Проверка наличия и состояния документов в архивах

Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

ü установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

ü выявление и устранение недостатков в учете документов;

ü выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

ü выявление и учет документов, требующих реставрации, консер­вации, профилактической и технической обработки.

Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомст­венных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, Ликвида­ции или реорганизации архива проводятся разовые проверки.

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

Во время проверки:

ü производится поединичная сверка дел с записью их в описи;

ü устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;

ü дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;

ü составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча­нии проверки вносятся в дело фонда;

ü на основании листов проверки составляется акт проверки на­личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;

ü после проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;

ü биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаружен­ных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются:

ü акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ü акты о выделении документов к уничтожению;

ü акты о неисправимых повреждениях дел;

ü акты о передаче дел в другие архивы и организации.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствую­щими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отмет­ка о снятии их с учета.

АНАЛИТИКО - СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА
РЕТРОСПЕКТИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- архивный шифр (условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи).

Заголовки бывают 3-х типов: простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов.

Примерная схема расположения элементов заголовка.

Организационно-распорядительные документы формируются по номинальному, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологическому признакам.

Например:

Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 год. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче - крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 года. Копии.

Понятие "материалы” применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью - Йорке в 1925 году (положение, протоколы, докладные записки).

Понятие “материалы” применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу.

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международных премий за 1991 год (подлиники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

Обратите внимание, что при описании материалов после указания всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Например:

Дело об авторском праве наследников Н.А. Римского-Корсакова.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

Например:

Переписка с ЦИК СССР. НК РКИ СССР, секретариатом И.В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора.

Например:

Переписка Ю.С.Нечаева - Мальцева с И.В. Цветаевым и В.Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В.Д. Поленовым, В.М. Васнецовым, В.А. Серовым, П.В. Жуковским.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д. Главным условием образования обобщенных заголовков является обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Например:

В деле содержится переписка с Можайским УезднымИсполКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

В обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможно заменить ряд понятий одним родовым понятием.

Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так :

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия-вузы были сведены к однородному понятию.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. Сложный заголовок составляется путем сочетания (последовательного перечисления в соответствии со значимостью видов документов) простых или обобщенных заголовков.

Сочетание простых заголовков:

Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 год (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927 -1936 гг.

Сочетание обобщенных заголовков:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь - декабрь 1997 года (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

В последнем примере обобщенным понятием являются “избирательные комиссии” - так как не указаны их конкретные названия.

Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах, о наиболее выдающихся деятелях, воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в 3 вариантах.

1. Аннотация представляет собой заголовок отдельного документа.

Например:

Письмо К.Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17 - 18.

2. Аннотация составляется на несколько однородных документов.

Например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21.

3. Аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки “Красная звезда”, содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства ... за... год. Подлинники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. В 1960-70-е гг. было введено категорирование фондов учреждений, то есть разделения их на категории (1,2,3) в зависимости от места учреждения - фондообразователя в системе государственного управления:

1 категория - высшие и центральные органы власти, управления, суда и др.

2 категория - учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.).

3 категория - местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1 категории составлялись наиболее подробные справочники. По причине многоаспектности информации, в них преобладали обобщенные заголовки.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. Могут быть в составе фонда коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения фиксируются на карточках следующие информационные характеристики:

· фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

· заголовок дела;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

В основе заголовков лежат элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства.

Например:

А.Н. Островский. “Доходное место”. Пьеса.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей. В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин - фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа.

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома.

Например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д Дрожжина, А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора.

Например:

Записные книжки Н.С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписи выдающихся лиц. В этих случаях на дарственные надписи составляют заголовок, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана.

Например:

Дарственные надписи Ф.И. Шаляпина и Иолы Торнаги

Биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы. В заголовках на эти материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т. д.

Например:

Метрическое свидетельство И.Ф. Калитникова.

В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие.

Например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А.А.Бахрушину.

При описании рисунков, эскизов, чертежей гравюр кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.

Например:

Гравюры Т.Г. Шевченко “В шинке” и “Ростовщик” с дарственными надписями В.М. Лазаревскому.

При описании документов и дел личного происхождения часто не удается установить авторство документов или корреспондентов. В этих случаях в заголовке пишут “неустановленный автор”.

Например:

Письмо А.С. Пушкина неустановленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

Имейте в виду: при описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца.

Например:

К.С. Семенов. “Воспоминания”. Отрывок. Письмо Г.С. Петрова Л.К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

· автограф или черновой автограф;

· авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата - автографы);

· машинописная или рукописная копия;

· фотокопия или ксерокопия;

· вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Статьи о жизни и творчестве Г.К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: