Типичные ошибки при телефонном общении
Самым большим недостатком при телефонном общении является равнодушие. Кто не заинтересован в деле, тот не сможет достойно представить свою фирму. Из-за отсутствия интереса отвечающий совершает такие ошибки, как:
- неготовность вести диалог;
- недружелюбие, сухость в общении;
- подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;
- нетерпение;
- желание быстрее закончить разговор и положить трубку.
Естественно, отсюда проистекают и другие ошибки, связанные в основном с негативным отношением к партнеру по телефону:
- отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;
- недостаточное участие в проблемах собеседника;
- неумелая постановка вопросов;
- долгие паузы, связанные поиском документов.
Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не означает, что вам надо повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, в случае с телефоном является ошибочным. При плохой слышимости надо не повышать голос самому. А попросить собеседника говорить громче и поинтересоваться при этом, как он слышит вас.
Разговаривайте по телефону на том же уровне громкости, что и при очной беседе. Громкая речь по телефону часто менее разборчива, так как параметры микрофона и телефона выбраны с расчетом на обычный, средний уровень громкости.
Не следует говорить и слишком быстро, так как в этом случае приходится часто повторять то, что не было понято собеседником.
Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно неразборчиво звучат числа и числительные. Поэтому произносить их нужно более отчетливо. При обычном внутригородском общениирегламент делового телефонного разговора ограничивает продолжительность
информативной беседы
| 1 мин. – 1 мин. 15 с.
| беседы, целью которой является решение проблемы
| 3 мин.
| При этом соответственно выделяются следующие композиционные части:
Информативная беседа
| Деловые переговоры с целью принятия решения
| 1. Взаимное представление 20+-5 с.
| 1. Взаимное представление 20+-5 с.
| 2. Введение собеседника в курс дела 40+-5 с.
| 2. Введение собеседника в курс дела 40+-5 с
| 3. Заключительные слова и слова прощания 20+-5 с.
| 3. Обсуждение ситуации 100+-5 с.
|
| 4. Заключительные слова и слова прощания 20+-5 с.
|
В целях экономии времени представление во время телефонного диалога происходит не так, как при личной встрече. Сначала называется фирма, затем должность и фамилия звонящего:
А. – Фирма «Информцентр», здравствуйте.
Б. – Добрый день.
А. – Отдел связей с общественностью. Мы вам делали предложение в отношении рекламной поддержки презентации нашей организации.
При жёстком лимите времени выработались устойчивые речевые формулы, закреплённые за той или иной ситуацией и облегчающие выбор словесной формы передачи информации (канцеляризмы). Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используют следующие фразы:
Мне нужно (необходимо)
| Проинформировать вас…
Поставить в известность…
Обсудить с вами вот что…
| Я должен (должна)
| Сообщить вам…
Объяснить вам…
| Вы не могли бы меня
| Проконсультировать…?
| Я звоню вам вот по какому делу…
|
| У меня вот какой вопрос…
|
| Я вам звоню…
| По просьбе…
По рекомендации…
| Меня просили
| С вами связаться по вопросу…
|
В отсутствие визуального контакта реактивные реплики должны быть более энергичными. Трубка не должна «молчать»: для говорящего это означает, что его не слушают или слушают невнимательно. Реактивные реплики типа «Да-да», «Хорошо», «Понятно», «Так-так» сопровождают сообщение.
При переходе ко второй, а затем к третьей части (обсуждение ситуации) говорящими часто используются приёмы перефразирования и авторизации информации (авторизация – ссылка в речи на источник информации).
Перефразирование
| – Как я вас понял…
– Как я понимаю, вы утверждаете…
– Другими словами, вы считаете…
– Если я вас правильно понял, вы говорите…
| Авторизация
| – По моим предположениям…
– По нашим сведениям…
– По данным …
– По имеющимся у нас данным…
– Как нам стало известно…
|
Иногда из-за плохой слышимости, большого объема информации, которую трудно воспринять на слух, абоненты используют реплики корректирующего характера:
– Вы не могли бы повторить…
– Простите, я не расслышал…
– Вы меня слышите?
– Вы поняли мое сообщение?
– Вы меня не так поняли…/ не совсем верно поняли…/ неправильно поняли…
Очень существенным с точки зрения реализации речевого замысла является результирующий этап.
Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта
Вызывающий
| Принимающий
| - Кажется, все обсудили.
| - Все?
| - Вот, пожалуй, и всё.
| - У вас все ко мне?
| - Вот и всё.
| - Вы закончили?
| - Договорились?
| - По этому вопросу, кажется, все?
| - Обо всем договорились?
| - Еще что-нибудь?
| - Вы удовлетворены?
| - Да, пожалуй.
| - Что-нибудь еще?
| - Да-да, конечно!
| - Больше никаких уточнений и дополнений не будет?
| - Кажется, ничего.
| - Вы что-то еще хотите сказать?
| - Нет.- Нет, что вы!
| Благодарятза информацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:
– Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в выставке.
– Благодарю вас за приглашение и с удовольствием его принимаю.
– Очень признателен вам за помощь.
– Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.
Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за долгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за неверное соединение:
– Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день…
– Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое количество вопросов)…
– Извините за то, что отрываю вас от дел…
– Извините за затянувшийся разговор…
Этикетные формы занимают в телефонном деловом разговоре довольно большое место. Рассмотрим, какую часть от общего лексического состава телефонного диалога занимает этикетная лексика.
А. – Алло. Я хотел бы поговорить с господином Головиным.
Б. – Я у телефона.
А. – С вами говорит Роман Малинин, представитель фирмы «Макс».
Б. – Очень приятно. Слушаю вас.
А. – Мне хотелось бы до начала переговоров кое-что уточнить.
Б. – Пожалуйста. Я вас слушаю.
А. – Изменилась ли цена квадратного метра экспозиции в связи с инфляцией?
Б. – Да, конечно. Сейчас один квадратный метр площади в павильоне стоит двадцать долларов, а на открытой площадке – десять.
А. – Спасибо. Это все, что я хотел узнать.
Б. – Если у вас возникнут еще какие-нибудь вопросы, звоните. Я к вашим услугам.
А. – Спасибо. В случае необходимости я обязательно воспользуюсь вашим предложением. Всего доброго.
Б. – До свидания.
Таким образом, этикет не только регулирует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного диалога. Это очень важно ввиду строгой регламентации времени телефонного общения.
Пример делового телефонного разговора
А. – Алло. Центр «Интерконгресс».
Б. – Здравствуйте. Радитехнический университет. Миронова Ольга. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.
А. – Добрый день. Слушаю вас.
Б. – Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать – сто сорок человек?
А. – Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зал на сто пятьдесят мест.
Б. – Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?
А. – В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их количество.
Б. – Как отправить вам заявку?
А. – Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо. В нем вы и укажете все виды услуг и их стоимость.
Б. – Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу.
А. – Да.
Б. – И через сколько дней вы его получите?
А. – Письмо идет обычно два-три дня.
Б. – Это довольно долго.
А. – Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.
Б. – Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информацию.
А. – Пожалуйста. Всего доброго.
Американский бизнесмен Х.Маккей[23] считает, что любой человек, который поддерживает с вами телефонные контакты, будет доволен, зная, в какое время он может вас застать. Вот почему при деловых переговорах всегда сообщайте ему об этом.
Методические указания
Прочитайте:
1. Бороздина Г.В. Психология делового общения.- М., 2000. С. 61-62
2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Культура и искусство речи: Современная риторика. – Ростов- на-Дону, 1998. С. 85-87; 128-135.
3. Карнеги Д. Как завоёвывать друзей и оказывать влияние на людей.- М., Прогресс, 1989. С.151-152
4. Маккей Х. Как уцелеть среди акул. – М., 1991
Ответьте на вопросы:
1. Каковы разновидности беседы? Что называется деловой беседой?
2. Расскажите о последовательности проведения деловой беседы.
3. Каковы факторы создания положительной атмосферы во время деловой беседы?
4. Расскажите о правилах убеждения, используемых в ходе деловой беседы?
5. Каковы особенности делового телефонного разговора?
6. Как правильно подготовиться к деловому разговору по телефону?
7. Какие элементы включает в себя грамотное общение по телефону, когда речь идет о звонящем?
8. Какие элементы включает в себя грамотный ответ по телефону?
Выполните практические задания:
Задание 1.
«Собеседование».
Предположите, что Вам предстоит собеседование при приёме на работу. Ответьте на вопросы, наиболее типичные для такого мероприятия (с.65-67). Не скромничайте, подайте себя с лучшей стороны. В этом Вам поможет тренинговое упражнение «Развитие уверенности в себе и позитивной точки зрения».
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|