организации (торгпредства, фирмы) пишутся слова «Сare of» (=in care of), которые означают «на попечение», т.е. по адресу, через.

ПРИМЕР

Mr F. Popov,

C/O The Trade Delegation of

Russia,

32, Highgate West Hill,

London, N.6,

England

После названия фирмы в адресе указывается номер дома и название улицы, затем название города и графства.

В отношении больших городов Великобритании указание графств не обязательно, что касается небольших городов, обозначение графства в адресе обязательно, особенно потому, что названия небольших городов повторяются (например, в Великобритании существуют два Ричмонда, один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир).

В Великобритании при написании почтового адреса рекомендуется писать название города прописью, затем мелко название графства, затем почтовый код (система которых недавно введена в стране). Написание кода в адресе ускоряет доставку и позволяет обрабатывать почту с помощью автоматов.

Когда письма посылаются в другие страны, нужно всегда писать название страны, даже если это столица страны. Существует, например, Лондон в Англии, а также в Канаде, Бостон в Англии, а также в Америке, Триполи – в Ливии и в Ливане, Блэнтайер – в Шотландии и в Малави.

По той же причине, когда посылаются письма в Америку, нужно обязательно указывать название штата после названия города:

CHICAGO Ill. (Illinois); PENNSYLVANIA, VA. (Virginia)

После же названия города Нью-Йорк нужно обязательно указать название штата: Нью-Йорк или Нью-Джерси.

Для обеспечения сбалансированного расположения, а также чтобы легче было использовать конверты с прозрачным «окном» для адреса, допустимо расположение внутреннего адреса в нижнем левом углу письма.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: «Вниманию г-на … » («Attention of …»), затем печатается фамилия данного лица, поскольку эти слова не входят в состав самого письма.

3. ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ

(ПРИВЕТСТВИЕ)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме (хотя это и не рекомендуется, но очень часто делается), форма приветствия будет «Господа» («Dear Sirs»), если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: «Ув. г-н» или «Ув. г-жа» («Dear Sir» или «Dear Madam») (эта форма употребляется как при обращении к замужним, так и к незамужним женщинам). Таковы обычные приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen».

Если же они употребляют английские формы обращения, они ставят после них двоеточие вместо запятой.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте: «Ув. г-н» («Dear Sir»). Если получатель письма Вам известен лично, или же если Ваша фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более теплую и более дружественную форму обращение «Ув. г-н Браун!» («Dear Mr Brown!»).

4. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ПИСЬМА

Заголовок к тексту письма дает содержание письма (его тему), тем самым давая возможность получателю сразу понять о чем письмо. Он помещается, поскольку является частью письма, сразу после вступительного обращения в середине страницы. Перед заголовком сначала писали слово: Кас., которое означало «касательно, относительно» (от латинского «по делу»). В настоящее время это считается устаревшим, и больше не употребляется. Иногда употребляется указанная форма, означающая «о» (чем-либо). Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях рекомендуется его писать заглавными буквами.

Однако, этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы знать, о чем будут речь в письме.

НАПРИМЕР

Dear Sir,

Abt: Order No.342 of 3^rd Apr., 2001

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 2001

Dear Mr Brown,

Abt: the arrival of our inspectors

5. ПЕРВЫЙ АБЗАЦ ПИСЬМА

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление, удивление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

Полезные обороты и фразы

6. ТЕКСТ ПИСЬМА

Его содержание (то, что сообщается). Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу, если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку.

Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством.

Чтобы письмо легче воспринималось и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или другую сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой, т.е. каждый последующий абзац, характеризующий обсуждаемый вопрос с другой стороны, должен естественно вытекать из предыдущего. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, but – однако, все же, но

nevertheless – тем не менее

otherwise – иначе, в противном случае

on the contrary - наоборот

again – и еще

also, in addition, besides – кроме того

so, therefore, in this way – поэтому, таким образом

in short – короче говоря

as a result – в результате

on the other hand – с другой стороны

and some others – и некоторые другие.

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире.

Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы.

Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма).

В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия и инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных выше, могут быть полезными следующие обороты:

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ (КОНЕЧНЫЙ) АБЗАЦ

Конечный абзац содержит в заключении намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, то есть он подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу тому, что нужно предпринять.

Полезные обороты и фразы

Не рекомендуется писать заключительный абзац в форме причастного оборота потому что: во-первых, такая форма умаляет значение данного абзаца, во-вторых, это уже устаревшая форма, и в-третьих, очень часто в этой форме допускается ошибка, так как пишущий забывал добавить главное предложение и причастный оборот повисал в воздухе, не выражая того важного сообщения, которое должно передаваться заключительным абзацем.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

Это просто вежливая форма окончания письма. Используемые обороты должны соответствовать ситуации, а также вступительному обращению.

Общепринятая форма (официальная):

Уважаемый господин! Dear Sir(s)

Уважаемая госпожа! Dear Madam

С уважением Yours faithfully

Менее официальная форма (между людьми, которые знают друг друга, и для придания деловому письму дружеского оттенка):

Уважаемый господин Браун! Dear Mr Brown

Уважаемая госпожа Браун! Dear Mrs Brown

Искренне Ваш - Yours sincerely

Для выражения большей теплоты, чем предыдущий оборот:

Уважаемый господин Попов! Dear Mr Popov

Многоуважаемая миссис Смит! My Dear Mrs Smith

Искренне Ваш - Yours very sincerely

Обороты типа «Faithfully yours, Sincerely yours, Truly yours» употреблять не рекомендуется (хотя они никогда еще бытуют в американских деловых письмах).

9. ПОДПИСЬ

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

Под заключительной формулой вежливости (выше подписи) прописными буквами печатается название фирмы или организации, за которую автор подписывает письмо. Если автор подписывает письмо от имени и по поручению компании или другого лица, употребляются слова «по доверенности» («per pro.» short of per procurationem – по доверенности) перед названием компании или фамилией. Человек, подписывающий письма за кого-то, уполномочивается на это официальным юридическим документом (доверенностью).

Иначе употребляется выражение «За и от имени» перед фамилией лица или перед названием фирмы.

Если письмо подписывается лицом от имени компании, оно должно быть написано в первом лице множественного числа.

Или можно выразить это иначе:

Если письмо пишется от первого лица множественного числа, то после заключительной формулы вежливости следует печатать название фирмы (В/О).

НАПРИМЕР:

С уважением, Yours faithfully

За В/О «Продинторг» for V/O “Prodintorg”

(И.Павлов) (I.Pavlov)

Директор Director

ИЛИ

С уважением, Yours faithfully

от имени «Ориентал Трейдинг Ко. Лтд» per pro. THE ORIENTAL

TRADING CO.LTD

Ф. Говард F.Howard

Секретарь Secretary

10. ПРИЛОЖЕНИЯ И ПОСТСКРИПТУМЫ

Если к письму есть приложение (приложения), отметка о его наличии печатается в левом нижнем углу бланка под подписью либо полностью «Приложение» («Enclosure»), либо сокращенно Enc. (но не четыре буквы как все еще печатают в наших организациях, хотя это и устарело).

До этой отметки или после нее цифрой обозначается количество приложений, если их больше одного, а также перечисляются названия посылаемых документов и указывается общее количество листов (количество экземпляров).

НАПРИМЕР:

Приложение: Спецификация №13/45 Specification No.13/45

Приложение: (3) Счет-фактура (5л.) (3) Invoice

Коносамент Bill of Lading

Страховой полис Insurance Policy (6 pages)

(на 6 листах)

Отметка о направлении копии (копий) в другие адреса дается под отметкой о приложении:

Копия: Торгпредство России в Англии Copy: Russian Trade Delegation

Копии: Московский банк c.c. Moscow Bank

Торгпредство России в Англии Russian Trade Delegation

Постскриптум допускается лишь в особых случаях, а не как обычное завершение письма, тогда, когда после написания письма поступила информация, подлежащая немедленной передаче. В противном случае это является признаком плохой организации письма. Постскриптум сокращается до двух букв PS, после которых точка не ставится. Вторая приписка обозначается PPS.

11. НАДПИСИ НА КОНВЕРТЕ

Air Mail - авиапочтой

Urgent - срочное

Express - экспресс

Registered - заказное

Private - личное

Confidential - конфиденциально

To be called for - до востребования

Please forward - направить далее

By hand - нарочным

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: