ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

Разновидности архивного фонда

В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям.

Основные принципы классификации:

· принцип происхождения (организации документов по исторически сложившимся комплексам (фондам)

· логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

· его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков;

· для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Разновидностями архивного фонда являются:

– архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

– архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц.

Признаки образования объединенных архивных фондов

Признаки	Примеры
1. Однородные учреждения, действовавшие на одной территории	· Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938-1967 гг.); · Земские суды Московской губернии;
2. Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории	· Департамент народного образования и школы (с 1993 г.); · Сенат и сенатские комиссии (1721-1918 гг.)
3. Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности	· Завод “Серп и молот” и его профсоюзный комитет
4. Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций	· Общество попечительское о тюрьмах МВД (1819-1895 гг.) и Общество попечительское о тюрьмах Министерства Юстиции (1895-1917 гг.)
5. Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями	· Муравьевы-Апостолы И.М., М.И. и С.И. Декабристы (1789-1869 гг.) · Мейендорфы, бароны (1796-1868 гг.)
6. Объединение документов лиц, связанных творческой, профессиональной деятельностью	· Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П. · Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993 гг.)

- архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

Признаки создания коллекций

№ п/п	Признаки	Примеры
1.	Номинальный (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов)	Коллекция листовок XVIII-XX вв. в Музее книги;
2.	Тематический	Коллекция копий документов по истории профсоюзного движения в 1895-1925 г.г., собранная Истпрофомом;
3.	Авторский	Коллекция документов эмигрантских учреждений и организаций в России;
4.	Географический	Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже;
5.	Смешанные признаки	Коллекция писем, рукописей литературного и общественно-политического характера неустановленных лиц. 1917-1925 гг. в ГАРФе;

Фондирование

Организация документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ:

1. Определения границ архивного фонда, в том числе определения юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2. Определения фондовой принадлежности документов.

Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.

Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов:

· истории фондообразователя,

· истории фонда,

· характеристики документов фонда,

· списка использованных источников и литературы.

В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей.

Фактор, влияющий на фондирование	Какое оказывает влияние
1.Изменение конституционных основ государства. В связи с принятием Конституции РФ 1993 год. Распад СССР в 1991 г.	1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов гос.власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. составляют новые архивные фонды.
	1.2. Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
	1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР составляют разные архивные фонды.
	1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации, образуют новые архивные фонды.
	1.5. Прокуратура РСФСР и Прокуратура РФ составляют разные архивные фонды, но местные прокуратуры образуют единые архивные фонды за весь период деятельности.
	1.6. В случае изменения статуса субъекта РФ новые органы власти составляют новые архивные фонды.
2.Изменение границ административно-территориального деления	2.1. Если в связи с изменением административно- территориального деления создаются новые органы власти и управления, они образуют новые архивные фонды.
	2.2.Переименование административно-территориальной единицы, а также преобразование административно-территориального деления, которое не влечет за собой создания новых органов власти и управления, не влияет на фондирование.
3.Изменение формы собственности фондообразователя	3.1. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и др. формы собственности составляют с момента их акционирования и приватизации новые архивные фонды.
4.Реорганизация фондообразователя.	4.1.Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения влечет за собой создание нового архивного фонда.
	4.2.Незначительные изменения круга деятельности организации, переименования, изменение подведомственности, структуры без существенного изменения ее функций и задач не является основанием для создания отдельного фонда.
5.Ликвидация фондообразователя	5.1. При ликвидации организации с передачей ее функций одной или нескольким организациям документы каждой организации составляют самостоятельные архивные фонды.
	5.2. При временной приостановке работы организации и восстановлении ее с теми же функциями новый фонд не создается.

Определение

Хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов

Вид фонда	Хронологические границы фонда
Архивный фонд учреждения	официальные даты образования и ликвидации учреждения
Архивный фонд личного происхождения	даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода
Объединенный архивный фонд	даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

1 234 5 6

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: