Сделай Сам Свою Работу на 5

Государственные архивы федерального значения. Государственный архив как государственное (казенное) учреждение, обеспечивающее сохранность, учет комплектование и использование архивных документов.

Федеральные архивы

Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)

Российский государственный архив древних актов (РГАДА)

Российский государственный исторический архив (РГИА)

Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА)

Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ)

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)

Российский государственный военный архив (РГВА)

Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ)

Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД)

Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в г.Самаре

Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД)

Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД)

Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)

Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

Государственный архив - государственное учреждение, выполняю­щее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодейст­вующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также граж­данами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осу­ществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.

Задачи госархива:

комплектование и учет документов;

обеспечение их сохранности;

обеспечение систематизации документов, формирования науч­но-справочного аппарата к ним;

обеспечение использования документов в научных и практиче­ских целях;

ведение научно-исследовательской и методической работы в об­ласти архивоведения, документоведения, археографии;

контроль и руководство ведомственными архивами.



Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

 

 

14.4 Муниципальные архивы. Муниципальный архив: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности. Виды архивов.

Муниципальные архивы – самая многочисленная и важная составляющая сети архивных учреждений Российской Федерации. При этом они являются наиболее активно комплектующимся звеном, где из года в год растет объем документов по личному составу. Их деятельность регулируется федеральными законами от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (действующая редакция от 29.06.2015), от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», а также законодательными актами субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. Согласно действующему законодательству, органы местного самоуправления самостоятельно решают вопросы формирования архивных фондов поселения, муниципального района; формирования и содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, а городского округа – формирования и содержания муниципального архива. Однако все муниципальные архивы работают по единым Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Муниципальный архив структурное подразделение органаместного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение,создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение,комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также другихархивных документов;... Виды архивов. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

-центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

-центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

-объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

-архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: -архив управленческой документации;- научно-технический архив; - аудиовизуальный архив; - архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Формирование (комплектование) муниципального архива включает
- определение источников комплектования муниципального архива;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив;
- прием-передачу архивных документов в муниципальный архив.

Источники комплектования муниципального архива
- государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования муниципального архива в обязательном порядке;
- источниками комплектования муниципального архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;
- негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования муниципального архива на основе договора.

Роль учета: Одним из важнейших направлений деятельности государственных и муниципальных архивов является осуществление государственного учёта архивных документов. Учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников. На основе данных учётных документов рассчитываются штатная численность сотрудников архивов, площади и оборудование, необходимые для хранения документов, и осуществляется финансирование. Учёту подлежат все документы, хранящиеся в архиве; документы АФ РФ, а также документы по личному составу, хранящиеся в организациях – источниках комплектования. Учет архивных документов — это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; Учётный документ – это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта. Учёт производится путём присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учёта) учётных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Управление по делам архивов Тюменской области – региональный орган, проводящий политику государства в области архивного дела на территории Тюменской области

Государственные архивы Тюменской области:

Государственный архив Тюменской области (ГАТО)

Государственный архив социально-политической истории Тюменской области (ГАСПИТО)

Государственный архив в г. Тобольске

Государственный архив в г. Ишиме

Муниципальные архивы Тюменской области:

Архивный отдел администрации Абатского муниципального района

Сектор по архивным делам администрации Армизонского муниципального района

Архивный отдел администрации Аромашевского муниципального района

Архивный отдел администрации Бердюжского муниципального района

Архивный сектор администрации Вагайского муниципального района

Архивный отдел администрации Викуловского муниципального района

Отдел по делам архивов администрации Голышмановского муниципального района

Отдел по делам архивов администрации Заводоуковского городского округа

Архивный отдел администрации Исетского муниципального района

Архивный отдел администрации города Ишима

Администрация Ишимского муниципального района

Архивный отдел администрации Казанского муниципального района

Архивный отдел администрации Нижнетавдинского муниципального района

Архивный отдел администрации Омутинского муниципального района

Архивный отдел администрации Сладковского муниципального района

Архивный отдел администрации Сорокинского муниципального района МУ «Муниципальный архив г. Тобольска»

Отдел по архивным делам администрации Тобольского муниципального района

Архивный отдел управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента главы г. Тюмени

Сектор по делам архивов управления по вопросам кадровой работы и делопроизводства администрации Тюменского муниципального района

Архивный отдел администрации Уватского муниципального района

Сектор по делам архивов администрации Упоровского муниципального района

Архивный отдел администрации Юргинского муниципального района

Архивный отдел администрации Ялуторовского муниципального района

Архивный отдел администрации города Ялуторовска

Архивный отдел администрации Ярковского муниципального района

Становление государственного архива Тюменской областитесно связано с историей страны и историей архивного дела.

5 августа 1922 г. Тюменский губисполком принял постановление о создании губернского отдела архивов, с 20 ноября называвшегося губернским архивным бюро при секретариате президиума губисполкома. К концу 1922 г. было сформировано 37 фондов.

Под архивохранилище отведено здание Тюменского Троицкого монастыря.

12 ноября 1923 г. в связи с районированием Сибири и Урала и образованием Уральской и Омской областей губархив был упразднен.

В начале 1924 г. были созданы Тобольское, Ишимское, Тюменское окружные бюро.

В 1925 г. на хранении в окружном архиве уже 44 фонда. Организован прием документов от ликвидированных губернских учреждений и организаций. Впервые началась работа по описанию дел Троицкого монастыря, городской думы и управы, винокуренного завода.

В 1930 году в связи с ликвидацией Тюменского округа окружной архив был преобразован в городской с возложением на него обязанностей по работе с учреждениями, организациями и предприятиями не только г. Тюмени, но и Тюменского района.

В соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, принятым в марте 1941 г., утвердившим новую сеть госархивов СССР, в 1941 г. Тюменский горархив был преобразован в филиал государственного архива Омской области.

14 августа 1944 г. образовалась Тюменская область. Решением Тюменского облисполкома №199 от 3 ноября 1944 г. были образованы архивный отдел УНКВД по Тюменской области и Государственный архив Тюменской области.

В связи с отсутствием помещения 26 ноября 1958 г. Тюменский облисполком принял решение «О переводе областного государственного архива в г. Тобольск».

С 1958 по 1970 гг. архив располагался в г. Тобольске и назывался Государственный архив Тюменской области в г. Тобольске (ГАТОТ).

В апреле 1965 г. в г. Тюмени был образован филиал Государственного архива Тюменской области.

Решением Тюменского облисполкома от 9 апреля 1970 г. «для обеспечения установленных требований по своевременному приему на государственное хранение архивных документов от областных, городских и районных учреждений, организаций и предприятий переведен государственный архив области из г. Тобольска в г. Тюмень, упразднен филиал в г. Тюмени, в г. Тобольске образован филиал государственного архива области».

На 01.01.2001 г. в государственном архиве Тюменской области имелось 1847 фондов, содержащих 428430 единиц хранения, из них 177 дореволюционных фондов содержащих 28894 единицы хранения.

Документы облгосархива разносторонне используются. Обширный комплекс документов является источниковедческой базой для проведения всех работ с документами, и это заставляет ускорять темпы и разработки высокоинформативного научно-справочного аппарата с применением современных технологий для поиска нужных сведений.

 

14.5 Ведомственные архивы и архивы организаций. Вопросы ведомственного хранения архивных документов государственной части АФ РФ в законодательстве Российской Федерации.Источником регулирования отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон устанавливает ряд терминов и определений, которые дополняет ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но любой ГОСТ носит рекомендательный характер и используется как методическое пособие, поэтому все основные термины закрепляются законодательно.

Основные правила работы ведомственных архивов. приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

комплектование документами, законченными делопроизводством;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание к ним научно-справочного аппарата;

использование хранящихся в архиве документов;

оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­ка их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

центральный архив федерального органа власти или органа вла­сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального располо­жения;

объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчи­ненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Типы депозитарных архивов

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

В книге учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (гр.3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр.4), собственник документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр.10).

В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Если на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.

Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ Одобрены решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Настоящие Правила состоят из 14 разделов, в которых раскрыты сущность и основные направления работы ведомственных архивов.

 

14.6 Комплекс нормативно-методических пособий для проведения экспертизы ценности документов. Понятие «экспертиза ценности документов». Нормативное регулирование проведения экспертизы ценности документов различных форм собственности.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

номенклатуры дел

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:

документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:

документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Нормативно-методические основы ЭЦД заложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), согласно которым экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России:

· Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г.;

· Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19;

· Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2;

· Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 31.07.2007);

· Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1998; ред. от 31.07.2007);

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 г. №32

Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов, осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.

В Перечни ЭД рекомендуется включать:

- документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. - документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

14.7 Организация экспертизы ценности документов архивного фонда Российской Федерации. Экспертные комиссии, их функции, организация работы.

Экспертиза ценности документов представляет собой процесс изучения документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Задачи экспертизы. Документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть документального фонда учреждений. При проведении экспертизы прежде всего обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения. Указанное обстоятельство позволяет выделить следующие основные задачи экспертизы ценности документов: 1) установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в государственные архивы; 2) определить сроки хранения документов; 3) установить степень сохранности документов и, в случае частичной их утраты, обеспечить полноту состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

принцип историзма позволяет рассматривать каждый документ как продукт определенной исторической эпохи и оценивать его с позиций не только сегодняшнего дня, но и будущего. принцип партийности можно трактовать как сознательный подход к изучению истории с позиций определенной общественной группы, проявляющийся в проведении настроений, идеалов этой общественной группы в рамках исторических исследований. Принцип всесторонности - наиболее сложный в экспертизе. В соответствии с этим принципом содержание документа следует рассматривать в различных аспектах, для изучения которых документ может служить историческим источником и учитывать все факторы, влияющие на его значение (язык документа, материал, на котором он написан, рисунки и пометки на документе и т.п.). Принцип комплексной оценки документа наиболее широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в совокупности с другими документами, исторически возникшими в результате деятельности конкретных учреждений. Принципы архивоведения составляют методологическую основу экспертизы, которая определяет систему критериев ценности документов.

Критерии ценности архивных документов — это признаки, на основании которых определяется ценность документов.

Основными в экспертизе критериями ценности текстовой документации выступают: 1) значение содержания документов; 2) значение фондообразователя (учреждения, лица, в деятельности которых образовались документы); 3) время и место их возникновения; 4) повторяемость информации документов. Второстепенную роль в экспертизе могут играть следующие критерии ценности: автографичность; юридическая сила документа; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т.п.); палеографические и языковые особенности; физическое состояние документов.

Перечни документов – систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов.

Комиссия вправе назначить по перечню следующие сроки хранения документов:

- кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);

- долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

- ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Существует система перечней документов в зависимости от сроков хранения:

- с указанием срока хранения документов; - подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

- типовыми; - ведомственными.

Перечень типовых документов издаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются Федеральной архивной службой Российской Федерации. Например «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; «Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

Существуют и другие перечни: ведомственные. Например:

Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»; «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

Экспертиза ценности документов, должна проводиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документы были заведены) совместно с экспертной комиссией (ЭК) и под методическим руководством архива организации. Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (см. приложение 1). В ее состав включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты организации (в т. ч. работники кадровой службы), хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах подразделения, в котором они работают. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ (документационного обеспечения управления) и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Главная задача деятельности ЭК – организация и проведение работы по определению сроков хранения документов, по отбору их для дальнейшего длительного хранения, а также по уничтожению документов, сроки хранения которых согласно перечням истекли.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.

Основные задачи ЭК:
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
– организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).
Основные функции ЭК:
– организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
– рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
– подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала. Акт составляется по установленной форме

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в органах архивного управления при администрации края, а также в федеральных государственных архивах.

Основная функция - методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение

При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:

- экспертиза ценности документов внутри госархива;

- рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

- работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

- архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

- прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.



©2015- 2021 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.