Сделай Сам Свою Работу на 5

Ссылки на индексы отправителя

Введение

К сожалению, в течение производственной практики в Инспекции Федеральной Налоговой Службы России № 35 по городу Москве и Государственном бюджетном образовательном учреждении Высшего профессионального образования Московской Государственной Академии Делового Администрирования нам не удалось рассмотреть вопрос нашей темы, то есть мы не участвовали в деловой международной переписке, поэтому в данной работе мы приведем теоретические аспекты по данному вопросу.

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами на сегодняшний день стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знание двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные и деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация». Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов;

2) межстрочные интервалы и шаг письма;

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов.



Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12:

 

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое 10, верхнее – 20 мм.
Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

 

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

 

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);
12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе

На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя

В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

3 Дата письма

Проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.Например:2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например:10 June 2000 (10 июня 2000).

4 Адресат («внутренний адрес»)

Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.
Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны.

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

5 Указание на конкретное лицо «К сведению»

Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of: P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager

Вступительное обращение

В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John
Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.