Управление составлением сметы

Для обеспечения эффективной работы по составлению сметы применяются соответствующие административные процедуры. Данные процедуры должны быть приспособлены к требованиям организации. Для эффективного составления сметы должны быть в рамках разрабатываемых процедур учтены следующие три элемента: планово-финансовая комиссия, бухгалтерский персонал, руководство по разработке смет.

Планово-финансовая комиссия обычно состоит из специалистов высокого уровня, которые представляют основные сегменты компании. Ее главная задача – обеспечение принятия реалистичных смет и координация. При нормальной процедуре функциональные руководители представляют свои сметы на утверждение комиссии. Если смета не отражает обоснованного уровня производительности, то она не принимается и от функционального руководителя требуется ее корректировка и повторное представление на рассмотрение комиссии. Планово-финансовая комиссия может назначить менеджера, который будет руководить составлением сметы. Чаще всего таким специалистом является бухгалтер. Его роль заключается в координации отдельных смет в обобщенную смету организации.

Бухгалтерский персонал обычно оказывает помощь менеджерам в подготовке их смет. Он, Пример, разрабатывает и распространяет инструкции по составлению сметы, обеспечивает информацию о прошлых периодах, которая может быть полезной при подготовке сметы на плановый период. Хотя сам бухгалтерский персонал не определяет содержание сметы, они участвуют в их составлении, оказывая консультации и техническую поддержку менеджерам.

Руководство по составлению сметы обычно разрабатывает бухгалтер. В руководстве должны быть описаны цели и процедуры составления сметы. Дополнительно к руководству может включаться график, который точно определяет порядок составления смет и даты, к которым они должны быть представлены планово-финансовой комиссии.

В каждом конкретном случае количество этапов составления сметы может сильно варьировать. Однако можно выделить основные из них, которые будут присутствовать независимо от условий функционирования организации.

1. Определение политики составления сметы.

2. Определение фактора, ограничивающего выпуск продукции.

3. Подготовка программы сбыта.

4. Первоначальная подготовка сметы.

5. Анализ альтернатив (анализ первоначальной сметы).

6. Принятие сметы.

7. Ежемесячный анализ сметы.

Пример составления сметы

Процедуру составления сметы рассмотрим на примере компании обрабатывающей промышленности. Количество исходной информации значительно меньше, чем это обычно бывает на производстве. Смета будет составляться на год, без разбивки по периодам.

Исходные данные следующие. Некоторая компания производит два изделия – «альфа» и «сигма». Изделие альфа изготавливается цехом 1, изделие сигма – цехом 2.

Нормативные расходы на основные материалы и оплату рабочей силы следующие.

Накладные расходы возмещаются на базе показателя рабочего времени основных производственных рабочих.

Компания провела анализ рынка и разработала на его основе программу сбыта. Программа сбыта показывает количество каждого изделия, которое компания планирует продать, и планируемую цену реализации. В программе представляют прогноз совокупного дохода, на основе которого оцениваются наличные поступления от потребителей. Программа сбыта, представленная ниже, является основой всех других смет, т. к. все расходы непосредственно зависят от объема продаж.

Общая программа сбыта должна быть подкреплена подробными вспомогательными программами с анализом сбыта по сферам ответственности и анализом продажи каждого изделия. Также имеется следующая информация о запасах готовой продукции и материалов.

После того как подготовлена программа сбыта, разрабатывают производственную программу. Она формируется только в количественных показателях и входит в сферу ответственности руководителя производства. Целью программы является обеспечение объема производства, достаточного для удовлетворения покупательского спроса и создание целесообразного уровня запасов.

Данные об общем объеме производства для каждого цеха должны быть проанализированы по месяцам.

Информация о распределении накладных расходов следующая.

Начальники обоих цехов должны подготовить оценку материалов, которые требуются для выполнения производственной программы (табл. 7.2). За составление сметы затрат на приобретение основных производственных материалов (табл. 7.3) отвечает начальник отдела закупок, т. к. именно он несет ответственность за работу производства, а значит, и за обеспечение производства сырьем в необходимом количестве. Смета использования материалов и смета затрат на приобретение основных материалов представлены ниже.

На руководителях цехов лежит ответственность за составление сметы по труду. Они подготавливают расчет затрат рабочего времени, которое необходимо для удовлетворения потребностей производства. Если на предприятии существует квалификационное деление труда, то такие виды труда в смете указываются отдельно. Сметные почасовые нормы определяет отдел труда. Смета по труду представлена ниже (табл. 7.4).

Сметы отдела сбыта и администрации могут быть для простоты объединены в одну (табл. 7.1). На практике сметы должны составляться раздельно, т. к. за их составление отвечают начальники разных отделов.

Таблица 7.1

Годовая смета отдела сбыта и администрации, руб.

Таблица 7.2 Годовая смета использования основных материалов
Материал	Цех 1	Цех 2	Всего
Единиц	Цена, руб./ед.	Всего, руб.	Единиц	Цена, руб./ед.	Всего, руб.	Единиц	Цена, руб./ед.	Всего, руб.
Материал Х	10 (расход на альфу из условия)*10200шт. (программа сбыта по цеху 1 или по изделию альфа) = 102 000 шт.	1,80	183 600,00	8*1605 =12 840	1,80	23 112,00	102000+12840 =114840	1,80	206 712,00
Материал У	5 * 10200=51 000 шт.	4,00	204 000,00	9*1605 =14445	4,00	57 780,00	51000+14445 = 65445	4,00	261 780,00
Итого	387 600,00		80 892,00		468 492,00

Таблица 7.3

Смета затрат на приобретение основных материалов

Таблица 7.4

Годовая смета по труду основных производственных рабочих

За составление сметы общезаводских накладных расходов отвечает руководитель производственного отдела. Общая сумма накладных расходов в смете будет зависеть от динамики расходов по отдельным статьям в отношении к прогнозируемому уровню производства. Накладные расходы необходимо анализировать с тем, чтобы выяснить, управляемы они или нет, и установить контроль за уровнем этих расходов.

Сметные затраты по статьям переменных накладных расходов определяются путем умножения сметного труда основных производственных рабочих по каждому цеху на сметную почасовую ставку распределения накладных расходов

Годовая смета накладных общезаводских расходов представлена в табл. 7.5.

При этом необходимо помнить, что прогнозируемая деятельность по цеху 1 – 102 000 ч, по цеху 2 – 24 075 ч (из сметы по труду основных производственных рабочих).

Таблица 7.5

Для контроля уровня издержек смета по труду основных производственных рабочих, смета использования материалов и смета общезаводских накладных расходов объединяются в сметы цехов (табл. 7.6). Эти сметы обычно разбиваются на двенадцать месячных смет. Для оценки эффективности деятельности плановые помесячные сметы сопоставляют с фактическими данными.

Таблица 7.6

Годовая производственная смета цеха 1, руб.

Аналогично составляется смета для цеха 2. Также рассчитывается себестоимость единицы продукции (табл. 7.7).

Таблица 7.7

Расчет себестоимости единицы изделия

После того как все сметы составлены для получения общей картины формируют сметный отчет о прибылях и убытках табл. 7.8).

Таблица 7.8

Сметный отчет о прибылях и убытках

По данным баланса на начало периода составляется прогнозируемый баланс на конец отчетного периода с учетом запасов на начало года, реализации и запасов на конец года по укрупненным разделам:

- основной капитал;

- оборотный капитал (где данные по дебиторам и по расчетному счету берутся из данных кассовой консолидированной сметы);

- краткосрочные обязательства (из движения денежных средств);

- собственный капитал (уставный и планируемая прибыль).

Кассовая консолидированная отчетность составляется для планирования потоков денежных средств.

Задания по теме 7

1. Компания производит три изделия. Нормативные затраты на производство изделий.

Потерь материалов в производстве нет. Планируемый объем продаж.

Предполагаемые запасы на начало периода.

Планируется увеличить запасы готовой продукции к концу периода на 10%, а запасы сырья снизить на 10%. Необходимо подготовить следующие документы: производственную программу по количеству; смету использования материалов; смету приобретения материалов.

2. Некоторая компания производит два изделия, используя материал одного вида и рабочую силу одной квалификации. Имеются данные о деятельности.

Сметная ставка заработной платы основных производственных рабочих составляет 4 руб. за час при сорокачасовой рабочей неделе, надбавка за сверхурочную работу 50%, в компании 65 рабочих основного производства.

На начало периода запасы на предприятии

- изделие К – 1 050 ед.;

- изделие В – 1 200 ед.;

- сырье – 3 700 кг.

Плановый конечный запас (выраженный в сроках ожидаемой производственной деятельности)

- изделие К – на 15 дней продаж;

- изделие В – на 20 дней продаж;

- сырье – на 10 дней производства.

Составить смету на приобретение материалов и смету заработной платы рабочих основного производства. Сметный период 12 недель, предполагается, что сбыт и производство будут распределяться равномерно на весь период.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: