Анализ существующих систем электронного документооборота

Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, не рассматриваются.

Ниже рассмотрены некоторые СЭД, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.

«DocsVision»

Система «DocsVision» — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Разработчик - «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Разрабатывается с 1998 года.

Функции:

- автоматизация управления предприятием;

- поддержка процессного подхода в организации управления;

- автоматизация систем менеджмента качества;

- автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

- средства контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;

- управление процессами обработки документов;

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

- автоматизация канцелярии;

- создание электронного архива документов.

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования;

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

- возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

- единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

- средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

Недостатки:

- отсутствие проверки документов на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности регистрации документа на основании существующего;

- отсутствие обеспечения учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы.

«Мотив»

«Мотив» - это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях — таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года.

Функции:

- создание единого информационного пространства компании;

- организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

- возможность коллективной работы над проектами;

- возможность управления большим количеством задач и поручений;

- контроль над занятостью персонала;

- управление большим объемом документов;

- обеспечение конфиденциальности информации;

- быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

- ведение архивов проектов, задач и документов.

Преимущества:

- преднамеренное упрощение объектной модели системы, что способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала;

- объединение функционала нескольких классов систем управления;

- работа с различными интерфейсами;

- возможность самостоятельного внедрения;

- широкие возможности интеграции;

- для администрирования системы не требуется каких-либо специальных навыков;

- понятный функционал.

Недостатки:

- отсутствие шаблонов создаваемых документов;

- отсутствие возможности создания документа на основе существующего;

- отсутствие возможности регистрации документов со сканера;

- отсутствие совместимости с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов;

- отсутствие ведения истории работы с документом;

- отсутствие проверки на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности организации работы в режиме off-line;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- отсутствие ведения отдельной архивной базы документов;

- отсутствие учета места хранения оригинальных документов.

«Directum»

Система «Directum» представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. Разработчик — «Directum». На рынке с 2003 года. «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

Функции:

- управление электронными документами;

- управление деловыми процессами;

- управление договорами;

- управление совещаниями;

- управление взаимодействием с клиентами;

- канцелярия;

- обращения граждан и организаций;

- управление показателями эффективности.

Преимущества:

- реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);

- соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;

- расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);

- простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;

- наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;

- легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;

- возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;

- наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера);

- расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами;

- высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов;

- наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Недостатки:

- зависимость от платформ Microsoft;

- стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;

- если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии;

- отсутствие возможности создания документа на основе существующего;

- отсутствие проверки на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- отсутствие возможности построения отчетов по результатам поиска;

- необходимость внедрения дорогостоящей инфраструктуры.

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Разработчик — «Cognititve Technologies». Существует на рынке с 1997 года. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Функции:

- автоматизация регистрации документов и заданий;

- обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществление мгновенного поиска информации;

- контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

- возможность проведения мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организация долговременного хранения документов организации;

- обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Преимущества:

- к основным преимуществам разработчики относят возможность использования системы как коробочное, так и проектное решение;

- для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки;

- соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000;

- наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);

- наличие в системе встроенного генератора отчётов;

- технология морфологического анализа текста;

- возможность работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира;

- применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;

- гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;

- система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

Недостатки:

- отсутствие встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;

- отсутствие работы с документами в режиме off-line;

- отсутствие выдачи задач на группу;

- ориентация на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;

- достаточно плохо организованная работа с большими объемами хранения;

- несовершенная работа с номенклатурой дел;

- несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (нет учета рассылки бумажных документов).

В таблице 2.1 представлены оценки функциональных возможностей каждой СЭД по обобщенным критериям.

Данные критерии были разработаны и оценены в статье Рейнгольда Леонида Александровича специалиста по информационным технологиям, кандидата технических наук, посвященной обзору систем электронного документооборота.

Для подсчета каждого обобщенного критерия Рейнгольдом Л.А. было выбрано множество частных критериев. В таблице 2.1 значение последнего столбца соответствует количеству частных критериев, участвующих в оценке.

Таблица 2.1 - Оценка функциональных возможностей СЭД

Как видно из таблицы 2.1, некоторые из выше рассмотренных систем электронного документооборота заслуживают достаточно высокой оценки. Но параллельно с этим резко возрастает стоимость продукта. Некоторым компаниям с небольшой циркуляцией документооборота большинство из функциональных возможностей рассмотренных СЭД не нужно, им нужны минимальные функциональные характеристики, необходимые именно их компании, за минимальную стоимость. Кроме того, у многих компаний уже есть СУБД, поэтому некоторые СЭД, без возможности работы с данной СУБД, исключаются из рассмотрения.

«Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме “Реклама Плюс”» разрабатывается с использованием имеющейся у фирмы СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Преимуществами программы являются:

- по требованию заказчика программа будет иметь только необходимый функционал, поэтому резко снижается стоимость покупки данного программного продукта, при этом сохраняя все требования заказчика;

- программа будет иметь удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, учитывающий существование специфических документов в данной фирме;

- возможность дальнейшего развития функционала программы;

- отсутствие необходимости в приобретении дополнительных модулей, программа содержит весь необходимый заказчику функционал;

- легкое администрирование за счет использования распространенной платформы MS SQL Server 2008.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: