Информационная составляющая документа
АНАЛИЗ ПАРАМЕТРОВ ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ
Методические указания к практическим занятиям по дисциплине
«Документоведение»
Направления:
090900.62 «Информационная безопасность», 210700.62 «Инфокоммуникационные технологии и системы связи»
Киров 2012
Печатается по решению редакционно-издательского совета
Вятского государственного университета
УДК 621.396.6
Рецензент: кандидат технических наук,
доцент кафедры АТ В.И. Семеновых
Составитель кандидат технических наук,
доцент кафедры РЭС П.С. Епифанов
Редактор Е.Г. Козвонина
Подписано в печать Усл. печ. л.
Бумага офсетная Печать копир Aficio 1022
Заказ № Тираж Бесплатно
Текст напечатан с оригинал-макета, представленного составителем.
610000, г. Киров, ул. Московская, 36.
Оформление обложки, изготовление – ПРИП ВятГУ.
© Вятский государственный университет, 2012
Общие сведения
Функции документа
Каждый документ обладает определёнными функциями, отражающими его целевую направленность. Изучение функций позволяет:
- определить подлинную цель создания документа и заключённой в нём информации;
- понять роль документа в социальной структуре, в системе экономических и социально-политических связей;
- повести чёткую научную классификацию документов;
- сформулировать требования к содержанию и форме, а также к технологиям создания и обработки документов;
- создать теоретическую базу документооборота в управлении.
Знание функций документа позволяет определить целевое (для чего, с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ (для студентов, специалистов и др.) назначение документа, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нём, вид и тип документа.
Документ – многофункциональный объект, выполняющий несколько взаимосвязанных социальных функций. Эти функции делятся на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.
Главная функция документа – хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Документ создаётся для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.
Общие функции характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.
Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная ёмкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объёме документа. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации.
Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.
Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью её сохранения для нынешнего и грядущего поколений.
Специальные функции присущи не всем, а определённым видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.
Управленческая (регулятивная) функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловыедокументы).
Познавательная (когнитивная) функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат, патент и др., т. е. научные документы).
Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.
Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, авступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов (литературно-художественное, научное издание, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).
Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать её от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особо ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).
Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, компакт-диски, грампластинки и т. п.).
К специальным функциям документа также относятся статистическая, источниковая, подтверждения авторского авторитета, и др.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, что не исключает доминирующей роли одной из них (например, учебник – учебная, указ – правовая, афиша – рекламная).
Информационная составляющая документа
Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Документ организует и систематизирует информацию, представляет её в фиксированном виде. Информация в документе подаётся в определённом порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и носитель взаимосвязаны. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.
Социальная информация – способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщённо социальная информация – это сведения, предназначенные для передачи в обществе. Является объектом изучения документоведения, а также других наук документно-коммуникационного цикла.
По социальному назначению информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая предназначена для всех членов общества, и делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная предназначена для отдельных социальных групп (в частности, специалистов), делится на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды.
По способу отражения информации человеческим сознанием информация в документе делится на логическую и эстетическую.
Логическая информация – результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности информация – научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познаватеньная. В практически-преобразующей информация – технологическая, организационно-производственная, управленческая.
Эстетическая информация – результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В соответствии с различными физиологическими особенностями восприятия распространяется различными видами искусства. После фиксации на соответствующих материальных носителях получаются различные виды документов, циркулирующие преимущественно в сфере искусства. Логическая и эстетическая информация могут быть взаимосвязаны.
По способу распространения информация бывает: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).
По степени переработки: первичная (содержит непосредственные результаты, например НИР) и вторичная (полученная в результате переработки первичной информации).
По отраслевому делению: техническая, правовая, медицинская, биологическая, историческая, и др.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|