Обзор существующих решений

АННОТАЦИЯ

В данной выпускной квалификационной работе специалиста представлена программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме «Реклама Плюс». Программа обеспечивает персонал организации удобным средством управления документами.

Актуальность данной работы определяется тем, что в настоящее время, в связи с постоянным увеличением количества информации, необходимость эффективного управления документооборотом стоит перед каждой организацией. При этом крайне важно учитывать индивидуальные особенности документооборота каждой компании. По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме «Реклама Плюс» учитывает все особенности организации документооборота в данной фирме.

Функции программы реализует приложение, разработанное в рамках клиент-серверной архитектуры.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение. 5

2. Специальная часть. 7

2.1. Постановка задачи. 7

2.2. Обзор существующих решений. 8

2.2.1. Анализ существующих систем электронного документооборота. 8

2.2.2. Анализ и обоснование выбора программных средств для решения задачи 17

2.3. Анализ схемы организации документооборота в коммерческой фирме «Реклама Плюс». 24

2.4. Алгоритмы функционирования программы.. 26

2.4.1. Алгоритм функционирования клиентской части программы.. 26

2.4.2. Алгоритм работы с базой данных «Документация». 28

2.4.3. Алгоритм работы пункта меню «Добавить». 31

2.4.4. Алгоритм работы пункта меню «Поиск». 35

2.4.5. Алгоритм работы пункта меню «Редактировать». 38

2.4.6. Алгоритм работы с базой данных «Электронный архив». 40

2.5. Организация данных. 42

2.5.1. Организация входных данных. 42

2.5.2. Описание таблиц базы данных «Документация». 43

2.5.3. Описание таблиц БД «Электронный архив». 72

2.5.4. Организация выходных данных. 73

2.6. Технические и программные средства. 74

2.6.1. Технические средства. 74

2.6.2. Программные средства. 75

2.7. Результаты работы программы и их оценка. 75

2.7.1. Объект испытаний. 75

2.7.2. Цель испытаний. 76

2.7.3. Требования к программе. 76

2.7.4. Требования к программной документации. 77

2.7.5. Средства и порядок испытаний. 77

2.7.5.1. Технические средства, используемые во время испытаний. 77

2.7.5.2. Программные средства используемые во время испытаний. 78

2.7.5.3. Порядок проведения испытаний. 78

2.7.6. Методы испытаний. 79

3. Организационно-экономическая часть. 97

3.1 Организация и планирование процесса разработки программного продукта. 97

3.1.2. Предварительная оценка продолжительности выполнения отдельных этапов разработки. 99

3.1.3. Установление профессионального состава и количества исполнителей. 99

3.1.4. Расчет трудоемкости работ. 99

3.1.5. Построение и контроль выполнения календарного графика выполнения разработок. 106

3.2. Расчет затрат на создание программного продукта и его цены.. 108

3.2.1. Материальные затраты.. 108

3.2.2. Основная заработная плата разработчиков проекта. 109

3.2.3. Дополнительная заработная плата разработчиков проекта. 110

3.2.4. Отчисления по страховым взносам. 110

3.2.5. Приобретение комплекса технических средств (КТС) 111

3.2.6. Содержание и эксплуатация комплекса технических средств (КТС) 111

3.2.7. Услуги сторонних организаций. 114

3.2.8. Командировки. 114

3.2.9. Накладные расходы.. 115

3.2.10. Определение цены программной продукции. 116

3.3. Оценка эффективности внедрения программной продукции. 116

3.3.1. Обоснование эффективности внедрения программной продукции. 116

3.3.2. Анализ притоков и оттоков денежных средств. 120

3.3.3. Выбор нормы дисконта. 121

3.3.4. Чистый дисконтированный доход. 123

3.3.5. Индекс доходности. 125

3.3.6. Срок окупаемости. 126

3.4. Заключение. 127

4. Заключение. 128

5. Список использованных источников. 129

6. Перечень сокращений. 130

7. Приложение А.. 131

8. Презентационный материал. 131

ВВЕДЕНИЕ

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. В современном мире организации сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Увеличение объёмов информации происходит очень быстрыми темпами. Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Системы электронного документооборота получают в России все большее распространение.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работа с ними.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Документы - это основные носители информации, формируемые в ходе любого бизнес-процесса, именно над ними происходит большинство элементарных операций. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Согласно классическому определению документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправления.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает организация, какова история и текущее состояние того или иного документа. СЭД решают указанные проблемы.

Системы электронного документооборота позволяют:

- повысить производительность компании;

- получить мгновенный доступ к актуальной информации;

- уменьшить количество ошибок типа "человеческий фактор";

- уменьшить материальные издержки;

- улучшить взаимодействие между отделами внутри организации;

и многое другое.

Целью данной выпускной работы специалиста является создание программы автоматизации документооборота в коммерческой фирме «Реклама Плюс». Программа позволит исключить основные проблемы традиционного «бумажного» документооборота компании и повысить эффективность работы сотрудников.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Постановка задачи

Целью дипломного проекта является разработка программы автоматизации документооборота, обеспечивающей сотрудников фирмы удобным средством для работы с циркулирующей в фирме документацией.

Программа должна выполнять следующие функции:

- Предоставлять удобный интерфейс пользователя;

- Обеспечивать возможность дополнения базы данных новой информацией, предоставляемой пользователем;

- Обеспечивать возможность автоматического заполнения полей шаблонов документов из специально подготовленного текстового файла;

- Обеспечивать возможность редактирования и удаления информации из базы данных в соответствии с требованиями пользователя;

- Обеспечивать контроль корректности вводимых пользователем данных;

- Обеспечивать поиск информации в базе данных по различным критериям;

- Обеспечивать формирование и возможность печати уникальных штрих-кодов документов;

- Обеспечивать быстрый поиск информации по номеру штрих-кода документа;

- Обеспечивать возможность загрузки в БД и просмотра из БД файла изображения документа формата JPEG;

- Обеспечивать возможность просматривать историю изменений каждого документа, в которой содержится информация о дате изменения, ФИО сотрудника, который произвел изменение, наименовании изменяемого поля документа,прежнем значении поля и новом значении поля.

- Осуществлять рассылку электронных сообщений о добавлении в базу данных новой документации всем участвующим пользователям;

- Экспортировать отчетные документы по результатам поиска в базе данных;

- Отправлять документацию на хранение из текущей базы данных в БД «Электронный архив»;

- Осуществлять поиск документов по электронному архиву документации;

- Обеспечивать разграничение прав пользователей на выполнение определенных функций в программе;

- Осуществлять обработку исключений в работе модуля и выдачу сообщений при их возникновении.

Наряду с реализуемыми в программе функциями, в ней предусмотрена справка, в которой подробно описано, как осуществлять каждое из действий в программе.

Обзор существующих решений

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: