Внутриорганизационная система коммуникации: определение, принципы создания, сущность, виды, проблемы.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Значительное влияние на реализацию технологических функций менеджмента имеет также система коммуникаций.

Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Коммуникация является неотъемлемой частью функционирования предприятия, и менеджер тратит на нее от 50 до 90 % своего рабочего времени. Коммуникации позволяют координировать деятельность внутри предприятия и налаживать внешние контакты. Система коммуникаций позволяет доводить до сведения сотрудников решения руководства и влиять на слаженность их работы. От ее качества зависят оперативность и точность принимаемых решений и выполняемых заданий.

Коммуникации: внешние, внутри предприятия (вертикальные и горизонтальные).

Система коммуникации состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Элементы процесса коммуникации:- отправитель (лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее); сообщение (собственно информация, закодированная с помощью символов); канал (средство передачи информации); получатель (лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует ее).

Этапы процесса коммуникации: Зарождение идеи; Кодирование и выбор канала; Передача (физическая передача сообщения); Декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя).

Способы коммуникации: разговорный, письменный, невербальный (тон речи, пауза, телодвижение). Открытость и эффективность коммуникации определяется также стилем руководства ( при демократическом- лучшие взаимоотношения к коллективе, делегирование полномочий, доверие рук-ля; авторитарный- слабо развито чувство коллективизма, жесткий контроль, нет возможности для инициативы, самостоятельного принятия решений).

Виды коммуникации:

1) коммуникации между организацией и ее средой - с имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне.

2) коммуникации между уровнями и подразделениями -информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться с высших уровней на низшие.

3) коммуникация по восходящей, т.е. снизу вверх.

4) коммуникации между различными отделами (подразделениями) - нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.

5) коммуникации руководитель – подчиненный - они служат примером обмена информацией по вертикали. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

6) коммуникации между руководителем и рабочей группой - в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе.

7) неформальные коммуникации - можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

8) межличностные коммуникации.

Преграды на пути межличностных коммуникаций:

1) преграды, обусловленные восприятием, социальные установки людей;

2) семантические барьеры (способ использования слов и значения, передаваемые словами);

3) невербальные преграды - это обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения — все это примеры невербальной коммуникации;

4) плохая обратная связь;

5) неумение слушать.

Преграды в организационных коммуникациях:

1) искажение сообщений - когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

2) информационные перегрузки - руководитель должен отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной;

3) неудовлетворительная структура организации - если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Совершенствование коммуникаций в организациях:

1) регулирование информационных потоков - руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей;

2) управленческие действия - руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения различных вопросов;

3) системы обратной связи - один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов;

4) системы сбора предложений;

5) информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации;

6) современная информационная технология (ПК, эл. почта).

Управленческая система коммуникации последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

Принципы эффективной коммуникации: принцип ясности, принцип целостности, принцип целостности, принцип стратегического использования информационной организации.

Внутриорганизационная система коммуникации выполняет следующие функции:

-- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;

-- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

-- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

-- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-- разработка программных средств, прикладных программ.

Информация - это совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и в окружающей ее среде.

Информационное обеспечение– это сбор и переработка информации, необходимой для принятия управленческих решений. При этом особое значение имеет обеспечение оперативности и достоверности сведений. Внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Информация играет роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является фактором, обеспечивающим снижение издержек производства и повешение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: