Система управления гостиничным предприятием

Организационная структура

Организационная структура – это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда. Организационная структура гостиницы является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника.

Целью организационной структуры являются:

Разделение труда;

Определение задач и обязанностей работников;

Определение ролей и взаимоотношений

Главной задачей организационной структуры гостиницы «Гранд Отель Европа» (Приложение 1) является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Тип организационной структуры линейно-функциональная.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия. Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

Функциональное назначение служб

Служба управления номерным фондом занимается решением следующих вопросов:

• бронированием номеров;

• приемом туристов, пребывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам;

• отправка туристов домой или к следующему пункту маршрута путешествия после окончания тура;

• обеспечение обслуживания в номерах;

• поддержание необходимого санитарно-гигиеническое состояние номеров и уровня комфорта в жилых помещениях;

• оказание бытовых услуг гостям.

Служба приема и размещения.

К функциям службы относятся:

- Прием заявок и их обработка.

- Составление необходимой документации: графика заездов на каждый день (неделю, месяц, квартал, год), карты движения номерного фонда.

- приветствие гостя;

- выполнение необходимых формальностей при его размещении;

- распределение номеров и учет свободных мест в гостинице (данную функцию может выполнять отдельно сформированная служба портье);

- выписка счетов и производство расчетов с клиентами (предварительных и окончательных);

- ведение карточки гостя.

Работа службы разбита на три смены. Утренняя смена работает с 6.45 до 15.15, дневная смена начинает работу в 14.45 и заканчивает в 23.15, ночной аудитор приступает к работе в 22.45 и заканчивает работу в 7.15.

Хозяйственная служба.

Важнейшей функцией службы является поддержание необходимого уровня комфорта и санитарно-гигиенического состояния гостиничных номеров, а также общественных помещений.

Основной задачей горничных является уборка номеров, независимо от того заняты они или нет.

В структуру данной службы также входить прачечная, химчистка, глажка белья, обеспечивающие номера гостиницы и гостей, необходимыми для комфортного отдыха принадлежностями.

Служба безопасности.

Личная безопасность гостей и гарантированная сохранность их собственности – важный аспект в работе гостиницы «Гранд Отель Европа». Служащие обязаны по закону принимать все необходимые меры предосторожности, чтобы защитить гостей от грабежа, мошенничества, насилия и прочих преступлений против личности. Они несут ответственность за ущерб, нанесенный гостям за время их проживания в гостинице.

Службе безопасности гостиницы приходится заниматься следующими проблемами:

- разработкой процедур реагирования на чрезвычайные происшествия;

- повседневной безопасностью гостевых комнат;

- контролем ключей;

- предотвращением краж, контролем за замками;

- контролем доступа в здание гостиницы;

- системой охранной сигнализации;

- контролем территории;

- наружным освещением;

- системой наблюдения с помощью телемониторов;

- сейфами и несгораемыми шкафами;

- сбором и хранением информации.

Служба питания

Обеспечивает обслуживание гостей предприятия в ресторанах, кафе и барах гостиницы, решает вопросы по организации и обслуживанию банкетов, презентаций и т.д.

Служба маркетинга

Служба крупной гостиницы, обеспечивающая функционирование маркетингового комплекса. Основные принципы деятельности:

-обеспечение рыночного характера деятельности гостиничного предприятия;

-осознание общности дела;

-максимизация контактов с реальными и потенциальными клиентами.

Инженерная служба.

Отвечает за поддержание сложных систем в рабочем состоянии и их ремонта. Эти системы или их части в большинстве случаев оказываются в распоряжении широкого круга людей: от работников гостиницы до гостей. Функциями по поддержанию инженерных систем и коммуникаций в рабочем состоянии, согласно технологии обслуживания, внедренной в гостинице и осуществляемой инженерной службой, является:

-подогрев воды;

-вентиляция воздуха;

-кондиционирование воздуха;

-эксплуатация насосных систем;

- эксплуатация электрических систем;

-эксплуатация холодильных систем

- эксплуатация оборудования пищеблока;

- эксплуатация компьютерных систем;

- эксплуатация лифтового хозяйства;

-отопление помещений.

Все начальники служб контролируют результаты работы сотрудников и докладывают об этом высшему руководству.

Технологии продаж

Основной акцент в увеличении продаж в гостинице ставиться на безопасности гостя, обучении персонала, улучшении качества услуг, ценовой политике.

Отель позиционирует себя как самая лучшая гостиница в городе, гарантирующая высокий уровень обслуживания и полную безопасность во время пребывания в Отеле.

Установление цены – это очень важное решение, имеющее ключевое значение для успеха избранной стратегии поведения Отеля на рынке. Цена влияет на общее восприятие товара или марки и вносит свой вклад в позиционирование Отеля в глазах потенциальных клиентов. Цена неразрывно связана с понятием качества и является одной из составляющих имиджа; цена является удобной базой для сравнения конкурирующих услуг. Малейшее её изменение сразу же фиксируется рынком и может нарушить рыночное равновесие. Цена есть вынужденная точка контакта между отелями-конкурентами.

Ниже сводная таблица цен на номера люкс/ночь основных конкурентов.

Основной сегмент рынка гостиницы это богатые и обеспеченные клиенты. Это объясняет столь высокий уровень цен на услуги отеля.

Отель получил преображение с приходом нового генерального директора Шавке Янсена. Первоочередные задачи г-на Янсена в должности генерального директора Гранд Отеля Европа – это запуск нового модного ресторана «Azia» с суши-баром, азиатской станцией и открытой кухней, а также создание президентского крыла с грандиозными, самыми большими в Санкт-Петербурге роскошными люкс-апартаментами.

На историческом этаже расположены 13 классических номеров, 8 исторических полулюксов Belle Chambre, 9 классических люксов и 2 люкс-апартамента: апартаменты Лидваль и Росси. Гости, проживающие на историческом этаже, могут воспользоваться услугами личного дворецкого.

Управлять структурой гостиничного предприятия значит оптимально распределять цели и задачи между структурными подразделениями (службами, сменами, бригадами и т. п.) и каждым отдельным работником предприятия.

Структура управления, таким образом, определяется составом органов управления предприятием индустрии гостеприимства, характером их специализации, т. е. составом задач управления и формами координации их деятельности. Закрепляется она Уставом предприятия и документально оформляется специальными положениями об отраслях услуг, должностными инструкциями всех уровней управления. Организационная структура управления гостиницы представлена на рис.

Гранд Отель «Европа» имеет четкую иерархию менеджмента, в рамках которого все его члены занимают определенное место в соответствии со своим статусом.

В нижней части иерархии находятся служащие, которые заняты непосредственно работой. К ним относится производственный персонал гостиницы.

Управление персоналом осуществляется менеджерами, которых по своим функциональным обязанностям и ответственности можно разделить на три уровня:

1. Менеджеры, руководящие деятельностью только отдельных сотрудников – они не контролируют деятельность других менеджеров

2. Менеджеры, управляющие работой других менеджеров – находят методы решения наиболее важных задач, участвуют в составлении планов.

3. Менеджеры высшего звена, отвечающие за постановку глобальных задач, формирование стратегии развития и внутренних ценностей гостиничного предприятия. Они ответственны перед руководством гостиницы.

Такой структуре Отеля присуще:

- четкое разграничение ответственности и компетенции;

- достаточно простой контроль;

- быстрые и экономические формы принятия решения;

- простые иерархические коммуникации;

- персонифицированная ответственность.

Ответственность за принятие управленческих решений, как форма обеспечения безопасности, лежит на высшем звене управления. Подразделения являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою специфическую технологию, но вместе они имеют одну общую цель – удовлетворение потребностей гостя.

Подразделения могут быть ориентированы на производство продукции (кухня), предоставление услуг (ресторан, служба горничных), информационные службы (портье, бронирование), обеспечение безопасности.

Распределение кадров по отделам

В современных условиях система управления должна быть гибкой, чтобы быть конкурентоспособной. В Гранд Отеле «Европа» она имеет такие характеристики, как:

- небольшое число уровней управления;

- небольшие подразделения с квалифицированными специалистами;

- производство услуг и организация работы, ориентированные на гостя.

Эффективность работы персонала правомерно рассматривать как часть общей эффективности общественного производства. В экономической теории эффективность определяется исходя из поставленных целей как функция достигнутых результатов и затраченных на это ресурсов.

Аттестации подвергаются все работники Гранд Отеля «Европа», кроме вспомогательного персонала. Она поощряет людей к постоянному совершенствованию стиля своей работы, обогащению своих деловых, моральных и психологических качеств, развитию чувства ответственности. Аттестацию планируется проводить систематически 1 раз в год. Работники должны знать, что это не разовое и не спорадическое мероприятие.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: