Подведение итогов практики. Оценивание

Обязательный перечень отчетной документации студентов составляют: дневник и отчет по практике. Оценка по практике (производственной) или зачет (учебной) приравнивается к оценке (зачетам) по теоретическому обучению и учитывается при подведении итогов общей успеваемости студентов.

По всем видам практик выставляется итоговая оценка, в которой учитываются все аспекты деятельности студента, определяемые программой практики. Критерии оценивания таковы:

Студенты, не выполнившие программу практики по уважительной причине, кроме преддипломной практики, направляются на практику вторично, в свободное от учебы время. Студенты, не выполнившие программы практик без уважительной причины или получившие отрицательную оценку, могут быть отчислены из университета как имеющие академическую задолженность в порядке, предусмотренном Уставом вуза.

Итоговая конференция в вузе по всем видам практики проводится не позднее, чем через 1-2 недели после завершения практики. Организует и проводит итоговую конференцию методист факультета по практике. В работе конференции участвуют сту­денты, руководители практики, преподаватели выпускающей кафедры и работники базовых учреждений. В случае, если окончание практики приходится на летние месяцы, предоставление отчетной документации студентами может проходить в течение 1-й недели нового учебного года.

Итоговая аттестация по преддипломной практике выставляется в течение последней недели практики. Студенты, не прошедшие преддипломную практику или получившие за нее неудовлетворительную оценку, отчисляются из вуза. Декан факультета оформляет проект о допуске к государственным экзаменам также на последней неделе практики.

ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКАЯ ПРАКТИКА

Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления

Пояснительная записка

Документоведческая практика является составной частью учебного процесса, она проводится для первичного ознакомления с организацией делопроизводственной деятельности на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В рамках данной практики, студент впервые окунается в профессиональную среду. Начинает общаться с представителями профессионального сообщества. Это позволяет формировать следующие компетенции: способность к личному и профессиональному саморазвитию, способность к социальной адаптации в профессиональной и этнокультурной среде, способность осуществлять документную деятельность.

Формирование компетенций осуществляется через задания, связанные со знакомством с сотрудниками организации, где проходит практика, анализом организационно-распорядительных и правовых документов, на основании которых осуществляется профессиональная деятельность, первичной характеристикой основных видов документации.

Программа практики включает в себя: знакомство с учреждением, его задачами, структурами и особенностями документирования управленческой деятельности (Устав, положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и др.); изучение организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус организации, организационно-правовую структуру, руководство (Положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.); изучение нормативно-правовых документов, регламентирующих документирование ее деятельности. На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:

1. выяснить особенности структуры и руководства организации, на базе которой проходит практика;

2. выявить все структурные подразделения, осуществляющие документооборот и документирование в организации, на базе которой проходит практика;

3. выделить наиболее распространенные в практике работы организации виды организационно-распорядительной документации;

4. определить степень регламентации деятельности структурных подразделений, осуществляющих документооборот и документирование.

По окончании практики студент должен уметь:

· определять структуру службы ДОУ конкретной организации;

· выявлять наиболее распространенные в практике работы организации виды организационно-распорядительной документации;

· определять степень регламентации деятельности структурных подразделений ДОУ.

По окончании практики студент должен получить опыт описания системы документационного обеспечения управления конкретной организации. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на составление графических схем структуры организации, характеристику организационных документов, систем документации, составление перечней документов.

Содержание и этапы работы

Циклограмма прохождения практики

Содержание работы студента-практиканта на учебной документоведческой практике

Содержание этапов прохождения практики

Вводное занятие

Вступительное занятие проводит представитель руководства учреждения, который знакомит студентов-практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения. Если в архиве организации имеется историческая справка о фондообразователе, то студент знакомится с ней.

1. Изучение организационных документов учреждения

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационно-информационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации рассматривается сегодня как важнейшая функция управления.

Поэтому после вступительного занятия, в первую неделю практики, студенты изучают организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус учреждения, его организационно-правовую форму, организационную структуру, руководство. Для этого необходимо познакомиться со следующими документами: «Устав (положение) организации», положения о структурных подразделениях, «Штатное расписание», текущие планы работы, отчетность, нормы выработки и нормы времени.

В процессе изучения организационно-правовых документов организации (учреждения) студенты должны выяснить:

• дату создания организации;
• название организации;
• цель создания и функции организации;
• организационно-правовую форму организации;
• организационную структуру и порядок управления;
• состав организационных документов организации;
• степень отражения в организационных документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания, хранения).

Студенты графически вычерчивают структуру организации. Студенты составляют графические схемы структуры служб, их место в системе управления организацией. Выявляют должностной и численный состав, определяют функции и знакомятся с должностными инструкциями сотрудников.

Все собранные данные оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи, источник, которым они пользовались. Эти выписки из организаци­онных документов студенты представляют руководителю практики от организации, в беседе с которым обсуждают специфические особенности структуры и руководства организацией.

В процессе прохождения практики студенты также знакомятся с условиями труда различных категорий сотрудников учреждения, организацией рабочих мест, оснащением их средствами оргтехники, распорядком работы предприятия и с инструкциями по противопожарной и технической безопасности.

2. Изучение нормативно-методических документов, регламентирующих правила создания и оформления документов

Во вторую неделю практики студенты изучают нормативно-методические документы и устанавливают требования к документированию деятельности организации, зафиксированные в них. Это документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, осуществляющих документооборот и документирование: «Положение о службе делопроизводства», «Должностные инструкции», «Инструкция по делопроизводству», «Номенклатура дел», «Положение об экспертной комиссии и ведении архива», приказы и распоряжения руководства предприятия о делопроизводственной службе. В числе таких документов могут быть правила оформления документов, регламенты, приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов.

Учитывая задачи, функции организации и ее структуру, студенты выявляют системы документации, которые фиксируют деятельность организации.

3. Системы документации

Состав документов систем документации, используемых в деятельности организации (помимо системы организационно-распорядительных документов), включая унифицированные формы и формы, разработанные сотрудниками организации, определяется студентами в ходе опроса сотрудников службы документационного обеспечения, специалистов структурных подразделений организации, при этом обращается внимание на состав документов по их видам, назначению (для каких управленческих задач используются формы документов).

В дневнике практики студенты записывают системы доку­ментации и фиксируют наиболее распространенные виды документов, при­меняемые в практике работы организации. Проводится характеристика организационно-распорядительной документации по следующим группам:

· организационные документы, применяемые в управленческой деятельности;

· распорядительные документы, состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов;

· виды информационно-справочных документов.

В дневнике практики студенты фиксируют состав применяемых доку­ментов, отмечают наиболее распространенные в практике работы учрежде­ния виды организационно-распорядительных документов. Составляют перечни документов: с грифом утверждаю, на которые ставится оттиск гербовой печати, с государственной символикой, с логотипом организации. В обязательном порядке отмечается наличие или отсутствие каких-либо нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности работы службы ДОУ.

Литература

1. Делопроизводство. (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001.

2. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. - М., 2004.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. (Документационное обеспечение управления). - М., 2002.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М., 2002.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Учебно-практическое пособие. - М., 2006.

6. Сиганова Т.В. Основы документационного обеспечения управления. - Омск, 2004.

АРХИВНАЯ ПРАКТИКА

Специальность 032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления

Пояснительная записка

Архивная практика является составной частью учебного процесса в подготовке документоведа, проводится для закрепления и углубления теоретических знаний, полученных в курсе «Архивоведения» и приобретения практических навыков работы.

Архивы по своей сути в гораздо большей степени, чем другие институты социально-культурной сферы (библиотеки, музеи и др.) интегрированы в функционирование государственного механизма, являются пусть маленькой, но неотъемлемой его частью. Профессиональная организация работы архивов особенно важна сейчас, когда стали актуальными вопросы имущественно-правового характера. Любые споры сторон, подтверждение интеллектуального и имущественного права в судебном порядке возможны только имея юридически заверенный комплект документов, находящийся на государственном хранении, в профильном архиве федерального или муниципального уровня. Это предъявляет особые требования к подготовке документоведа в области архивного дела.

В рамках архивной практики продолжают формироваться следующие компетенции: способность к личному и профессиональному саморазвитию, способность к социальной адаптации в профессиональной и этнокультурной среде. Однако главный акцент делается на формировании способности осуществлять документную деятельность в части, связанной с текущим и постоянным хранением документов.

Поэтому все задания связаны с приобретением навыков архивной работы: подготовкой документов к передаче на хранение, регулярной проверкой хранящихся уже документов, работой с информационно-справочным аппаратом, позволяющим существенно повысить эффективность использования архивных документов.

Программа практики студентов включает в себя следующие основные проблемные вопросы курса «Архивоведения»: научная организация труда, управление и планирование работы государственного архива; составление и усовершенствование архивных справочников, ознакомление с учетно-справочным аппаратом архива и проверка наличия и состояния документов; комплектование и экспертиза ценности документов; организация работы ведомственных архивов и архивов, функционирующих на правах структурного подразделения службы ДОУ предприятия, учреждения, организации; использование документов архива; составление информационных документов. На практике студенты должны будут решать следующие типовые задачи:

1. ознакомиться с организацией управления архивом;

2. научиться работать с архивными справочниками;

3. получить основные навыки работы с учетно-справочным аппаратом архивов;

4. получить навыки работы в ведомственных архивах и архивах, функционирующих на правах структурного подразделения службы ДОУ предприятия, учреждения, организации.

По окончании архивной практики студент должен уметь:

· осуществлять свою профессиональную деятельность в соответствии с основным законодательством и нормативными документами, регулирующими архивное дело в РФ;

· применять на практике основные методики работы с архивными справочниками и учетно-справочным аппаратом;

· осуществлять работу по комплектованию и экспертизе ценности документов;

· обеспечивать информационные потребности общества в ретроспективной документной информации.

По окончании архивной практики студент должен получить опыт архивного хранения документов. Для этого необходимо в течение практики выполнение заданий ориентированных на работу с учетно-справочным аппаратом архива, работу по обеспечению сохранности документов, по проверке наличия и состояния документов, по проведению экспертизы ценности документов.

Данная программа предназначена для студентов-документоведов социально-гуманитарного факультета, готовящихся к прохождению архивной практики. Программа состоит из следующих разделов: общие сведения об архивной практике; содержание и этапы работы.

Содержание и этапы работы

Циклограмма прохождения практики

Содержание работы студента-практиканта на учебной архивной практике

Содержание этапов прохождения практики

Вводное занятие

История, организация, структура и функции архива; состав и содержание его документов, характеристика научно-информационной деятельности и научно-справочного аппарата архива. Задачи и основные направления работы архива в современных условиях.

Ознакомление студентов с правилами внутреннего распорядка и пожарной безопасности в архивах. Экскурсии: в отделы архива, в методический кабинет, в читальный зал, в архивохранилища (ознакомление с режимом хранения документов, с порядком хранения и размещения документов в хранилищах).

1. Научная организация труда, управления и планирования работы архива

Ознакомление с организацией управления архивами (положение об архиве и отделах, должностные обязанности сотрудников и предъявляемые к ним квалификационные требования, перспективные и текущие планы работы, отчетность, нормы выработки и нормы времени).

В процессе прохождения практики студенты знакомятся с условиями труда различных категорий сотрудников архива; организацией рабочих мест; оснащением их средствами оргтехники.

2. Составление и усовершенствование архивных справочников

2.1. Ознакомление с системой научно-справочного аппарата архива.

В процессе практики студенты должны ознакомиться с системой научно-справочного аппарата, поисковыми информационными системами, работой архива по их усовершенствованию.

2.2. Составление и усовершенствование архивных описей. Для работы практикантов подбираются фонды. При этом могут быть выделены как небольшие по объему фонды, отдельно для каждого студента, так и крупные фонды для работы бригадой. Работе должно предшествовать изучение источников и литературы по фонду и методических разработок архива по данному виду работы. Студенты должны ознакомиться с делом фонда, имеющимся научно-справочным аппаратом к фонду и документам фонда.

Выбор фонда и работа над ним осуществляется с учетом значения дифференцированного подхода при составлении и усовершенствовании описей.

Целесообразно уделить внимание составлению схем классификации документов фондов и уточнению имеющихся схем, редактированию и исправлению старых заголовков и аннотаций и составлению справочного аппарата к описям (историко-археографического предисловия, указателей, списка сокращенных слов, оглавления, переводных таблиц, шифров, библиографии и т.п.).

2.3. Составление и усовершенствование каталогов документов.

Ознакомление с имеющейся в архиве системой каталогов и планом работы по каталогизации документов архива. Определение места каталогов в системе НСА (научно-справочного аппарата) архива. Их роль и взаимодействие с другими справочниками.

Изучение классификационных схем каталогов, для пополнения которых будет проводиться работа (систематического, именного, предметного, тематического и др.).

Изучение описей фондов, предназначенных для каталогизации. Просмотр дел и выявление документов для каталогизации. Описание документов на каталожных карточках. Редактирование карточек, уточнение рубрик и подрубрик. Индексирование карточек в соответствии с СЕК (схемой единой классификации) документной информации, систематизация каталожных карточек и введение их в каталог.

2.4. Составление других видов информационных справочников.

Составление обзора фонда или тематического обзора. Участие в подготовке путеводителя или краткого справочника по архиву, если эта работа ведется в данный период в архиве.

3. Работа студентов с учетно-справочным аппаратом архива, обеспечением сохранности документов, проверки наличия и состояния документов

3.1. Студенты должны ознакомиться с системой централизованного учета документов в архиве и учетом в архивохранилищах. Особое внимание следует уделить таким вопросам как централизация, динамичность и взаимосвязь, и преемственность учета документов. Студенты должны получить возможность самостоятельно заполнить основные учетные формы, особенно карточку фонда, и решить поставленную перед ними задачу по учету отдельных фондов, объединенных фондов, коллекций, дел, а также составить внутренние описи к наиболее ценным делам и документам.

Студентов необходимо ознакомить с работой архива по созданию страхового фонда.

3.2. Проверка состояния и наличия документов.

Студенты знакомятся с планом архива по этому виду работы и изучают соответствующие формы документов (лист проверки, акт проверки и состояния документов). Целесообразно участие студентов в проверке наличия документов в одном из архивохранилищ с обязательным составлением акта проверки и других итоговых документов.

4. Комплектование и экспертиза ценности документов, и организация работы ведомственных архивов и архивов, функционирующих на правах структурного подразделения службы ДОУ предприятия, учреждения, организации

4.1. Работа по комплектованию и экспертизе документов.

В эту работу входит следующее. Ознакомление студентов со списками учреждений - источников комплектования архива, принципами включения организаций в эти списки.

Ознакомление с планом комплектования архива и графиком работы по отбору и подготовке документов к передаче в государственный архив. Участие в заседаниях ЭПК госархива и ознакомление с ведением протокола заседания экспертной проверочной комиссии.

Ознакомление с системой хранения, учетом документов и научно-справочным аппаратом ведомственных архивов. Изучение инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, состояния документальной части делопроизводства учреждения или его структурного подразделения. Составление отзыва о качестве номенклатур дел конкретных учреждений

Составление перечня дел, подлежащих передаче на государственное хранение. Участие в заседаниях ЭК учреждения и государственного архива по утверждению перечня. Работа по отбору материалов на государственное хранение. Рассмотрение описей, подготовка заключений эксперта (полнота содержания фонда, качества описания) и утверждение их на ЭПК.

4.2. Работа с положением об архиве предприятия.

Положение об архиве предприятия разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом (см. Рогожин Ю.М. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб., 2006. С. 148-160). Необходимо познакомиться с положением об архиве организации (предприятия, учреждения), соотнести его с типовыми положениями Росархива. При необходимости подготовить свои предложения для приведения имеющегося положения в соответствии с нормативными документами.

5. Организация использования документов архива

5.1. Ознакомление с работой архива по использованию документов.

Вводная беседа: цели и организационные формы использования документов. Задачи, стоящие перед архивом по использованию документов. Ознакомление с планом работы, с системой учета и эффективностью использования документов.

5.2. Составление информационных документов и информация учреждений и граждан о составе и содержании документов архива.

Изучение литературы по теме выявления (запрос учреждения или плановая работа архива). Просмотр путеводителя или других справочников; изучение описей фондов, полистный просмотр дел и выявление документов. Описание дел и выявленных документов на карточках. Составление информационных документов (тематического перечня, справки-ориентировки, списка-справочника или другого документа). Подготовка докладов, лекций, а также статей и информации для печати, радио и телевидения.

5.3. Ознакомление с работой архива по организации выставок, документов.

Участие в составлении экспозиционного плана, отбора документов, оформление выставки (если в архиве готовится выставка).

5.4. Работа в читальном зале архива. Ознакомление со всем комплексом работ читального зала архива, тематикой занятий, ведением каталога тем исследований, с организацией работы по обслуживанию посетителей читального зала, с личными делами читателей, с правилами и обязанностями заведующего читальным залом. Работа в качестве сотрудника читального зала по приему документов из хранилища, выдаче их читателям, проверке и возвращению дел в отделы. Зарядка и регулирование аппаратуры для чтения.

5.5. Прием заявлений и выдача биографических справок. Исполнение запросов, заявлений, оформление, выдача справок и их учет (в том числе беседа с посетителями при приеме запросов). Составление справочных карточек на документы.

Литература

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: