Материальная (физическая) составляющая документа

Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он не существует. Это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и во времени. Определяется носителем информации – материальным объектом, специально созданным для хранения и передачи информации.

Назначение документа – хранить и передавать информацию, и это обуславливает его специфическую материальную конструкцию, которая обеспечивает выполнение документами главной функции, обеспечивает удобство перемещения в пространстве, устойчивость для хранения информации во времени, приспособленность для физиологических возможностей чтения сообщения.

Информация документа закреплена на специальном материале (бумага и пр.), имеющем определённую форму носителя (лист, лента и пр.). Информация всегда фиксируется каким-либо способом записи с использованием набора средств (краска и др.) и инструментов (ручка, принтер и т. п.). Таким образом, материальную основу документа создают: 1) материальная основа 2) форма носителя информации 3) способ документирования или записи информации.

Материальная основа документа (МОД)

МОД – совокупность материалов, используемых для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. Делятся на естественные (природные материалы) и искусственные (бумажные и полимерные).

Бумажные – деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др.

Полимерные (шеллак, полихромвинил, полупроводник и пр.) – виниловые диски, фото- и кино плёнки, магнитные и оптические диски – материальные носители такой информации, которая чаще всего не может быть зафиксирована на бумаге.

Форма материального носителя информации

Носитель информации – материальный объект, предназначенный для хранения и передачи информации.

Форма носителя информации – специальная конструкция материального носителя, обеспечивающая выполнение документом его основной функции, делающая его удобным для хранения и использования.

В зависимости от формы носителя различают листовые, кодексовые, карточные, ленточные, дисковые и комбинированные документы.

Листовой документ существует в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления (деловой документ, листовка, газета и т. п.).

Кодекс – наиболее распространённая форма книги

Карточный документ – карточка установленного формата на материале повышенной плотности и износостойкости, иногда с особыми свойствами (открытка, перфокарта, проездной в метро, карта таксофона, банковская карта и пр.).

Ленточный документ – непрерывна полоса материала с записью информации (магнитная лента, кинолента, лента кассового аппарата).

Дисковый – документ в виде диска.

Структура и оформление документа

Функциональность документа определяется его структурой, обычно понимаемой как единое целое, задающее входящие в него элементы, их взаиморасположение и связь. Определённую структуру имеют как документ в целом, так и отдельные его элементы.

Структура – устойчивый способ организации документа как системы, определяющий его стабильность при изменении внешних или внутренних условий. По структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным).

Простой документ – отдельное завершённое сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя.

Составной (сложный) документ – состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединённых общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированный на нескольких материальных носителях.

Монодокумент – содержит одно произведение, монография, учебник, открытка и др.).

Полидокумент – несколько произведений, а также одно произведение, размещённое на нескольких носителях. Состоит (кроме сборников) из нумерованных или датированных томов или выпусков с однотипным оформлением. Виды полидокументов:

- сборник – содержит ряд произведений;

- многотомник – состоит из двух или более нумерованных томов;

- серийное издание – периодическое (журнал, газета, бюллетень, сборник тезисов докладов и т. п.);

- продолжающееся издание (серия).

Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Например, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, аудиодиск с произведениями нескольких композиторов, дайджест с подборкой извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. При наличии рисунков, схем, комментариев и т. п. в приложении простой документ превращается в сложный. Таким образом, самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов.

Иногда документом считаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная статья в нём. Однако чаще документом называется завершённое, самостоятельно оформленное сообщение, размещённое на материальном носителе.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр – необходимые сведения о документе, служащие для его регистрации, учёта, хранения, выдачи, продажи. Состоит из двух слагаемых: оформление документа и его реквизиты.

Оформление документа – это его внутренняя и внешняя структура (конструкция). Включает придание ему законченной внешней и внутренней форм, установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций.

Внутренняя структура документа

Внутренняя структура документа – внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нём информацию. Объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.

Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа. Например, издание должно включать расположенные в определённой последовательности следующие элементы и части:

- выходные сведения;

- содержание;

- предисловие (введение);

- вступительная статья;

- основная часть (основной текст);

- послесловие (заключение);

- вспомогательные указатели;

- заключение.

Внешняя структура документа (конструкция)

Внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа. Например, для книг к внешним элементам относятся: обложка, суперобложка, переплёт, книжный блок, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифра, футляр и др.

Реквизиты документа

Совокупность обязательных данных о документе, установленных стандартом или положением. Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (количество, номер, год, стоимость) и реквизиты-признаки для представления нечисловых данных (название, фамилия автора).

Основные реквизиты приводятся в выходных данных документа.

Набор и последовательность реквизитов свой для каждого вида документа, для одновидовых документов он идентичен.

К основным реквизитам издания относятся сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие (название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (ISSN, ISBN); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависит от вида издания.

Задание

Проанализировать каждый документ из списка, составленного по заданию 1, и определить следующие параметры:

1. Общие и специфические функции документа.

2. Характер информации.

3. Специфика материальной основы документа.

4. Внешняя и внутренняя структура документа, их элементы и взаимосвязи.

5. Реквизиты документа.

Результаты анализа оформить в текстовом файле.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: