Добавление записей и столбцов

Открытие таблицы для редактирования

Как вы догадываетесь, чтобы отредактировать таблицу, ее нужно сначала открыть. Так же несомненно и то, что для этого сначала нужно открыть базу данных, в которой находится таблица. Эти простые операции не составят для вас трудностей, если вы знае­те, где расположена база данных, содержащая нужную таблицу.

После запуска Access 2010 (см. главы 1—2) рабочая область содержит несколько инструментов, с которых можно начать: список шаблонов, на основе любого из которых можно создать базу данных, список использовавшихся баз данных и кнопку откры­тия меню быстрого доступа, которая содержит наиболее часто используемые команды Сохранить (Save), Печать (Print) и Открыть (Open), показанные на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Меню быстрого доступа и список использовавшихся баз данных

Открыть базу данных можно одним из следующих способов:

· Если база данных уже открывалась, ее имя присутствует в списке Последние, расположенном на левой панели, или в списке Последние, расположенном в меню быстрого доступа (см. рис. 5.1).

Чтобы открыть базу данных, приведенную в любом из этих списков, просто щелкните на ее имени. Имя работает как гиперссылка: при наведении на него указателя мыши форма указателя изменяется, сообщая о том, что сейчас можно щелкнуть кнопкой мыши.

· Если вы не помните, где находится нужная база данных, воспользуйтесь поиском операционной системы. Задав текст «.accdb», вы сможете найти все базы данных Access на вашем компьютере (Рис. 5.2.).

· Если вы помните, где расположена база данных, но ее нет в списке Послед­ние документы(Recent Documents), воспользуйтесь приведенной ниже про­цедурой.

Рис. 5.2. Поиск файла базы данных с помощью Windows

Щелкните на кнопке Открыть (Open), расположенной на панели быстрого доступа, или выберите команду Открыть в меню быстрого доступа.

· Чтобы открыть меню быстрого доступа, щелкните на меню «Файл», расположенной в левом верхнем углу окна Access.

· В меню быстрого доступа нажмите «Открыть»№

· Активизируется диалоговое окно Открытие файла базы данных (Open Database File), показанное на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Найдите в файловой системе нужную базу данных

По умолчанию в диалоговом окне Открытие файла базы данных открывается ка­талог Мои документы или последний открывавшийся каталог.

2. Если в открывшемся каталоге нужной базы данных нет, воспользуйтесь кнопками, расположенными на левой панели (см. рис. 5.3), чтобы выбрать расположение.

Найдя файл базы данных, дважды щелкните на его имени.

База данных откроется, и на левой панели будет выведен список компонентов базы данных (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Открыта база данных Борей.accdb.

В некоторых случаях при открытии базы данных активизируется ее начальное окно (кнопочная форма — switchboard). Это значит, что при создании базы дан­ных в нее была добавлена кнопочная форма и задан ее вывод при открытии Если сейчас она вам не нужна, закройте ее. В данной главе мы будем работать ] с таблицами а не формами.

4. Под кнопкой Таблицы (Tables), расположенной на левой панели, найдите нужную таблицу (см. рис. 5.4).

Каждая таблица представлена отдельной кнопкой.

Дважды щелкните на имени таблицы, которую нужно редактировать.

Таблица будет открыта в режиме Режим таблицы (Table View). В этом режиме можно добавлять и удалять столбцы, изменять имена столбцов, добавлять записи редактировать поля.

Добавление записей и столбцов

Случалось ли вам, приехав на курорт, обнаружить, что вы забыли дома зубную щетку? Конечно, вы можете пойти в ближайший магазин и купить новую, если не обнаружили это в полночь. Аналогичное "Черт возьми!" можно услышать от человека, забывшего сделать что-либо важное в базе данных: добавить запись или столбец, переименовать компонент, установить отношение.

К счастью, добавить забытую запись или столбец даже легче, чем сходить в магазин за зубной щеткой, однако "Черт возьми!" не прозвучит, только если сделать это вовремя, а не когда отчет без нужной записи уже будетпередан вверх по иерархической лестнице или когда пользователи мечутся в панике, получая сообщение об ошибке и упоминая о вас в нелестных выражениях.

Добавление записи

Откройте базу данных «Борей.accdb», созданную в задании 7. Сделайте так, чтобы Access выводил список всех объектов этой БД.

Чтобы добавить запись, выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу «Поставщики» в режиме таблицы. Щелкните на любом пустом поле, расположенном внизу таблицы под последней существующей записью.

После щелчка курсор ввода будет мерцать в поле, указывая на то, что можно вво­дить значение (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Новая запись готова для ввода данных

 

 

12

---

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.