Оценка того, как вы проводите время

В качестве первого шага к управлению временем нужно проанализировать, как вы проводите свое время сейчас. Чтобы сделать это, разделите свой день на пят­надцатиминутные сегменты. Затем запишите, что вы делаете каждые пятнадцать минут (табл. 6.2). После этого проанализируйте этот журнал регистрации потра­ченного времени и просуммируйте время, потраченное на каждый вид деятельно­сти в течение дня. Например, вы можете обнаружить, что проводите 3 часа у теле­визора, 1 час — занимаясь физическими упражнениями, 1 час — за учебой и 2 часа уходит на покупки. Следующий шаг — оценка такого использования времени. Вы можете прийти к выводу, что проводите слишком много времени у телевизора и слишком мало времени за учебой. Основываясь на полученных результатах, ре­шайтесь на изменения, но будьте конкретны. Например: «Я буду смотреть теле­визор только 1 час и 2 часа уделю домашнему заданию». Хороший способ — составить договор с самим собой, который будет включать вознаграждение за успехи.

Описание суточной активности

Таблица 6.2

Установление целей

Самая важная вещь, которую вы можете сделать, чтобы управлять временем, — это установить цели на день, неделю, месяц, год и более продолжительный срок. Если у вас нет четкого представления о своей конкретной цели, вы будете неспо­собны спланировать, как к ней прийти. Использование времени должно быть ва­ми организовано таким образом, чтобы до предела увеличить шансы достижения своих целей.

Таблица 6.3 Краткое описание деятельности

Определение приоритетов

Как только вы определите свои цели, вам нужно расставить приоритеты с учетом степени их важности. Сконцентрируйтесь на тех делах, которые нужно выпол­нить в первую очередь, а другие отложите на более поздний срок. Сосредоточь­тесь на главном, а второстепенному уделиге внимание позднее. Чтобы облегчить себе задачу, составьте А, Б, В списки.

В списке А будут те дела, которые должны быть выполнены в первую очередь; их невыполнение крайне нежелательно. Например, если вам необходимо прове-

сти исследование в соответствии с заключенным договором, срок которого закан­чивается сегодня, вы можете пойти в библиотеку, чтобы выполнить свое обяза­тельство. Соответственно посещение библиотеки будет в списке А.

В списке Б будут те виды деятельности, которые вы хотели бы сделать сегодня и которые должны быть выполнены. Однако если они не будут выполнены сего­дня, это не страшно. Например, если вы собираетесь позвонить близкому другу, вы можете включить звонок в список Б. Ваше намерение — позвонить сегодня, но если у вас не хватит на это времени, вы всегда можете позвонить завтра или через день.

В список В включите те дела, которые вы хотели бы сделать, если у вас будут выполнены все дела из списков А и Б. Если дела из этого списка никогда не будут выполнены, из-за этого ничего не случится. Например, если в универмаге прово­дится распродажа и вы хотели бы сходить на нее, включите ее посещение в спи­сок В. Если вы сделаете все из списков А и Б, то вы можете себе это позволить, ес­ли нет — это не будет большой потерей.

Кроме того, вы должны составить список того, чего желательно не делать. На­пример, если вы не собираетесь смотреть телевизор, вы можете включить это в свой список «нежелательных дел». Таким образом, у вас будет напоминание не смотреть телевизор сегодня. Другие занятия, на которые бессмысленно тратить время, также должны быть включены в этот список.

Составление расписания

Когда вы определите приоритеты, касающиеся дел и целей, вы можете спланиро­вать их выполнение в течение своего дня. Когда вы пойдете в библиотеку? Когда в магазин? Не забудьте включить в расписание время на отдых.

Максимальное увеличение доходов

При составлении графика своей занятости следует помнить о том, что, по мне­нию специалистов в области управления временем, мы получаем 80% доходов от тех видов деятельности, которые занимают всего лишь 20% нашего времени, и наоборот, мы получаем лишь 20% наших доходов от тех видов деятельности, ко­торые занимают 80% нашего времени. Из этого следует вывод, что нам следует выявить те виды деятельности, которые занимают 20% нашего времени и прино­сят 80% доходов, заниматься ими в первую очередь и лишь потом переходить к другим делам. Вы можете максимально увеличить свои доходы путем правиль­ной организации своего времени. *

Умение сказать «нет»

У меня есть друг, который говорит: «Ты что, хочешь сказать, что я не должен делать всего, что я хочу делать?» Он имеет в виду, что перегружает себя большим количеством дел, которыми он хочет заниматься, и это заканчивается тем, что он чувствует себя перегруженным. Из-за чувства вины, беспокойства о том, что другие могут подумать о нас, или настоящего желания заняться той или иной Деятельностью нам тяжело от чего-либо отказываться. А, Б, В списки и расплани­рованные дела помогут определить, как много времени остается для других заня­тий, и позволят легче сказать «нет».

Поручение дел исполнителям

Когда возможно, отдавайте другим те дела, которые должны быть сделаны, но ко­торые не требуют вашего личного внимания. И наоборот, избегайте брать ту до­полнительную работу, которую другие пытаются поручить вам. Это не значит, что вы должны использовать других людей, чтобы они выполняли работу, кото­рую должны делать вы, или что вы не выручаете других, когда они об этом про­сят. Я предлагаю лишь быть более избирательным относительно той или иной деятельности. Другой путь — обращаться за помощью, когда у вас не хватает вре­мени и наблюдается явная перегруженность делами. Помогать другим имеет смысл только тогда, когда они действительно нуждаются в этом, а вы в этот мо­мент располагаете свободным временем.

Оценка ситуации сразу

Многие из нас открывают свою почту, читают ее и откладывают в сторону, чтобы предпринять какие-либо действия позже. Например, я нередко получаю опросные листы от какого-нибудь студента-выпускника, занимающегося исследованием стресса. Как правило, я откладываю анкету в сторону и заполняю ее позже. Одна­ко это потеря времени. Возвращаясь к ней позже, я снова буду тратить время на ознакомление с ней. Если возможно, занимайтесь делами сразу. Это значит, стал­киваясь с задачей в первый раз, будьте готовы сразу же завершить над ней работу.

Обращение с циркулярными документами

Другой путь обращения с анкетами — выбрасывать их в мусорный ящик. Как ча­сто вы получаете «пустую» корреспонденцию, которая адресована «жителю» (это понятно из надписи на конверте)? Вместо того чтобы знакомиться с ее содержа­нием, мы должны сразу ее выбросить. В противном случае мы тратим время на то, чтобы открыть конверт и читать чепуху.

Ограничение перерывов во времени

В течение дня нас постоянно отрывают от дел. Учитывая это, мы должны остав­лять время для незапланированных перерывов. Не делайте свое расписание на­столько плотным, чтобы какие-либо перерывы заставляли вас волноваться. С дру­гой стороны, постарайтесь свести эти перерывы к минимуму. Существует не­сколько путей, с помощью которых вы можете этого добиться. Вы можете не от­вечать на телефонные звонки в определенные часы. Попросите своего товарища по комнате, мужа (жену) или ассистента принимать сообщения и просить позво­нить позже. Делайте то же самое с посетителями. Любого, кто вас навещает, по­просите вернуться в другое удобное для вас время или перенести визит на более поздний срок. Если вы серьезно задумываетесь о лучшем использовании своего вре­мени, вам неизбежно придется воспользоваться некоторыми из этих средств ог­раничения перерывов во времени. Придерживайтесь составленного расписания настолько точно, насколько это возможно.

Инвестирование времени

Суть управления временем заключается в ton, что сначала вы должны «вложить» время, чтобы выиграть ог правильного использования его впоследствии. Те, кто посещает мои курсы или семинары, часто говорят: «У меня нет времени органи-

зовать себя тем образом, как вы предлагаете». В этом заключается парадокс. Тем, кто чувствует, что у них нет времени спланировать свое время, возможно, прихо­дится тратить больше времени, чем тем, кто чувствует, что у них есть время. Не совсем понятно? Хорошо, позвольте мне объяснить это иначе: если вы настолько заняты, что у вас даже нет времени для составления расписания своих дел и опре­деления приоритетов, это уже само по себе свидетельствует о том, что вам не хва­тает умений и навыков по управлению временем. Время, потраченное на себя са­мого, принесет дивиденды, давая вам возможности достичь большего в том, что по-настоящему важно для вас.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: