Принципы учета документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Организация гос. учета Д. осуществляется по регламенту. Учет служит средством обеспечения сохранности Д.

К единицам учета относятся:

* книга фондов (список фондов), где ежегодно делаются записи о поступлениях в фонды; раз в три года происходит полный учет о составе и содержании документов – составляется сводный паспорт архива и отправляется в Росс. Архив.

* книги учета поступлений Д., которые ведутся в зависимости от вида документов.

* лист фонда, в котором отмечаются все переименования фондообразователя (для изучения истории Д.). в листе фонда учитывается каждая опись по отдельности.

* опись – основной учетный Д. в ней каждое дело идентифицируется, обозначены хронологические рамки, есть итоговая запись. Есть также реестр описей, который объединяет в себя все описи.

* отдельные учетные Д. составляются на особо ценные дела.

Учет описей ведет главный хранитель фондов.

Учет ведется в электронном формате. Есть специальный программный комплекс, где ведется весь учет и через который можно осуществить поиск и систематизацию, т.к. все это соединяется в рубрикатор, в котором легко ориентироваться.

Основные единицы учета в архиве.

Единицами учета в архиве являются:

· Фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой,

· приравненная к фонду коллекция

· единица хранения (дело).

Принципы учета:

· принцип централизации и преемственности – осуществляется за счет того, что в деле существует единая нормативная база, регламентирующая учет);

· принцип динамичности – осуществляется путем внесения количественных изменений в учет из-за движения Д.).

Режимы хранения архивных документов

Государственные органы, органы местного самоуправления обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Уничтожение документов запрещается.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственнойсобственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частнойсобственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук.

Порядок проверки наличия архивных документов.

В плановом порядке проводятся проверки физического состояния Д. (15-25 лет). Проверка проводится с описью фонда, выявляются и устраняются недостатки. Утерянный Д. находится в розыске год, а затем принимается решение о том, что с ним делать дальше (например, списать). На особо ценные дела создается страховой фонд – такие дела переснимаются или с них делаются копии.

Размещение документов в архивохранилище, порядок выдачи дел

Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Дела выдаются из хранилища:

· для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

· для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. – в рабочие помещения сотрудникам архива);

· для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.

Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

· десять дней – для сотрудников архива, исполняющих запросы;

· один месяц – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

· три месяца – для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней, Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:

· заказами (требованиями) на выдачу дел – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива;

· актами о выдаче дел во временное пользование;

· заказами на проведение работ лабораториями;

· актами передачи дел из хранилищ для проведения архивных работ.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах. Книги ведутся раздельно.

Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей. Все прочие исполненные заказы находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.

Требование к зданиям архивов, оборудование, применяемое в архивах

Для хранения документов.

Комплекс мер по обеспечению сохранности документов – создание нормальных условий хранения Д. и соблюдение надлежащих условий хранения, исключающих хищении и утрату.

Реконструируются и демонтируются здания архивов, выбираются здания, обеспечивающие нормальные условия хранения Д. они должны быть удалены от огнеопасных объектов, не находиться в зоне затопления и в зоне работы промышленных предприятий.

Здание архива состоит из хранилищ и подсобных помещений, в числе которых обязательны помещения для Д., впервые поступивших в архив. Такие Д. должны проходить акклиматизацию в течение 14 дней.

Архивохранилища от остальных помещений отгорожены толстыми кирпичными стенами, дверь в хранилище обита железом, отсутствует отопление и канализация, обязательно наличие кондиционера.

Хранение бумажных документов осуществляется при t +19 гр. (+/-1), для фото- видео-, фоно- документов нормы хранения другие. В хранилищах архивов есть специальные приборы для измерения температуры и влажности.

Необходима периодическая генеральная уборка – обеспыливание стеллажей и коробок, влажная уборка. Санитарно-гигиенический режим необходим для того, чтобы не появлялись насекомые и животные.

Соблюдение светового режима: если есть окна, то они должны находиться перпендикулярно по отношению к стеллажам, + необходимо использование приспособлений, затемняющих поток света.

Нужно рационально размещать Д. на металлических либо деревянных стеллажах. Можно также использовать раздвижные стеллажи, но тогда будет отсутствовать необходимая циркуляция воздуха.

Необходимо также соблюдать охранный режим. Каждый вечер все хранилища закрываются, пломбируются, ключи сдаются охране.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: