Автоматизированная аптека — прозрачный учет лекарств

PC Week Review: ИТ в медицине, октябрь 2009

08.10.2009

Компания “1С-МИАЦ” подводит итоги своего проекта по автоматизации деятельности межбольничной аптеки клинической больницы № 1 Медицинского центра Управления делами Мэра и правительства Москвы.

В апреле 2009 года компания завершила работы по адаптации и вводу в эксплуатацию системы на базе программного продукта “1С: Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность”.

По мнению организаторов проекта, основными его результатами можно считать обеспечение прозрачности, обоснованность и точность расчета затрат на расходуемые лекарственные средства в аптеке, а также существенное повышение контроля над финансовой информацией.

Участники проекта

Компания “1С-МИАЦ” была создана фирмой “1С” и Медицинским информационно-аналитическим центром Российской академии медицинских наук (МИАЦ РАМН) в 2007 году для работ по комплексной автоматизации деятельности медицинских организаций на базе программных продуктов “1С”.

В свою очередь МИАЦ был основан десятью годами раньше по решению Президиума РАМН в форме некоммерческого партнерства. Основной его задачей на тот момент являлось повышение эффективности использования ресурсов клинических научных центров за счет привлечения дополнительных заказчиков высокотехнологичной медицинской помощи.

Фирма “1С” в представлении не нуждается. Что же касается Медицинского центра Управления делами мэра и правительства Москвы, то это государственное унитарное предприятие было создано в 2006 году по приказу столичного градоначальника Юрия Лужкова. Сегодня это весьма крупная организация с четкой структурой и современным техническим оснащением. В ее состав входят 24 подразделения с круглосуточным режимом работы: поликлиники, больницы, скорая помощь, санатории, аптеки, детские сады и ясли. Подразделения центра расположены не только в Москве и Подмосковье, но также в Крыму, Сочи, на Кавказских Минеральных Водах и в Нальчике.

Последний штрих к портрету центра: медицинская помощь в нем осуществляется по 32 видам врачебных специальностей.

Решение

Программный продукт “1С: Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность” был разработан на базе комплексного решения “1С: Управление производственным предприятием 8”. Как подчеркивает заместитель генерального директора “1С-МИАЦ” Тамара Райко, продукт прошел всё необходимое тестирование и получил официальный сертификат “1С: Совместимо”. По словам г-жи Райко, в разработке участвовали не только программисты и внедренцы, но и привлекались отраслевые эксперты — фармацевты с большим стажем работы.

Автоматизация на базе продукта “1С: Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность” включает ряд учетных контуров.

Контур “Больничная аптека” охватывает работу комплексной системы лекарственного обеспечения медицинской организации и сплошного предметно-количественного учета в аптеке. А контур “Фармацевтический отдел” позволяет анализировать ценовое и ассортиментное предложения поставщиков с использованием. В качестве номенклатора аптечных товаров контур может использовать Регистр лекарственных средств России (РЛС), входящий в состав ИТС МЕДИЦИНА — ежемесячного информационного издания фирмы “1С”. В РЛС содержатся материалы государственного реестра лекарственных средств и федерального реестра биологически активных добавок.

По словам авторов проекта, в нем был реализован системно-процессный подход: лекарственное обеспечение стало рассматриваться как система, в которой можно выделить основные технологические процессы обращения аптечных товаров — составление формуляра медицинского учреждения, формирование потребности, изготовление лекарственных средств, обеспечение отделений.

Оптимизация будущих расходов на приобретение аптечных товаров стала возможной благодаря внедрению автоматизированной формулярной системы, контролирующей уровень неснижаемого запаса.

Для полного учета аптечных товаров внедрены посерийный учет в разрезах партий и мест хранения, а также контроль остатков и движения лекарственных средств в реальном времени; создан автоматизированный контроль сроков годности и фальсификатов.

Автоматизация изготовления лекарственных средств основана на системе лекарственных прописей индивидуального изготовления. Система позволяет учитывать плотность и концентрацию фармацевтических субстанций при изготовлении лекарств, планировать и вести учет изготовленных лекарственных средств.

Подсистема “Обеспечение отделений аптечными товарами” дает возможность управлять отпуском лекарственных средств в отделения и прикрепленные подразделения, которых при Медицинском центра Управления делами Мэра и правительства Москвы около 100 . Вся необходимая регламентированная и аналитическая отчетность формируется в автоматическом режиме и отвечает всем запросам сотрудников аптеки и вышестоящих и контролирующих органов.

Кроме того, аптеки теперь могут вести всесторонний электронный документооборот с поставщиками, бухгалтерией и фармацевтическим отделом.

Расширенные функции

Как отмечают разработчики, автоматизированная система управления аптекой имеет ряд дополнительных функциональных возможностей, которые могут быть использованы для проведения аналитических исследований не только в самой аптеке, но и на уровне организаторов лекарственного обеспечения.

Так, при формировании формуляра медицинской организации можно осуществлять ранжирование аптечных товаров по их значимости и сумме затрат в общей структуре расходов. В результате очевидным образом сокращается ассортимент аптеки и оптимизируются расходы на их приобретение.

В свою очередь при формировании потребности в аптечных товарах можно прогнозировать будущие расходы на их приобретение. (Расчет производится в автоматическом режиме по формуле, с учетом расходов за предыдущий период, неснижаемого запаса и фактического остатка.) Это позволяет не только оптимизировать расходы, но и контролировать отклонения от их запланированного уровня, а значит, гармонизировать потребности и реальные финансовые возможности аптеки.

В подсистеме “Управление запасами” дополнительный функционал выражается в автоматизации контроля уровня неснижаемого запаса. За счет непрерывности процесса лекарственного обеспечения сокращается доля необоснованных отказов в лекарственных средствах (особенно жизненно необходимых).

Кроме того, в подсистеме “Управление запасами” можно в автоматическом режиме искать забракованные серии аптечных товаров и отслеживать аналогичные серии и партии при регистрации как поступающих товаров, так и уже находящихся в обороте. Все это ощутимо экономит время сотрудников аптеки и закономерно обеспечивает более высокое качество распространяемых лекарственных средств.

Из реализованных в подсистеме “Обеспечение подразделений аптечными товарами” новшеств разработчики отмечают возможность загрузки электронной накладной. Благодаря этому автоматизируется процедура заказа, резервирования и таксировки данного документа, а значит, повышается оперативность, качество и достоверность вводимой и передаваемой информации.

В этой же подсистеме предусмотрен автоматизация расчета естественной убыли спиртов и фармацевтических субстанций и списание по нормам в момент инвентаризации.

Все эти дополнительные возможности, по мнению разработчиков, позволяют принимать предельно обоснованные управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы.

Опыт внедрения

Как сообщает руководство “1С-МИАЦ”, в рамках проекта в межбольничной аптеке было автоматизировано семь рабочих мест. По словам Тамары Райко, широкая функциональность автоматизированной системы при первом знакомстве вызвала у сотрудников аптеки определенные сложности. Тем не менее интуитивная понятность интерфейса программы сделала свое дело — обучение прошло довольно быстро. Более того, когда система была освоена, возможности программы, по уверениям работников аптеки, “перекрыли первоначальные трудности освоения”.

Что касается специалистов “1С-МИАЦ”, то для них, как отмечает г-жа Райко, главная сложность проекта заключалась в необходимости перестроения бизнес-процессов аптеки под новую систему и невозможность ни на секунду остановить работу этого учреждения. Так что всё нужно было осуществлять в оперативном режиме — в крайне сжатые сроки.

Также, по словам г-жи Райко, внедряемый программный продукт “1С-МИАЦ” пришлось адаптировать под множественные специфические потребности заказчика, что всегда непросто, а также расширять функционал системы Конечно, что-то в дальнейшем использовалось в новых релизах (обновлениях) типового решения, но что-то осталось лишь особенностью данной аптеки.

В качестве наглядного примера таких особенностей Тамара Райко ссылается на функционал, связанный с изготовлением лекарственных средств, где используются лекарственные прописи индивидуального изготовления, учитывающие плотность и процентное содержание действующего вещества.

Разумеется, на внедрение подобного адаптированного программного продукта ушло немного больше времени, чем было бы затрачено на типовой проект. Однако, как уверяет г-жа Райко, это не слишком отражается на стоимости последующего обслуживания системы, поскольку на рынке сегодня присутствует достаточное количество специалистов “1С” и заказчик совершенно не привязан к производителю (поддержкой рассматриваемой системы в настоящий момент занимается внешняя обслуживающая организация.)

Что же касается рассмотренного продукта “1С: Медицина. Финансово-хозяйственная деятельность”, то сегодня его эффективность подтверждается новыми внедрениями партнеров “1С”. В настоящий момент контур “Больничная аптека” уже действует в клинической больнице № 3 Медицинского центра Управления делами Мэра и правительства Москвы.