ТЕМА «Составление штатного расписания хозрасчетной больницы»

Цели работы:

- научиться использовать электронные таблицы для автоматизации расчетов;

- закрепить приобретенные навыки по заполнению, форматированию и печати таблиц.

Задание: Заведующий хозрасчетной больницей должен составить штатное расписание, т.е. определить, сколько сотрудников, на каких должностях и с каким окладом он должен принять на работу. Общий месячный фонд зарплаты составляет $10 000.

Построим модель решения этой задачи.

Поясним, что является исходными данными. Казалось бы, что ничего не дано, кроме общего фонда заработной платы. Однако заведующему больницей известно больше: он знает, что для нормальной работы больницы нужно: 5-7 санитарок; 8-10 медсестер; 10-12 врачей; 1 заведующий аптекой; 3 заведующих отделениями; 1 главный врач; 1 завхоз; 1 заведующий больницей. На некоторых должностях число людей может меняться. Например, зная, что найти санитарок трудно, руководитель может принять решение сократить число санитарок, чтобы увеличить оклад каждой и них.

Итак, заведующий принимает для себя следующую модель задачи. За основу берется оклад санитарки, а все остальные вычисляются через него: во столько-то раз или на столько-то больше. Говоря математическим языком, каждый оклад является линейной функцией от оклада санитарки: А*С+В, где С - оклад санитарки; А и В - коэффициенты, которые для каждой должности определяются решением совета трудового коллектива.

Допустим, совет решил, что

Таблица 4.1.

Задав количество человек на каждой должности, можно составить уравнение:

N1*(A1*C+B1)+N2*(A2*C+B2)+...+N8*(A8*C+B8) =10000.

В этом уравнении нам известны А1...А8 и В1...В8, а не известны С и N1...N8. Ясно, что решить такое уравнение известными методами не удается, да и единственно верного решения нет. Остается решать уравнение путем подбора.

Взяв первоначально какие-либо приемлемые значения неизвестных, подсчитаем сумму. Если эта сумма равна фонду заработной платы, то вам повезло. Если фонд заработной платы превышен, то можно снизить оклад санитарки либо отказаться от услуг какого-либо работника и т. д. Проделать такую работу вручную трудно. Но вам поможет электронная таблица. Образцом такой таблицы является табл.4.2.

Таблица 4.2.

Методические указания.

ЗАДАНИЕ 1. Заполните таблицу (таблица 4.2 - пример заполнения).

1.1. Заполните шапку таблицы.

1.2. Отведите для каждой должности одну строку и занесите название должностей в столбец С.

1.3. В столбцах А и В укажите коэффициенты А и В, соответствующие каждой должности,

1.4. В ячейку Н3 занесите значение заработной платы санитарки 150,00 и установите для нее формат 0,00 - два знака после запятой.

ЗАДАНИЕ 2. В столбце D вычислите заработную плату для каждой должности.

В постановке задачи было объяснено, что заработная плата вычисляется по формуле А*С+В. В нашей таблице коэффициенты А и В находятся в столбцах А и В, а С - зарплата санитарки указана в ячейке НЗ. Внимание: Столбец D должен заполняться формулами с использованием абсолютной ссылки на ячейкуНЗ. Изменение содержимого этой ячейки должно приводить к изменению содержимого всего столбца D. Аналогично в работе № 3 изменение значения шага во вспомогательной таблице при­водило к пересчету в основной. В данной задаче удобно использовать еще один способ абсолютной ад­ресации - именованную ячейку.

Именованная ячейка. В Excel можно присвоить имя любой ячейке или области. Чтобы присвоить имя ячейке, ее необ­ходимо выделить и выполнить команду вставка > Имя > присвоить. На экране появится диалоговой окно с полем ввода, где необходимо набрать имя и нажать кнопку ОК. Имя должно начинаться с буквы, не содержать пробелов, не совпадать с адресацией. Например, нельзя использовать имя F12, но можно F_12.

Второй способ именования состоит в использовании поля имени, которое располагается слева в строке формул. Для этого необходимо:

выделить ячейку или область;

перейти в поле имени и щелкнуть левой кнопкой мыши;

ввести имя и нажать клавишу enter. При выборе имени из списка имен Excel немедленно перей­дет к этой именованной ячейке или области.

Использовать именованную ячейку удобно в формулах, так как можно заменить адрес ячейки, ниче­го не говорящий о ее содержании на более выразительное имя. При ссылке в формулах на именованную ячейку она будет адресована абсолютно, и при копировании формул не возникнут ошибки. Кроме того, рекомендуется именовать все "важные" ячейки, в которых планируется часто изменять данные, и кото­рые содержат итоговые результаты.

2.1. Ячейке НЗ присвойте имя С.

2.2. В ячейку D3 занесите формулу =АЗ*С+ВЗ. Хотя эта формула равнозначна =АЗ*$Н$3+ВЗ, но имя С облегчает понимание формулы.

2.3. Скопируйте формулу из ячейки D3 в D4:D10.

При копировании адрес ячейки с зарплатой санитарки остался постоянным (абсолютным), а адреса A3 и В3 перенастраиваются (они относительные).

ЗАДАНИЕ 3. В столбце Е укажите количество сотрудников на должностях.

Данные в ячейках ЕЗ:Е5 могут изменяться в пределах штатного расписания, количество сотрудников на других должностях неизменно (см. постановку задачи).

ЗАДАНИЕ 4. В столбце F вычислите заработную плату всех сотрудников данной должности.

4.1. В ячейку F3 занесите формулу =D3*E3 (зарплата * количество сотрудников).

4.2. Скопируйте формулу из ячейки F3 в F4:F10.

4.3. Установите для данных в столбцах D и F формат 0,00 - два знака после запятой.

ЗАДАНИЕ 5. Определите суммарный месячный фонд заработной платы.

5.1. Просуммируйте столбец F, используя кнопку Σ.

5.2. Переместите значение суммы в ячейку F12 и сделайте к ней подпись "Суммарный месячный фонд заработной платы"

5.3. Составьте штатное расписание.

5.4. Вносите изменения в зарплату санитарки или меняйте количество сотрудников в ячейках ЕЗ:Е5 до тех пор, пока полученный суммарный месячный фонд заработной платы не будет равен заданному $10000 (в ячейке F12 необходимо получить значение £ 10000).

ЗАДАНИЕ 6. Сохраните таблицу в личном каталоге под именем lab4.xls

ЗАДАНИЕ 7. Составьте штатное расписание с использованием функции автоматизации расчетов – Подбор параметра.

Подбор параметра - удобное средство Excel для анализа "Что-если". При этом значения для ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равно заданному.

7. 1. Выберите команду меню сервис > подбор параметра.

7.2. Укажите в поле установить в ячейке адрес целевой ячейки $F$12.

7.3. Укажите в поле значение - 10000.

7.4. Укажите в поле изменяя ячейку адрес ячейки с зарплатой санитарки $Н$3 и нажмите на кнопку ОК.

Начнется процесс подбора параметра. Если нажать на кнопку ОК, значения ячеек в таблице будут изменены в соответствии с найденным решением.

7.5. Нажмите на кнопку ОК.

ЗАДАНИЕ 8. Составьте несколько вариантов штатного расписания с использованием функции подбор параметра и оформите их в виде таблицы на рабочем листе 2.

8.1. Измените количество сотрудников на должностях санитарки, медсестры и врача.

8.2. Подберите зарплату санитарки в новых условиях.

8.3. Составьте таблицу нескольких вариантов штатного расписания (табл. 4.3).

Таблица 4.3.

ЗАДАНИЕ 9. Сохраните таблицу в личном каталоге под тем же именем work4.xls.

ЗАДАНИЕ 10.

10.1. Проанализируйте полученные варианты, выберите и оформите один из них на месте таб­лицы 4.2 (в таблице 4.4 представлен пример оформления штатного расписания больницы без подобран­ных числовых значений).

Таблица 4.4.

Внимание! Удалить столбцы А, В, Н нельзя, так как в таблице на них есть ссылки, но их можно скрыть. Столбцы А, В, Н необходимо выделить, а затем воспользоваться пунктом главного меню формат, стол­бец, скрыть или вызвать контекстно-зависимое меню и выбрать пункт скрыть.

10.2. Дайте заголовок таблице «Штатное расписание хозрасчетной больницы» и подзаголовок «Зав. больницей Петров И.С».

10.3. Таблицу оформите, используя автоформатирование:

выделите всю таблицу, включая заголовки;

выберите пункт меню формат, автоформат;

выберите удовлетворяющий вас формат.

ЗАДАНИЕ 11. Подготовьте таблицу 4.4 к печати, воспользовавшись предварительным просмотром пе­чати:

11.1. Выберите альбомное расположение.

11.2. Уберите сетку.

11.3. Укажите в верхнем колонтитуле фамилию, а в нижнем - дату и время. Предъявите преподавателю файл lab4.xls на экране.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какое на Ваш взгляд основное назначение автоматизации расчетов?

2. Как «размножить» формулу по ячейкам столбца?

3. Как «размножить» формулу по ячейкам строки?

4. Как осуществляются межлистовые связи?

5. Как происходит процесс подбора параметров?

ПрактическОЕ ЗАНЯТИЕ № 5

ТЕМА «Знакомство с графическими возможностями Excel,
построение диаграмм»

Цели работы:

- познакомиться с различными типами диаграмм и графиков и научиться их строить;

- освоить основные приемы редактирования и оформления диаграмм.

Одним из самых впечатляющих достоинств Excel является способность превращать абстрактные ряды и столбцы чисел в привлекательные, информативные графики и диаграммы. Excel поддерживает 14 типов различных двух- и трехмерных диаграмм. Диаграммы - это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего листа. Диаграмма может помочь обнаружить ошибку в данных, за­кравшуюся в какую-нибудь ячейку.

Задача № 1. Графически представить данные, которые использовались в работе № 1.

Методические указания.

ЗАДАНИЕ 1. Наберите таблицу.

ЗАДАНИЕ 2. Постройте диаграмму

Построение диаграмм. Создать диаграмму или график легче всего с помощью мастера диаграмм. Это функция Excel, которая с помощью 4 диалоговых окон позволяет получить всю необходимую информацию для построения диаграммы или графика и внедрения его в рабочий лист.

2.1. Щелкните по кнопке мастер диаграмм в панели инструментов стандартная.

Шаг 1. Здесь Excel выводит первое окно мастера диаграмм "Шаг 1 из 4". В диалоговом окне показаны различные типы диаграмм, которые умеет строить Excel. Из них нужно выбрать и указать тип и вид диаграммы, который вы хотите создать. Выберите тип гистограмма и вид Обычная и щелкните по кнопке Далее.

Шаг 2. В следующем диалоговом окне нужно выбрать и указать ячейки, содержимое которых вы хотите представить на диаграмме. Это можно сделать следующим образом: в корешке "Диапазон данных" выбрать в строке "Ряды в:" "в строках". Нажать на кнопку в правой стороне строки "Диапазон" и выделить интервал ячеек A3:G3 со значениями 11, 20, 30, 100, 130, 180, 220 с помощью мыши (при этом если окно мастера диаграмм закрывает нужный интервал, то его можно отодвинуть, уцепившись мышью за заголовок синего цвета) - =Лист1!$A$3:$G$3. в корешке "Ряд" нажать на кнопку в правой стороне строки "Имя" и выделить интервал ячеек А1:G1 с названием таблицы "Население Москвы (в тыс. чел)" - =Лист1!$А$1:$0$1. В строке "Значения" уже вписан диапазон ячеек, в которых находятся нужные значения - =Лист1!$А$3:$G$3 (если окажется, что вы выделили не те или не все необходимые ячейки, то можно на этом месте еще раз произвести выбор). В строке "Подписи оси X" надо аналогично предыдущим надо вписать адреса диапазона ячеек, содержащих надписи "12 век, 13 век, 14 век, 15 век, 16 век, 17 век, 18 век" - =Лист1!$А$2:$G$2. Щелкните по кнопке "Далее".

Шаг 3. В нем можно ввести названия диаграммы, осей Х и Y, а также при необходимости указать, следует ли добавлять к тексту легенду с названиями и маркерами данных. в окно "Название диаграммы" введите: "Население Москвы", в окно "Ось Х (категорий)" введите "век", а в окно "Ось Y (значений)" - "тыс. чел.". щелкните по корешку "Легенда". В окне "Добавить легенду" поставьте галочку и укажите размещение легенды на вашей диаграмме. щелкните по кнопке "Далее".

Шаг 4. Это последнее диалоговое окно мастера диаграмм "Шаг 4 из 4". Здесь нужно выбрать, где разместить диаграмму. По умолчанию Excel предлагает поместить диаграмму на листе, где рacположена ваша таблица. Щелкните "Готово".

Вы получили диаграмму, внедренную в ваш рабочий лист. Если вас что-то не устраивает в построенной диаграмме, то ее можно отредактировать.

ЗАДАНИЕ 3. Измените размер диаграммы.

Перемещение и изменение размеров диаграммы. Часто бывает весьма затруднительно определить наилучшие размеры внедренной диаграммы до того, как вы увидите представленные на ней данные. Поэтому часто приходится изменять размеры и переме­щать внедренную диаграмму для того, чтобы придать ей хороший вид или облегчить ее редактирование. Для перемещения и изменения размеров диаграммы ее предварительно необходимо выделить. Чтобы выделить диаграмму, поместите на ней указатель мыши и щелкните левой кнопкой мыши. Во­круг диаграммы появится тонкая рамка с размерными маркерами - маленькими черными квадратиками в углах и на серединах сторон рамки.

Для изменения размеров диаграммы необходимо буксировать размерные маркеры. Буксировка маркера, расположенного на середине стороны, позволяет изменять вертикальные или горизонтальные размены диаграммы. Буксировка углового маркера позволяет пропорционально изменять размеры диаграммы. Указатель мыши при этом изменяет свою форму на двунаправленную стрелку. Для перемещения диаграммы необходимо установить указатель мыши на выделенной диаграмме и от­буксировать ее на новое место. Указатель мыши при этом не изменяет свою форму.

3.1. Выделите диаграмму.

3.2. Переместите диаграмму до столбца F.

3.3. Измените размер диаграммы (растяните ее до столбца О).

ЗАДАНИЕ 4. Измените тип диаграммы.

После того как выбран тип диаграммы с помощью мастера диаграмм, Excel предоставляет большие возможности для изменения ее содержимого и вида.

Изменение типа диаграммы. Сначала необходимо щелчком выбрать диаграмму для редактирования. Вокруг диаграммы появится штриховая рамка или диаграмма окажется в окне. Затем с помощью панели инструментов диаграмма можно изменить тип диаграммы.

4.1. Укажите на белое диаграмме и щелкните мышью.

4.2. Выведите на экран панель инструментов диаграмма. Щелкните правой клавишей мыши, всплывет контекстное меню.

4.3. Щелкните по кнопке Тип диаграммы, которая содержит список различных видов диаграмм. Вид и названия диаграмм те же, что на Шаге 1. Для того, чтобы построить новую диаграмму по имеющимся данным, просто выберите желаемый тип.

4.4. Щелкните по кнопке объемной гистограммы.

Наша плоскостная гистограмма преобразовалась в объемную. Не все типы диаграмм подходят для на­глядного представления данных, а некоторые невозможно построить. Например, по нашим данным диа­грамму типа X-Y-поверхностная построить нельзя. Некоторые типы объемных диаграмм могут плохо отразить данные и привести к неразберихе.

4.5. Попробуйте различные типы диаграмм и подберите наиболее наглядный из них. Внимание! Если в результате экспериментов вы испортите диаграмму, то удалите ее и начните построе­ние сначала. Для удаления следует один раз щелкнуть на диаграмме мышью, а затем нажать Delete.

ЗАДАНИЕ 5. Сохраните таблицу с диаграммой под новым именем lab5.xls.

ЗАДАНИЕ 6. Оформите диаграмму.

6.1. Выделите построенную диаграмму щелчком.

6.2. Выберите режим предварительного просмотра.

Внимание! В случае невыделенной диаграммы на экране появляется и таблица с данными, и диаграмма.

6.3. Выберите альбомную ориентацию страницы.

6.4. Укажите в верхнем колонтитуле свою фамилию, а в нижнем - дату и время (используя кнопки).

Задание для самостоятельной работы

Построить и отредактировать объемную круговую диаграмму, представленную на рисунке.

Круговые диаграммы - наиболее часто ис­пользуемый тип. Они подходят для нагляд­ного представления долей, процентов, про­порций и других сопоставляемых значений.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Какие инструменты графического отображения данных существуют в Excel?

2. Что такое гистограмма?

3. Как правильно выбрать тип диаграммы для отображения данных?

4. чем отличается плоский график от трехмерного?

5. Где может использоваться секторная диаграмма?

ПрактическОЕ ЗАНЯТИЕ № 7

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: