Поиск данных с помощью автофильтра.

Для поиска данных с помощью автофильтра необходимо:

· Выделить ячейку внутри списка или его целиком;

· Данные / Фильтр / Автофильтр;

· Раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий;

· Выбрать желаемый критерий: Все, Первые 10, Условие; Точное значение.

После выбора в списке Условие появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В этом окне слева задаются условия, а справа – значения отбора данных. Для задания второго условия необходимо установить требуемый переключатель И, ИЛИ и задать второе условие отбора и его значение.

Можно исключить любое поле из критерия отбора. Для этого надо раскрыть соответствующий список и выбрать команду Все. Чтобы снять критерий целиком, надо Данные / Фильтр / Отобразить все. Чтобы отменить режим автофильтра, надо Данные / Фильтр / Автофильтр.

Фильтрация данных возможна и с несколькими рядом стоящими полями таблицы. Для этого необходимо на первом шаге выделить ячейки, участвующие в фильтрации.

Вопрос 28: Расширенный фильтр. Организация работы. Поиск и выборка данных.

Фильтрация – выбор из списка только тех записей, которые соответствуют заданному критерию. Остальные записи при этом временно скрываются.

Виды фильтрации: автофильтр; расширенный фильтр.

Возможности расширенного фильтра

• можно поместить результат в новое место вне списка

• задать больше двух условий для одного поля

• соединить условия в разных полях операцией ИЛИ

• использовать формулы со ссылками на ячейки при записи условий

Правила формирования диапазона условий критерия сравнения:

• состав столбцов определяется столбцами исходного списка, для которых задаются условия поиска

• заголовки столбцов должны в точности совпадать с заголовками столбцов списка

• условие, написанное под заголовком столбца, относится именно к этому столбцу

• условия поиска в каждом столбце задаются в виде:

o точного значения

o шаблона, включающего символы * и ?

o простого сравнения с использованием одной операции сравнения

Правила формирования множественного критерия:

• все условия, записанные в столбцах одной строки, соединяются логической операцией И(как в Автофильтре)

• все условия, записанные в разных строках, соединяются логической операцией ИЛИ(невозможно в Автофильтре)

Вопрос 29: Расширенный фильтр. Вычисляемый критерий

Вычисляемый критерий может сделать операцию фильтрации более гибкой. Вычисляемый критерий основывается на одном или нескольких вычислениях.

При использовании вычисляемых критериев рекомендуется помнить некоторые правила:

Не используйте заголовки полей списка в диапазоне критериев. Создайте новый заголовок или просто оставьте пустую ячейку.
Можно использовать любое количество вычисляемых критериев, а также сочетания вычисляемых критериев с невычисляемыми.
Не обращайте внимание на значения, возвращаемые формулами в диапазоне критериев. Они ссылаются на первую строку списка.
Если Ваша вычисляемая формула ссылается на значение вне списка, используйте абсолютные, а не относительные ссылки. Например, вместо C1 используйте ссылку $C$1.
При создании формул вычисляемых критериев используйте первую строку списка (не строку заголовков). Используйте относительные, а не абсолютные ссылки. Например вместо $C$5 используйте ссылку C5.

Вопрос 30: Создание отчетов с промежуточными итогами

Excel может автоматически обобщать данные, вычисляя промежуточные и общие итоги в списке. Для использования автоматических промежуточных итогов список должен содержать столбцы с подписями и быть отсортированным по столбцам, для которых требуется промежуточные итоги. При вставке автоматических промежуточных итогов Excel изменяет разметку списка, группируя строки данных с каждой связанной строкой промежуточных итогов, а строки промежуточных итогов – со строкой общих итогов.

Существует возможность выбора функций для вычисления итогов. Например СУММ – для вычисления промежуточных итогов и общих итогов по листу. Для создания промежуточных итогов надо :

· Выделить ячейку списка данных;

· Данные / Итоги / в диалоговом окне Промежуточные итоги в списке При каждом изменении в выбрать колонку таблицы, содержащую отсортированные данные. При изменении значения в данной колонке будут подводиться итоги.

· В списке Операция выбрать операцию выполняемую над данными;

· В списке Добавить итоги по выбрать данные, которые должны участвовать в расчетах, установить флажки требуемых столбцов данных;

· Установить требуемые флажки в поле;

· Заменить текущие итоги, чтобы заменить все старые промежуточные итоги на вновь создаваемые;

· Конец страницы между группами, чтобы печать одной группы осуществлялась на отдельной странице;

· Итоги по данным, чтобы размещать итоговые данные под детальными данными.

Для удаления промежуточных итогов: Данные / Итоги / в диалоговом окне Промежуточные итоги нажать кнопку Убрать все.

Создание итоговых отчетов. При добавлении в список промежуточных итогов разметка списка изменяется таким образом, что становится видна его структура. Щелкая знаки структуры , и , можно создать итоговый отчет, скрыв подробности и отобразив только итоги.