Документооборот в ООО «Практика»

Анализируя документы, работа с которыми ведется в ООО “Практика”, можно отметить некоторые недостатки.

Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

-сложность организации эффективного контроля и отчетности;

-трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

-длительность сроков подготовки и согласования документов;

-медленный поиск документов;

-сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

-трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

-в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В предприятии график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект (рис. 6).

Рисунок 6 – Схематическое изображение документооборота

На предприятии различают три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.

Существует необходимость во внедрении системы электронного документооборота. Для этого необходимо разработать следующие задачи:

- создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами;

- единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий;

- повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами;

- регламентация документационных процессов;

- упорядочивание документооборота;

- обеспечение комплексного контроля исполнения документов;

- повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму;

- соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;

- обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище;

- снижение риска потерь документов.

В рамках подготовки к проекту внедрению системы электронного документооборота потребуется:

- проведение анализа процедур документооборота в Компании и их усовершенствование в части более четкого распределения функций и обязанностей;

- формализация процедур документооборота с передачей управляющих и контрольных функций ответственному лицу (в части документов корпоративного уровня);

- формализация прохождения основных типов документов с описанием их жизненного цикла, определением точек входа, выхода и промежуточных состояний;

- принятие комплекса организационных мер по упорядочиванию движения документов в пределах Компании;

- разработка или доработка положений и инструкций по документообороту в Компании.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: