Технология создания документов в WORD

Этапы: подготовительный, основной, заключительный.

Настройка Word для работы

1. Загрузка текстового процессора и подготовка к созданию документа.

2. Установка параметров страницы.

3. Выбор режима отображения документа.

4. Задание масштаба отображения документа.

5. Задание параметров абзаца.

6. Выбор шрифта.

7. Расстановка переносов.

Набор, редактирование, форматирование и сохранение документа

8. Набор текста.

9. Сохранение документа.

10. Редактирование текста.

11. Форматирование текста.

Печать документа

12. Установка колонтитулов.

13. Предварительный просмотр.

13. Печать.

14. Анализ подготовленного документа.

15. Завершение работы.

Шаблон – это совокупность постоянного текста, графики, стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панели инструментов, нестандартного меню (расширение .dot).

Интерфейс

После загрузки Microsoft Word на экране появляется окно со стандартной для приложений Microsoft Windows структурой: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, линейки, рабочая область документа, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, строка состояния.

Строка заголовка выделена контрастным цветом. На ней расположены; кнопка системного меню, название рабочего документа, название приложения и кнопки управления окном. После запуска текстового процессора Microsoft Word в строке заголовка отображается имя документа.

Ниже строки заголовка размещается строка меню. Каждый пункт меню объединяет команды, реализующие определенную группу операций.

Файл.Создает новые, сохраняет, находит и открывает ранее созданные файлы, обеспечивает расположение текста на странице, а также просмотр и печать документов.

Правка.Перемещает, копирует, удаляет объекты, выполняет поиск и замену фрагментов текста.

Вид. Позволяет просматривать документ и его структуру различными способами; изменять масштаб отображения документа; оформлять колонтитулы; настраивать необходимые панели инструментов.

Вставка.Позволяет вставлять объекты, автоматизирует добавление специальной И.: номеров страниц, даты, сносок и ссылок. Обеспечивает автоматическое составление оглавления документа.

Формат.Позволяет выполнить операции, улучшающие визуальное восприятие документа.

Сервис.Позволяет выбрать язык, проверить правописание документа, выполнить автозамену, просмотреть статистику документа, изменить опции программы, настроить параметры.

Табл..Автоматизирует процедуры создания, правки и преобразования таблиц.

Окно.Переключает окна различных документов, организует удобное размещение открытых окон.

Справка.Содержит И., оказывающую помощь пользователю в работе.

Состав меню настраивается с помощью вкладки Команды, появляющейся после выполнениякоманды Сервис►Настройка.

Панели инструментов (пиктографические меню) состоят из кнопок-пиктограмм, которые разделены на группы и соответствуют наиболее часто употребляемым командам обработки документов:

 работа с файлами: создать новый документ, открыть существующий документ, сохранить, отправить сообщение;

 подготовка к печати: печать, предварительный просмотр, проверка правописания;

 работа с выделенным фрагментом: вырезать, копировать, вставить; и др.

При установке курсора мыши на кнопку панели инструментов появляется подсказка о назначении выбранной кнопки.

Основную часть окна процессора Word занимает область работы с текстом, называемая рабочей областью. Она обрамлена сверху и слева линейками, а снизу и справа полосами прокрутки, которые предназначены для быстрого перемещения по документу. Линейки служат для ориентации на странице, установки границ и позиций табуляции, абзацных отступов и полей страницы. К левому краю горизонтальной полосы прокрутки примыкают кнопки, управляющие режимами просмотра и правки документа.

Самая нижняя часть рабочего экрана Word – строка состояния, содержащая И. о текущем состоянии текстового процессора и режимов работы с документом.

Настройка рабочей среды

Существенными компонентами пользовательского интерфейса Word являются режимы, или виды отображения документа в рабочем окне. В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы для работы с документом:

 обычный;

 Web-документа;

 разметки страницы;

 структуры документа; и др.

Установка режима производится командой меню Вид, адля режима предварительного просмотра – меню Файл.

При настройке рабочей среды можно изменять масштаб просмотра документа выполнением команды Вид►Масштаб.

В окне Microsoft Word при первоначальной загрузке присутствуют панели инструментов – Стандартная и Форматирование, содержащие кнопки наиболее часто употребляемых операций. Для выбора необходимых панелей инструментов используется команда Вид►Панель инструментов.

С помощью команды Вид►Панели инструментов►Настройкаможно создать новую панель, восстановить исходное состояние панелей после их настроек, изменить вид кнопок, обеспечить вывод подсказки при установке указателя мыши на кнопку.

Команда Сервис►Параметры►вкладка Вид позволит установить или убратьполосы прокрутки, строку состояния, всплывающие подсказкии др.

Подготовка к печати.

Установка параметров страницы. Установка колонтитулов. Нумерация страниц

7.1. Табличные процессоры: функциональные возможности.

Табличные процессоры – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Табличные процессоры обеспечивают: · ввод, хранение и корректировку большого количества данных; ·автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

·дружественный интерфейс; ·наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

Осн функции ЭТ: Обработка различных типов данных, Оформление и печать ЭТ, Создание многотабличных док-ов объединен формулами, Построение и модификация графич представления данных, Работа с табл как с база данных, Создание итоговых и сводных таблиц, Исп информ из внешних источников, Решение задач «что, если» путем подбора параметров, Статистическая обработка данных, Разработка макрокоманд для автоматизации некот действий и др.

Функциональные возможности: многооконный интерфейс(означает, что можно работать одновременно с несколькими открытыми окнами), многостраничные файлы(файл представляется в виде книги, кот разбивается на страницы), гибкое управление текстом, встроенные функции(большое количество встроенных функций, разбитых на классы), проверка рабочей таблицы(встроены различные способы проверки, подсказывающие пользователю о сделанных ошибках), разнообразие диаграмм и возможность рисовать, управление списками,т.е. возможность работать с табличным процессором как с базой данных, сводные таблицы, защита рабочей книги, обмен данными - поддерживает все способы обмена(через буфер, динамическая связь, OLE-технология), файловая совместимость, имеет собственный формат файла, управление базами данных, кроме списков EXCEL может читать файлы специализированных систем управления базами данных, мощная справочная система.

Основные понятия табличного процессора

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа

Основными понятиями Excel являются книга, лист, ячейка, страница, адрес ячейки, ссылка.

· книга – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

· лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

·ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);

·текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

·адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;

· блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;

·ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;

·абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

· относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.

·формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

Типы данных в Excel

В Excel могут быть выделены след виды данных:

· Числовые. Они представляют собой значения, кот можно исп в вычислениях

· Текстовые. Такие данные исп в кач-ве элементов оформления табл, либо для хранения и обработки текстовой информ (фамилии, адреса и др.)

· Дата и время. Дата исп для отображения даты. В памяти компа данные этого типа сохран как число, представл собой кол-во дней от 1 янв 1900 г. До введенной даты. Время хранится как часть суток

Для форматирования чисел исп команда «Формат» - «Ячейки» и вкладка «Число». Для данных числового типа предусмотрены след форматы:

1-Числовой. Исп для отображ целых чисел и десятичных дробей. Для этого формата можно установить разделитель между тысячными разрядами, а также кол-во чисел после запятой., 2-Денежный. Исп для проведения денежных расчетов. Можно установить кол-во выводимых на экран чисел после запятой, а также тип валюты., 3-Финансовый. Отлич от предыдущего только типом выравнивания в ячейке, 4-Дата. Позволяет установить разнообразные форматы вывода даты, 5-Время. Позвол установить разнообразные форматы вывода времени, 6-Процентный. Исп для отображ относит величины, выраж в процентах. В память компа даты в этом формате сохр как десятичные дроби, 7-Дробный. Исп для отображения простых дробей, 8-Экспоненциальный. Исп для отраж чисел в экспоненциальном виде.

Созд собств форматов.Когда встроенных форматов недостаточно, предусмотрена создание собственных формато. Для этого: Выделить одну или несколько ячеек для кот требуется изм формат, Выберите команду: Формат/Ячейки вкладка Число, затем в данном списке формата выбрать элемент /все форматы/, В поле Тип введите маску нового формата.

0 – исп для контроля кач-ва разрядов числа

? – исп аналогично предыдущему, только в разрядах дробной части числа заносятся не нули, а символы пробела

# -- исп когда нужно жестко задать порядок ростановки символов пробела

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: