Делопроизводственная документация: а) основные виды; б) специфика состава и особенности информации источников.

Делопроизводственные материалы - вид исторических источников, функцией которых является документное обслуживание различных управляющих систем (государственное делопроизводство, вотчинное делопроизводство, делопроизводство акционерных компаний и т. д.). В структуре делопроизводственной документации выделяется группа разновидностей, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений, и группа разновидностей, обеспечивающих документооборот.

На протяжении XVIII в. и почти всего XIX в. большая часть делопроизводственных документов возникала и системе государственного аппарата. И только в конце XIX в. в связи с акционированием промышленности и созданием монополий расширилась негосударственная сфера ведения делопроизводства. Вторым, однако гораздо менее значительным, источником делопроизводственной документации становились общественные организации. Отметим также, что делопроизводственных материалов государственных учреждений не только было намного больше, чем прочих, но они и лучше сохранились благодаря организованной в начале XVIII в. архивной системе их хранения.

Таким образом, делопроизводство как вид исторических источников воспроизводит систему государственного аппарата.

Реорганизация государственного аппарата, в первую очередь, влияет на организацию документопотоков и систему разновидностей делопроизводственной документации. Изменения формы ведения делопроизводства - переход от столбцовой формы к тетрадной, закрепление формуляра, применение бланков документов сказывались на содержании отдельного документа.

В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем возникновение новых учреждений оформлялось законодательно, а для многих из них издавались регламенты, регулировавшие деятельность учреждения, и в том числе делопроизводство.

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент- основополагающий законодательный акт, определивший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Генеральный регламент состоит из 56 частей. В регламенте обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Генеральный регламент предполагал обязательность обучения канцелярских служащих. В Генеральном регламенте формулировались общие правила составления документов, указывались основные реквизиты. Например, в начале протокола следовало указывать дату заседания и перечислять присутствующих.

С самого начала XVIII и. законодатель много внимания уделял порядку подачи челобитных. Челобитныевсегда подавались на имя государя. В XVIII в., в силу рассмотренных выше причин, их количество увеличивалось, и законодатель был вынужден пресечь практику подачи челобитных непосредственно царю. В 1802 г. прошла министерская реформа. Указ от 17 августа 1810 г. «разделение государственных дел по министерствам» уточнил разграничение сфер деятельности министерств, конкретизировал их функции, 25 июня 1811 г. вышло «Общее учреждение министерств», в котором фиксировалась их структура.

На основании этого законодательного акта издавались уставы и положения каждого министерства. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство. Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено, сложной структурой государственного аппарата.

Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступают как инициативные при формировании дела). Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом.

Учреждения одного уровня посылали друг другупромемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения. Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными. Отчеты получают распространение, главным образом, в XIX в, Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.

В XIX в. усложнилась регистрация документов - документ регистрировался на всех этапах своего движения. Для регистрации входящих документов и канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии.

Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В журнале ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе. В нем излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналыГосударственного Совета, менее - журналы Комитета министров. В 70-е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для фиксации заседания.

Проблемы источниковедческого исследования делопроизводственной документации. Обширные комплексы делопроизводственной документации с источниковедческой точки зрения не исследовались, хотя именно такое изучение могло бы дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизм и эффективность функционирования государственной власти Источниковедческая разработка комплексов делопроизводственной документации - задача весьма сложная из-за большого количества документов и многократного дублирования содержащейся в них информации. Поэтому исследователь должен хорошо знать организацию системы делопроизводства с тем, чтобы, во-первых, оценить степень полноты сохранившегося комплекса делопроизводственной документации, во-вторых, суметь восполнить пробелы, если такие обнаружатся, за счет дублетной информации и, наконец, выбрать оптимальный способ работы с большими массивами документации. В центре внимания исследователя непременно окажутся две разновидности делопроизводственных источников: журналы регистрации входящих и исходящих документов и протоколы и журналы заседаний.

Решающее значение в этих процессах сыграли особенности становления и развития государственности, формирования нового государственного аппарата на принципах соединения законодательной и исполнительной функций, жесткой централизации, привлечения к управлению широких масс населения, не искушенных в управленческой работе (согласно ленинскому принципу «каждая кухарка должна уметь управлять государством»).

Классификация делопроизводственной документации:

Организационная документация определяет порядок какой-либо деятельности, структуру, компетенцию, задачи, формы и методы исполнения и пр. К ней относятся положения, уставы, правила, статусы, обязательств, договоры, контракты, трудовые соглашения.

Распорядительная документация служит для реализации управленческой деятельности и является продолжением документации организационной. Сюда можно отнести решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, предписания, наказы и пр.

Особый вид организационно-распорядительной документации составляют протоколы и стенограммы заседаний коллегий, собраний, съездов, конференций и пр.

Текущая переписка предприятий и учреждений (письма, телеграммы, радиограммы, телефонограммы и прочее).

Плановая документация. 6) Учетная документация. 7) Контрольная документация. 8) Отчеты, в том числе статистическая документация.

С начала 30-х годов, когда в основу получения статистических сведений был положен текущий учет, в делопроизводство стала проникать статистика. Статистические документы составляют не менее четверти всей делопроизводственной документации. Наибольшее значение они имеют в учетно-контрольной документации, где многие формы подготовлены для статистической обработки.

Довольно рано и интенсивно государственный аппарат стал обюрокрачиваться, захлебываясь от обилия бумаг. Уже 8 декабря 1918 г. Совнарком принял постановление, в котором предлагалось в корне пресечь «чрезмерно разросшуюся ведомственную переписку и тормозящую работу канцелярскую волокиту» в центре и на местах. Бюрократизм - главное условие и предпосылка фальсификации документов. Причем фальсификации не злонамеренной, не корыстной, а вытекающей из внутренне присущих бюрократии свойств.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: