Регистрация исходящего/внутреннего документа

3.1. Войдите в функцию «Регистрация документов». Выберите нужную группу документов. Установите (если необходимо) Дату РК.

Дату можно ввести с помощью календаря (календарь вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши или одинарным щелчком правой) или вручную.

3.2. Нажмите кнопку «Выбрать». Откроется РК исходящего документа.

3.3. Заполните все необходимые поля регистрационной карточки:

ü Заполните поле «Подписал» выбором из справочника (справочник открывается с помощью стрелки справа от строки «Подписал») или вводом с клавиатуры (для заполнения поля с клавиатуры необходимо ввести ключевой фрагмент фамилии и нажать клавишу «Enter»).

ü Заполните поле «Состав» (количество листов в документе в формате «полное количество листов в документе/количество листов приложения»).

ü Заполните поле «Содержание».

ü Для использования текстовых заготовок войдите в перечень стандартных текстов с помощью клавиши Insert, выделите нужную строку, нажмите кнопку «Выбрать». Вставленный текст при необходимости можно отредактировать.

ü Заполните поле «Исполнитель» выбором из справочника или вводом с клавиатуры. Это может быть наименование подразделения или ФИО должностного лица, подготовившего документ.

ü Если необходимо, заполните поле «Визы».Для этого:

ü нажмите на кнопку . В нижней части появившегося окна сформируйте список визирующих лиц путем перетаскивания мышью выделенных значений из справочника в верхней части окна. Для возврата к исходному перечню папок используется кнопка .

Для быстрого поиска ФИО используйте окно «Найти» в нижней части окна.

ü При регистрации исходящего ответа (если РК не регистрировалась, как связанная из входящей РК) добавьте в поле «Связки» ссылку на входящий документ:

• В поле «Связки» РК наберите номер документа (№ документа, который был зарегистрирован в предыдущей части лабораторной работы) согласно установленным параметрам поиска. (Для изменения параметров поиска используйте кнопку ).

• Нажмите Enter. В результате будет осуществлен поиск и появится окно с результатами поиска.

• Выделите документ, с которым нужно установить связку.

• Установите тип связки.

• Нажмите кнопку «Выбрать».

ü Заполните поле «Адресаты»:

• Нажмите кнопку .

• Выберите кнопку «Добавить организацию» или «Добавить гражданина» или «Добавить внутреннего адресата» .

• Выделите адресата в справочнике (используйте окно «Найти» для быстрого поиска нужного наименования).

• Если организации в справочнике нет, ее надо внести.

Для этого, находясь в окне «Выбор из справочника организации», нажмите кнопку «Добавить организацию» справа в углу на панели инструментов, заполните реквизиты организации.

• Нажмите кнопку «Выбрать».

• В окне «Адресаты:….» нажмите кнопку для отметки отправки. Выберите дату и способ отправки.

Внимание!Если документ отправляется по почте, и сведения о зарегистрированном документе будут использоваться для печати конвертов и формирования реестров, отметка отправки не производится.

• Нажмите кнопку «ОК».

ü Если необходимо, прикрепите к РК файл с текстом документа:

• Нажмите крайнюю левую кнопку окна «Файлы» . Откроется окно «Выберите файл для привязки».

• Найдите требуемый файл в Вашей файловой системе, выделите его.

• Нажмите кнопку «Открыть».

• Произойдет возврат в РК, в окне «Файлы» появится ссылка на документ.

• Содержание прикрепленного файла можно просмотреть, дважды кликнув по его иконке в окне «Файлы».

ü Укажите номер дела по номенклатуре, в которое подшивается копия (оригинал) исходящего документа:

• Нажмите кнопку «Журнал передачи».

• Нажмите кнопку «Добавить запись о списании документа в дело» .

• В открывшемся справочнике номенклатуры дел выделите номер дела, в которое подшивается документ.

• Нажмите кнопку «Выбрать».

• Укажите, оригинал или копия документа подшивается в дело с помощью кнопок (копия) или (оригинал).

ü Перенесите предложенный системой номер на бумажный документ.

ü Сохраните изменения с помощью кнопки и закройте РК или продолжите регистрацию с помощью кнопок .

- используется, если необходимо поменять группу регистрируемого документа;

- используется, если следующий документ принадлежит той же группе;

- используется, если следующий регистрируемый документ необходимо логический связать с предыдущим.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: