Заголовок к тексту письма

Основной текст письма

Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

9 Заключительная формула вежливости

Подпись

В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства.

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

11 Отметка о наличии приложений

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №…».

Приведем примеры международных писем на бланках:

Этика международной переписки

При отправлении письма в зарубежную фирму с запросом анкет информации по вакансиям, требованиям и условиям работы необходимо вложить в конверт два-три международных купона оплаченного ответа (IRC) с тем, чтобы покрыть стоимость ответа. Это приемлемо во всех случаях, когда письмо в фирму за рубежом отправляет частное лицо.
Международные купоны оплаченного ответа дают возможность Вашему адресату своевременно отвечать на письма частных лиц во всём мире, не неся при этом расходы на переписку, которые могут составлять оплату нескольких десятков тысяч писем ежемесячно. IRC вкладываются в конверт для того, чтобы по получении письма адресат мог обменять их на почтовые марки на минимальную сумму стоимости международного письма - ответа Вам.
Каждый раз, отправляя письмо в фирму за рубежом, необходимо вкладывать IRC, - это гарантия того, что на ваше письмо обязательно придёт ответ.
Современный мир объединён в единый Почтовый Союз UNION POSTALE), насчитывающий около 150 стран на всех континентах. Разумеется, страны СНГ являются членами этого Союза.
К сожалению, в настоящее время IRC не распространяется в СНГ, несмотря на то, что IRC исправно доставляется из Женевы. В связи с этим, в частном письме в заграничную фирму уместна оговорка, что IRC не продаются в СНГ и поэтому Вы не имеете возможности вложить их в конверт, о чём очень сожалеете.
Конечно объяснить западным адресатам отсутствие IRC совершенно не предоставляется возможным, т. к. отсутствие в продаже IRC также немыслимо для них, как отсутствие бланков телеграмм и марок. Но всё-же, в подавляющем случае, Вам непременно ответят, т. к. делаются поправки на специфику различных стран.

Заключение

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, — роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту — бумажные перфокарты, перфокарты — гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо — перспективная часть документооборота.

Список используемой литературы:

• ГОСТР 6.30 2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., – 2001

• Кирсанова М. В.Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004
• Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М.Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005

• Секретарское дело. 2004. № 1

Интернет ресурсы:

• vbt-ruskom.narod.ru/ethics.html

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: