Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

- сведения об отправителе (Issuer Field) - наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;

- ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

- дату (date);

- «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

- указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

- вступительное обращение (Salution);

- заголовок к тексту (Subject Line);

- основной текст письма (Body of the Letter);

- заключительная формула вежливости (Complementaгy close);

- подпись (Signature);

- указание на приложение (Enclosure);

- указание на рассылку копий данного документа (СС Notation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 - порядковый номер письма, а 12 - номер дела.

Ссылка может иметь такой вид: - «In уоиг please refer to ЕL/КД/15621» (B Вашем ответе просим ссылаться на ЕL/КД/15621);

- «Кindly mention Ех 16/1716 in уоцг герly( «Просим упомянуть Ех 16/1716 в Вашем ответе»).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2009.04.01.
Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2009 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2009 г., а в США - как 7 июня 2009 г. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 ]une 2009 (10 июня 2009). К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты:
20 Feb. 2009; 20 February 2009. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2009. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма. В стандарте ИСО 11180:1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица).

Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

- имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для

различения лиц в семье - например, Джон, Майкл, Дуди, Милли;

- фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи - например, Райдер, Смит, Чизмен;

-приставка к имени-например,старший,младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

- определенное занятие - например, инженер, судья, нотариус;

- по адресу (через) - указывается связь с другим лицом или учреждением –

например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит;

4) пункт доставки:

- вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);

- название улицы - например, Станционная авеню, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит;

- идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры;

- название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

- название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);

- почтовый ящик и номер (для обладателя ящика).

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

- почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы - например, 750 15; ВН2 120;

- номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв,

указывающих маршрут для направления почты к месту назначения - например, 67 - дорога Беллинзона Аироло; К1А - отправка на сортировочный участок;

- название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения, - например, Берн 31 (почтовый ящик);

6) название территории или провинции и/или название страны:

- название региона, графства, района, кантона и т.д - например, Техас, Йоркшир, Уэльс;

- название страны назначения - например, Швейцария, Франция, Великобритания, США.

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Мг. Walter EGGERS

3040 Idaho Аve NW Apt#621
WASHINGTON D.C. 20016
USA

Мг. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road

Frecmans Вау

AUCKLAND

NEW ZEALAND

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

- название организации - например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO;

- указание на род деятельности или изделия - например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян;

- название отдела или подразделения организации - например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел;

- пункт доставки;

- почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

- название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес.

Приведем пример:

Continental Supply Сот рапу

3 12 Sixth Аvеnuе New

York, N. У. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем - почтовый адрес.

Например:

Мг. G. Н. Black, Chairman,
А. Smith and Ch., Ltd.
London SWL 75 С
England

Если адресат - мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mister (господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например: «Е. F. Whitc, Esq».

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например: «Мг. Harold Brown», «Мг. А. White».

Если адресат - женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа» ) или слово Miss, если женщина не замужем.

Например: «Мгs. Rosainda Jones», «Miss G. Black».

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью.

В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Указание на конкретное лицо « К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу.

Эта отметка - указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например: «Attention:

Мг. Р. Соорег», или «Attention of: Р. Соорег», или «For the Attention of Мг. Р. Соорег».

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: «Attention of the Sales Маnageг» или «Attention - Sales Dерагtmеnt».

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

- «Уважаемые господа» - к организации в целом: «Dear Sirs Dеpartment» (в США);

- «Уважаемый господин» - к мужчине, если неизвестно его имя: «Dear Sir»;

- « Уважаемая госпожа» - к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam;

- «Уважаемый г-н Смит» - К мужчине: «Dear Мг. Smith»;

- «Уважаемая г-жа Смит» - к замужней женщине: «Dear Mrs. Smith»;

- «Уважаемая г-жа Смит» - К незамужней женщине: «Dear Miss Smith »;

- «Уважаемая г-жа Смит» - к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith;

- «Дорогой Джон» - к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: «Dear ]ohn».

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Мг. ]ohn) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Мг. ]ohn Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения «Уважаемый г-н ... » следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

- « ... We аге writing to inquire about ...» (« Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) o ... » );

- «We аге writing in connection оn with ...» « (Мы пишем в связи с ... » );

- «We аге interested ... and we would like to know» («Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать …»).

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

- «We would advise» («Мы хотим сообщить ...»);

- «It is ту pleasure» («С удовольствием сообщаю, что ...»);

- «We bed to inform уои that ...» («Имеем честь сообщить Вам, что ... »).

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

- «Could уои please tell те ...» («Сообщите, пожалуйста, ...» );

- «Рlеаsе let те know if ...» («Пожалуйста, сообщите ...» );

- «1 should bе glad to know if ...» («Я был бы рад узнать ...» ).

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

- «Thank уои for your letter of (date) ...» («Благодарю Вас за письмо от (дата) ...» );

- «We have received your letter of (date) ...» («Мы получили Ваше письмо (дата) ... »).

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

- «It is уегу kind of уои to ...» («Очень любезно с Вашей стороны ...»);

- «1 атп writing to thank уои уегу much indeed for ...» («Пишу, чтобы поблагодарить Вас за ...»);

- «Мау 1 take this opportunity of thanking уои for ...» (Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Bac ...»);

- «Thank уои for contributing so much to ...» («Благодарим за Ваш большой вклад в ...»);

- «Please, accept те sincere (deep) appreciation for your help ...» («Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь ...»).

Извинения могут начинаться такими словами:

- « We must apologise for ...» («Мы должны извиниться за ...»);

- « We apologise for ...» («Мы извиняемся за ...»); и т.д.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

- «I look forward to receiving уоиг soon reply ...» («Буду ждать Ваш ответ ..»).

- «Looking forward to hearing from уои ... » («С нетерпением жду ответа ...»).

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

- «I hope that this information will help уоu» («Надеюсь,
что эта информация Вам поможет»);

- «Please, do not hesitate to contact mе if уои need any further information» («Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация»).

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

-« Yours faithfully»;

- «Уоuгs tгuly»;

- «Уоuгs vегу truly».

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искрение Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

- «Dear Sirs/Sir/Madam/Yours faithfully»;

- «Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith/Yours sincerely»;

- «Dear John/Best wishes».

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

«Yours sincerely Мг. S. Basuki Маnajgег».

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For А. Smith and Со., Ltd D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» - «за», «от имени», или «Рег рго»- «по доверенности» (от латинского выражения «рег ргосuга»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Еnсlosure», если приложение одно, или «Еnсlosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: «2 Еnclosures». Возможно сокращенное обозначение: «Еnс». В отметке о приложениях могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.э (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например: «с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers».

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without сорiеs»).

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.

Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum - «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продол-
жения письма № ... ». Например: «Continuation Sheet No ... », Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация , которой оно адресуется, и дата. Например:

«Mills and Сгееn Continuation Sheet No Messrs. А. Smith and Со., Ltd 12 Мау 2009»

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» - или сокращенное: «Cont'd» (Countd), что значит «имеется продолжение».

Пример. Форма бланка для международной переписки и разъяснения показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: