Управление внутренней документацией

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30.

Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.

Положения о подразделениях института разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.

Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются ректором.

Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.

Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.

Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.

Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:

1) ГОСТ 7.32 - для отчетов по НИР, НИР;

2) Федеральным законом «О техническом регулировании»;

Управление внешней документацией

Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.

Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.

Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:

- нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.

Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».

Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.

Изменение и дополнение нормативных документов производится на основе периодической информации Росстандарта (ИУС - «Информационный указатель стандартов»). Текст изменений размножается и вносится во все экземпляры документов, а также доводится до сведения держателей в отделах.

Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.

Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.

Управление документами системы менеджмента качества

Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:

- Политика в области качества;

- Руководство по качеству;

- стандартов организации - СТО СМК, СТО;

- записи по качеству, а также порядок внесения изменений в документы.

Порядок управления Политикой в области качества

Политика соответствует целям института, включает обязательства по выполнению требований стандартов ИСО и постоянному повышению результативности СМК. Политика института приводится в Руководстве по качеству. Ответственным за актуализацию Политики в области качества является ректор института.

Цели, установленные для соответствующих направлений деятельности подразделений и института в целом, должны быть достижимыми и измеряемыми. Цели в области качества устанавливаются на 1 - 2 года. Оформление листов целей в области качества соответствует оформлению документированной процедуры. Ответственным за актуализацию целей в области качества является начальник отдела по качеству института.

Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.

Разработка проекта Политики осуществляется руководством института, отделом по качеству с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.

Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:

- изменение целей организации;

- результаты внешних и внутренних аудитов;

- результаты анализа руководством деятельности института;

- предложения заказчиков.

Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел контроля качества, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение ректору.

Ректор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (№ 1) Руководства по качеству.

Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.

Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.

Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.

Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела по качеству.

Порядок управления Руководством по качеству

РК является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества. РК содержит следующие разделы:

Ответственным за разработку, поддержание в рабочем состоянии РК является начальник отдела по качеству.

Требования к содержанию РК, перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и соответствуют системе процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.

Процесс разработки РК включает следующие этапы:

– проектирование – определение структуры РК;

– разработку проекта РК (разработка разделов РК осуществляется одновременно с разработкой ДП, описывающих выполнение требований РК);

– обсуждение проекта РК с заинтересованными подразделениями;

– анализ замечаний и предложений, доработку РК по замечаниям;

– согласование проекта РК с ответственным за СМК института;

– окончательный анализ и утверждение РК ректором.

Порядок управления руководством изложен, должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: