ВТОРОЙ ВОПРОС. ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РФ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ.

ПЕРВЫЙ ВОПРОС. Теория и методика архивоведения – одна из многих научных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Выделяя предмет теории и методики архивоведения, нужно говорить о принципах и методах отбора документов, подлежащих архивному хранению, о способах хранения, обеспечивающих сохранность материала, о создании системы информации о содержании документов и организации всестороннего использования документов. Для реализации этих задач и чтобы обеспечить комплексное использование документов, архивоведы должны сотрудничать с гуманитарными и естественными науками.

Сюда относятся палеография, дипломатика (наука о структуре официальных документов), исторические хронология и метрология, сфрагистика, геральдика, эпиграфика, генеалогия, нумизматика.

Естественнонаучные дисциплины – физика, химия, биология, которые необходимы при разработке режима хранения документов и при борьбе с паразитами, информатика.

ВТОРОЙ ВОПРОС. Начиная с 1993, начинают разрабатываться законы, регулирующие архивное дело – «Основы законодательства РФ об архивных фондах РФ и архивах». По этому закону:

1) Определены границы и компетенции РФ и субъектов в отношении архивов;

2) Выделены полномочия РФ, совместные полномочия РФ и субъектов и полномочия субъектов.

3) Определяется порядок хранения – постоянное (госархивы, библиотеки, музеи, отраслевые фонды), временное (отраслевые и ведомственные архивы) и депозитное (отраслевые и ведомственные фонды).

Но уже к 1995 стало ясно, что новый закон не организовывает работу архивов, и в 1998 принимается «Положение о федеральной архивной службе». Существует только один закон, который регулирует принципы хранения информации и формирования фондов, – «Закон об архивном фонде РФ и архивах». Этот закон регулирует комплектование, учет и хранение документов архивного фонда, а также по нему документы архивного фонда должны использоваться исследователями, и ставится вопрос о популяризации документов.

Федеральная архивная служба разрабатывает основные внутренние инструкции и федеральные законы об архивном деле. Результат – ФЗ от 2004 года «Об архивном деле РФ». Основные принципы организации, комплектования и учета архивного фонда вне зависимости от их собственника. По этому закону определяется состав архивного фонда РФ, собственность на документы архивного фонда, защита прав собственности, прописывается гражданский оборот документов, принципы доступа к архивным документам, международное сотрудничество, и вводятся основные понятия:

1) Архивное дело РФ – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда.

2) Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

3) Архивный фонд РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия нардов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

4) Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости для граждан, общества и государства.

5) Варианты документов:

a. Документ АФРФ – архивный документ, прошедший экспертизу ценности, поставленный на госучет и подлежащий постоянному хранению.

b. Документ по личному составу – архивный документ, отражающий трудовые отношения работника с работодателем.

c. Особо ценный документ – документ АФРФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. В отношении такого документа установлен особый режим хранения, учета и использования.

d. Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий подобных по содержащейся информации или внешним признакам. Этот документ не восполним при утрате с точки зрения его значимости.

6) Определения:

a. Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

b. Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом власти субъекта, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда.

c. Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления, создаваемое этим органом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда.

7) Принципы хранения, экспертиза и учет.

a. Постоянное хранение – хранение документов АФРФ без определения срока (бессрочное)

b. Временное хранение – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными актами, или до их передачи на постоянное хранение.

c. Депозит – хранение документов АФРФ, федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных договорами. Депозит невозможен, если хранение документов просит АН, т.к. АН – негосударственная организация.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав архивного фонда.

Упорядочение документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (в дела), описанию и формированию таких единиц хранения в соответствии с правилами.

Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими.

Пользователь архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

26.03

ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ, ПОНЯТИЯ И ЗАДАЧИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

Ведомственный архив – это архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов до передачи их на государственное хранение. Ведомственные архивы хранят документы 3-10 лет. Ведомственные архивы принадлежат отраслевым министерствам, организациям и предприятиям. В 1986 были разработаны основные правила работы ведомственных архивов. Они совпадают с идеями единой государственной системы делопроизводства.

Основные задачи ведомственного архива – комплектование и хранение материалов по профилю данного ведомства. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного хранения. Для дел временного хранения срок 10 лет. Как правило, это дела по личному составу. В ведомственный архив дела передаются только по описям. При экспертизе ценности эти описи играют большую роль. Хранятся огни централизованно, и по истечении 10 лет происходит экспертиза документов ведомственного архива. Архив имеет право самостоятельно принимать решение о ликвидации дел. Если он принимает решение о передаче дел на постоянное хранение, то экспертизу ценности проводит государственный архив.

Из канцелярий дела передаются через год после окончания делопроизводства. Если дело закончено в 2013 году, то в архив его передадут только в 2015. Хотя архивная служба настаивает, чтобы дела передавались в архив сразу же. Такого не происходит в связи с загруженностью канцелярий.

Есть еще принцип передачи дел в архив в зависимости от оперативной значимости дел. Если производство дела завершено, но оно имеет значение для других структур, то оно не передается в архив 3 года. Но вся документация для передачи готовится через год. При передаче заполняется специальная учетная документация, лист приемки, который будет наиболее важным при экспертизе ценности. Отбор для передачи материалов из ведомственного архива в госархив ведет государственная архивная служба. Ее интересует ценность материала, а также наличие других аналогичных материалов в других фондах.

Составляется специальная карточка фонда, в нее заносятся материалы¸ формируется список фондов, и все это должно быть описано. Как правило, документы из одного ведомственного архива формирует один фонд, внутри которого материалы делятся по описям. Но иногда допускается формирование и более одного фонда в составе архива.

При использовании документов ведомственного архива есть некоторые задачи.

1) По материалам архива составляются информационные бюллетени для различных учреждений;

2) Исполнение запросов конкретных организаций. Кроме того, задача архива – культурно-просветительская работа. Сотрудники архивов готовят материалы для публикации в газетах, передач на телевидение.

3) Исполнение запросов социально-правового характера. Тут справки, связанные со стажем, при определении размера пенсии, или же нахождением на работе.

4) Предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Комплектование ведомственных архивов проходит под руководством государственной архивной службы, есть должностные инструкции по заполнению архивов. Ведомственные архивы мало приспособлены для хранения дел, и соответствующие службы не всегда следят за их состоянием. Большинство ведомственных архивов ютится в основных помещениях данного ведомства. Хотя ведомственные архивы регулируются законом об архивном фонде РФ.

В ведомственных архивах много проблем. Они слабо контролируются государственной архивной службой. Настоящая работа начинается только тогда, когда они передаются в государственный архив.

Два специфических принципа хранения: отраслевые государственные архивные фонды и депозитарные ведомственные архивы. Если речь идет об отраслевых архивных фондах, то как правило они формируются в рамках отраслевых министерств для хранения крупного комплекса документов вместе с текущим делопроизводством. Депозитарные ведомственные архивы являются архивами с закрытым хранением. Как правило, они закрыты для исследователей и принимают документы на определенный период хранения. Либо срок действия ограничен, либо в договоре прописывается депозит, пока хозяин документа его не затребует. Чаще всего, на депозит передаются частные документы.

Когда дела принимаются на депозитарное хранение, формируется вся документация: фонд, описи, примечания к ним (где указывается собственник документа и номер договора). Причем здесь есть интересное условие. Иногда на депозитарное хранение поступает только часть фонда, документы которого уже хранятся в государственных архивах. Как правило, по истечении срока в 10 лет документы, лежащие на депозите, уничтожаются.

Часто в рамках ведомственных архивах хранится негосударственная часть архивного фонда РФ. Это архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также в собственности религиозных объединений. Кроме того, это документы в ЧС, но представляющие собой некую ценность. Ведомственные архивы часто организуют хранение этой части фонда. Но часто документы могут перейти в государственную часть: к примеру, если собственник хочет подарить архивы государству и после его смерти.

АРХИВНЫЙ ФОНД РФ: ПОНЯТИЕ, СОСТАВ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Архивный фонд РФ – определение дано. Состав архивного фонда РФ:

1) Находящиеся на территории России архивные фонды и документы, не зависимо от источника их происхождения, вида носителя, места хранения и формы собственности.

2) Отнесение документов к составу архивного фонда производится после экспертизы ценности, установленной государственной архивной службой.

3) Архивный фонд РФ делится на две части:

a. Негосударственная часть. Ее составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в РФ, собственностью краев, областей, автономных областей, автономных округов, двух городов и муниципальной собственность. Федеральная собственность – документы федеральных госархивов и центров хранения документации, архивные фонды и документы, которые образуются в результате федеральных органов государственной власти, генпрокуратуры, Центробанка, а также организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Исключение – фонды и документы, полученные в дар или в результате сделки купли-продажи от религиозных и общественных организаций, юридических и физических лиц.

b. Государственная часть.

И государственная, и негосударственная часть существует по неким общим правилам. В пределах фонда ведется систематизация. Единица хранения фонда – дело. Дела систематизируются по соответствующей схеме. Можно использовать сортировку документов, предметно-опросный принцип сортировки. Используется тематический, отраслевой и функциональный принцип организации. Также можно использовать номинальный принцип, когда за основу берется делопроизводство.

02.04

В пределах фонда не может производиться перефондирование документов. Бывают случаи, когда перефондирование допускается, если по результатам проверки становятся ясно, что допущены серьезные ошибки, и существование такого фонда мешает поисковой деятельности. В рамках фонда семьи принципы систематизирования иные. Сначала документы систематизируются по отдельным гражданам, потом внутри используется хронологическая, либо номинальная система. В семейных фондах на первый план выводят наиболее значимых представителей данной семьи, а потом документы строятся на основе родства.

В фонде рода документы располагаются по хронологической последовательности. Сначала это хронологические таблицы, потом имущественные документы. В рамках фонда документы располагаются либо по значимости фондообразователя, либо по хронологическому принципу, либо по алфавиту. Архивы сейчас предпочитают соединять эти принципы.

Иногда идет систематизация фонда по материалам, в которых заключена информация. Тут допускается хранение не фондовое, если носители материала не бумажные. Архивный фонд РФ не может дробиться по различным архивам и храниться в пределах одного архива. Можно выделить разновидности архивного фонда РФ:

1) Архивные фонды государственного органа, органа местного самоуправления, организации. Чаще всего исследователи сталкиваются с такими фондами. Бывает, объединенный архивный фонд формируется в пределах двух или более организаций, если они имеют исторические или логические связи.

2) Архивные фонды личного происхождения;

3) Архивные коллекции. Архивная коллекция – совокупность отдельных документов, образовавшихся в результате деятельности разных источников комплектования и объединенных по какому-то признаку.

Определение границ архивных коллекции связано с ее происхождением. При приеме на хранение соответствующие рамки переносятся в документацию. Здесь определяется состав документов, включенных в архивный фонд. После этого формируются хронологические рамки фонда. Тут могут быть либо даты, в пределах которых появляется самый ранний и самый поздний документ фонда, либо берутся даты правовых актов, в которых фиксируется появление и окончание организации данного фонда. Не всегда фактические даты дел в рамках фонда совпадают с датами описей и путеводителей, они могут расширять даты фонда.

На определение хронологических рамок не влияют образование учреждений, передача их из одного ведомства в другое, изменение структуры подчиненности в рамках ведомства, его территориальное нахождение и сужение полномочий. Пока существует фондообразователь, границы фонда определяются по нему.

Чем отличается архивный фонд от архивной коллекции? Архивный фонд формируется в рамках самого архивного учреждения при приеме его на постоянное хранение. Сотрудник, принимая материалы, создает архивный фонд, учитывая целый ряд признаков. Архивная коллекция поступает в архив уже как сформировавшаяся, ее принимают в том виде, в каком она существует на данный момент, и перефондированию она не подлежит.

Каждое архивное учреждение должно заниматься комплектованием фондов. Задача комплектования – сформировать наиболее полную подборку документов, относящихся к данному профилю. Например, госархив ЯО должен собирать:

1) Нормативную документацию от правительства города Ярославля и области.

2) Документы, касающиеся имущественного положения области и города;

3) Документы всех предприятий региона, находящихся в федеральной и муниципальной собственности, а также частных.

4) Документы, имеющие отношение к проживающим гражданам. Загсы через 50 лет передадут в архив акты о свадьбе, разводе, смерти и рождении человека.

5) Материалы по деятельности общественных организаций;

Источниками комплектования выступают организации, либо частные лица, передающие свои материалы в архив. По поводу частных лиц сформирован особый порядок, и не у каждого человека документы будут приняты на хранение в архив. Для комплектования необходимо определение источников комплектования. В архиве существуют планы по приемке документов. К комплектованию относится определение состава документов, которые подлежат приему в архив, порядок работы с ведомственными архивами. Архив проводит работу по комплектованию постоянно. Существуют списки юридических и физических лиц, от кого принимаются документы.

Источники комплектования для ведомственного архива – подведомственные данному направлению организации. Временное хранение документов – 10 лет, а потом они передаются в ведомственный архив. Временный архив заинтересован, чтобы большинство своих дел пристроить в государственный архив после 10 лет. Временные организации тоже являются источником комплектования для архивов, и они тяготеют либо к передаче документов в архивы, либо к их уничтожению.

При приеме документов на постоянное хранение их могут принимать выборочно или полностью. При выборочном приеме принимается ценная документация, которая характеризует работу данной организации. Вся остальная документация подлежит уничтожению. При приеме документов полностью на хранение принимаются все документы организации. Уничтожение документов позволяет уменьшить объемы хранимой документации и облегчает работу при приеме на хранение дел.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

Поскольку после экспертизы ценности документы принимаются в архив, это одна из важнейших областей работы архива. В 1980-е годы в экспертизе ценности помимо архивистов работали деятели культуры. Это сильно затрудняло работу, потому от этого отказались. Экспертиза ценности документов проводится непосредственно архивными сотрудниками, ее результаты утверждаются директором в ряде случаев. Когда экспертиза спорная, приходится обращаться к сотрудникам государственной архивной службы.

Чтобы архив регулярно мог проводить экспертизы ценности, в каждом архиве есть экспертная комиссия. Эти комиссии являются в государственных архивах и в филиалах областных архивах. Экспертиза ценности должна определить, нужно ли передавать материалы в архив, либо уничтожить. В результате экспертизы ценности документов формируются описи дел по личному составу и дел, принятых на постоянное хранение. Архивные документы, подлежащие уничтожению, снимаются с учета и передаются на утилизацию. Принципы экспертизы:

1) Принцип историзма. Тут дела рассматриваются как продукт определенной эпохи. Нужно решить, отражает ли документ эпоху, нет ли дублирующих документов;

2) Принцип всесторонности. Оценивается материал, на котором находится документ, а иногда даже чернила и способы теснения бумаги.

3) Принцип комплексности. Данный документ и его взаимодействие с уже находящимися в архиве документами.

С учетом этих принципов разработаны критерии определения ценности документа:

1) Универсальность;

2) Значимость фондообразователя;

3) Время и место создания

4) Содержание;

5) Подлинность и копийность;

6) Дуплетность

7) Физическое состояние

8) Юридическая сила.

Если сохранность документа меньше 60%, будет поставлен вопрос, надо ли его хранить. При проведении экспертизы ценности производится отбор дел и качество их номенклатуры. Еще одна проблема – экспертиза подлинности. Она сопровождает экспертизу ценности. Там идет полистный просмотр дел, и после экспертизы подлинности наступает материальная ответственность за хранение данного конкретного дела.

После приемки на учет дел начинается непосредственная работа – это учет документов.

УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. После комплектования основной функцией архивов является комплектование документов, а, значит, архивы должны заниматься учетом документов. Учет – комплекс работ, проводящихся в архиве, который обеспечивает оптимальное хранение документов. С одной стороны, учет документов, проверка их в наличии, выявление уникальных и особо ценных документов, размещение документов в хранилище, формирование топографических описей. В топографической описи указывается фонд, дело и место, где это дело лежит.

Учет документов, с одной стороны, обеспечивает их сохранность, обеспечивает контроль за наличием документов, и обеспечивает их поиск.

Учет архивных документов позволяет хранить их и проводить планомерное комплектование и составлять графики работ. Все документы в архиве учтены. Основные единицы учета – архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения. Единица хранения – дело. Кроме единицы учета могут быть категории. К примеру, следственные дела или особо ценные документы. Следственные дела учитываются в соответствии с жесткими правилами. Неописанные документы учитываются по количеству листов. После приема на учет сотрудник архива несет материальную ответственность за каждый конкретный лист дела.

Существует специальная учетная документация, которую может заполнять только сотрудник архива. Существуют принципы:

1) Централизация;

2) Преемственность;

3) Динамичность.

Учет ведется централизованно в любом архиве, и Росархив может затребовать учтную документацию в любой момент. Разработаны формы учетных документов, а также вспомогательная учетная документация. Основные учетные документы разработаны Росархивом, а вспомогательные документы в каждом архиве формируются самостоятельно в зависимости от его задач:

1) Книга учета поступлений;

2) Книга учета поступлений страхового фонда;

3) Список фондов, а также список фондов, содержащих особо ценные дела.

4) Для фиксации изменений в названии фонда существует лист фонда. Заводится он на каждый конкретный фонд, на него заводятся описи, объем фонда, название дел, нумерация фонда, и все материалы, связанные с изменением в нем.

5) Архивная опись.

6) Опись особо ценных дел.

7) Опись страхового фонда.

8) Инвентарная книга учета дел. В ней записывается состояние и ценность дел.

Учет в архивах вспомогательной документации. Здесь нужно упомянуть о наличии карточек фондов и фондового каталога. Фондовый каталог передается Росархиву для быстрого поиска документации. Кроме того, на каждый фонд заводится дело фонда. Оно составляется в соответствии с внутренними инструкциями.

Ведомственные архивы, с одной стороны, реализуют принципы обязательного учета, а с другой, у них существуют карточки фондов, и книга выбытия документов, связанная с передачей дел на постоянное хранение и с уничтожением документа. Здесь существует книга поступлений, и опись выполняет основную функцию учета. Подробный учет обеспечивает сохранность архивного фонда РФ. Росархив проверяет книги поступления, инвентарные книги и ведет проверку описей, что позволяет ему контролировать ситуацию в данном архиве и принимать меры по сохранению документации.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РФ. Обеспечение сохранности – комплекс мероприятий сопоставлению условий, с соблюдением режимов и на ближайшей организации работы архивов. Задача тут – сохранить фонды в хорошем состоянии.

Для формирования нормативных условий хранения нужно строить специальные здания архивов. Новые здания архивов не строятся. Нормативные условия достигаются реконструкцией и ремонтом зданий, и чаще всего это в советские годы под архивы использовались здания церквей. Первоначально в Ярославле архив размещался в здании Казанского собора. Нужно установить охранный, сантиарно-гигиенический, температурно-влажностный, противопожарный режимы. В архиве нужно применять специальные средства хранения и перемещения документов из негорючих материалов. Стеллажи, сейфы, коробки, папки. Архив должен размещаться в здании, удаленном от пожароопасных объектов, и в здании должна быть хорошая противопожарная сигнализация.

Узкие оконные проемы в архивах нужны для обеспечения сохранности фондов и для установления нужного светового режима. Архив должен располагаться далеко от предприятий, загрязняющих окружающую среду. Здание архива должно состоять из комплекса помещений, которые будут отвечать правилам хранения документов. Тут должна быть инженерно-техническая укрепленность, оборудование охранной сигнализацией, посты охраны. В архиве есть дежурство, и дежурный сотрудник после рабочего дня должен опечатать все помещения и передать их на пост охраны. Большинство архивов обеспечиваются системами видеонаблюдения.

В архивохранилищах должны быть системы кондиционирования воздуха, которые будут поддерживать определенный температурно-влажностный режим. Оптимальная температура 17 градусов, влажность – 55%. Большинство архивов не обеспечены системой климат-контроля. Сотрудники должны сами обеспечивать такой режим. Они должны устраивать проветривание помещений, использовать механические средства увлажнения и осушения воздуха – по помещениям расставлять тазы с водой или обвешивать батареи тряпками.

При этом температурно-влажностный режим должен контролироваться раз в неделю, а в архивах хранилища – один раз в сутки. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Архивные документы обязательно хранятся в папках, в коробках, в стеллажах закрытого типа. Но немногие российские архивы могут себе такие стеллажи использовать. Нельзя допустить появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. С ними борются с привлечением служб дезинфекции и дезинсекции.

Проверка состояния в архивах проводится планово, но бывают случаи внеочередных проверок, когда выявляются факты какого-то ущерба документам, которые требуют реставрации. В настоящее время разработана масса способов хранения документов, самый эффективный и дорогой (потому недоступный) – ламинирование.

В государственных архивах проверки уникальных документов проводятся ежегодно. Проверки особо ценных бумажных документов – раз в 10 лет. Проверка кинодокументов проводится раз в 5 лет, электронных документов – раз в 2 года. В государственных архивах масштабная проверка должна проводиться раз в 25 лет, в библиотеке – раз в 15 лет. Большинство архивов вынуждены приглашать внешних реставраторов для конкретных работ. В ЯО есть 10 специалистов, которые могут работать с бумагой 17-18 вв.

В настоящее время акцент смещается в сторону консервационных действий. Это обеспечение сохранности, но существует правило: любые реставрационно-консервационные работы должны быть обратимы.

Говоря о хранении документов в архиве, нужно говорить, что существуют внутренние инструкции, которые расписывают порядок хранения документов, расписывают обязанности. Минимальное состояние между стеллажами 80 см. В идеале стеллажи должны быть металлические, несгораемые шкафы, в архивохранилищах должны быть созданы системы дублирующих лестниц, запасных лифтов.

Период переезда архива в новое здание. Тут действует особый режим перевозки документов. Каждый работник архива под свою ответственность получает часть фондов. Переезд Ярославского архива был осуществлен за 3 недели, а рыбинский архив переезжал целый год.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: