Регистрация входящего документа

Лабораторная работа № 1

«Регистрация документов»

ЗАПУСК МОДУЛЯ СИСТЕМЫ «ДЕЛО»

Порядок действий:

1.1. Щелкните на кнопке Пуски выберите меню Программы.

1.2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню Дело, которое содержит команды запуска доступных Вам модулей:

• «Документы»;

• «Отчетные формы»;

• «Справочники»;

• «Пользователи»,

• Подсистема протоколирования, и т.д.

1.2.

Рис. 1-1. Окно для ввода имени и пароля

1.3. Введите в поле «Имя» - номер компьютера в учебном классе, в поле «Пароль» аналогичную цифру и щелкните на кнопке Ввод(или нажмите клавишу Enter).

Рис. 1-2. Сообщение при неверном вводе имени или пароля

Щелкните на кнопке ОКили нажмите клавишу Enter, а затем повторите ввод имени и пароля. Если имя и пароль введены правильно, произойдет запуск модуля «Документы.

1.4. При запуске модуля «Документы» открывается его начальное окно

1.5. В верхней части этого окна находятся поля Картотекаи Кабинет, содержащие наименование текущих картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя в качестве главных. Если пользователь не приписан ни к одному кабинету, поле Кабинетв окне отсутствует.

1.6. В левой части окна находятся кнопки вызова функций модуля, а в правой – кнопки Настройки системы, Помощь(вызывает встроенную систему помощи) и Выход(завершает работу с модулем). Если пользователь не имеет прав на работу с той или иной функцией модуля, кнопка, соответствующая этой функции будет неактивной (окрашена в серый цвет).

Регистрация входящего документа

2.1 Войдите в функцию «Регистрация документов» и выберете группу документов «Входящие».

Установите (если необходимо) Дату РК. Дату можно ввести с помощью календаря (календарь вызывается двойным щелчком левой клавиши мыши или одинарным щелчком правой) или вручную.

2.2. Нажмите кнопку «Выбрать». Откроется РК входящего документа в режиме редактирования.

2.3. Заполните реквизиты регистрационной карточки:

ü Заполните поле «Корреспондент». Для этого:

Введите название корреспондента с клавиатуры (рекомендуется вводить ключевой фрагмент наименования организации), нажмите кнопку «Enter». Если такая организация уже зарегистрирована в системе, то ее название приобретет черный цвет и проверка справочника на этом закончится (либо система предложит выбрать одно из значений, имеющихся в справочнике).

В противном случае откроется окно «Выбор из справочника организации». Добавьте организацию в справочник.

Нажмите кнопку «Выбрать». При этом наименование организации в поле «Корреспондент» РК примет черный цвет.

ü Заполните открытые поля:

ü «Исх. номер»,

ü «Дата документа»,

ü «Подписал» (при необходимости).

ü Проверьте РК на повторность.

После заполнения полей «Корреспондент», «Исх. номер», «Дата документа» и «Подписал» нажмите кнопку (проверка на повторность) или сочетание клавиш Ctrl+F10.

Если передвижение по данным полям осуществляется с помощью табулятора [Tab], проверка РК на повторность осуществляется автоматически.

ü Заполните поле «Состав» в формате «полное количество листов в документе» / «количество листов приложения»,

ü Заполните поле «Доставка» (вид доставки документа в организацию).

ü Заполните поле «Кому» (в поле вводим фамилию директора: Захаров) выбором из справочника (справочник открывается с помощью стрелки справа от строки «Кому») или вводом с клавиатуры (для заполнения поля с клавиатуры необходимо ввести ключевой фрагмент фамилии и нажать клавишу «Enter»).

ü Заполните поле «Содержание».

Для использования текстовых заготовок войдите в перечень стандартных текстов с помощью клавиши Insert, выделите нужную строку, нажмите кнопку «Выбрать». Вставленный текст при необходимости можно отредактировать.

ü При необходимости добавьте комментарии в поле «Примечания».

ü При необходимости указания контрольных сроков документа введите конечную дату исполнения в поле «План:».

В этом случае при внесении в РК резолюции система будет предлагать эту дату, как плановую для каждой резолюции.

2.4. Отсканируйте документ и прикрепите его к РК.

ü В процессе редактирования РК документа нажмите кнопку , расположенную на панели инструментов окна Файлы. Откроется главное окно FineReader.

ü Средствами FineReader отсканируйте текст бумажного документа.

ü По завершении формирования пакета нажмите кнопку Прикрепить файл(ы). Откроется окно установки параметров прикрепления отсканированной информации к РК.

ü Выберите из списка формат, в котором требуется сохранить прикрепляемый файл (tif –если несколько листов).

ü Если требуется прикрепить к РК все листы пакета, установите переключатель Все листы. Если к РК требуется прикрепить только выделенные листы пакета, установите переключатель Выделенные листы.

ü После того, как параметры сохранения сформированы, нажмите кнопку ОК. Произойдет возврат в систему ДЕЛО, в окно основного раздела РК, при этом в разделе Файлы отразятся все прикрепленные файлы.

ü Закройте FineReader, не сохраняя пакет.

2.5. Перенесите предложенный системой номер на бумажный документ.

2.6. Сохраните изменения с помощью кнопки и закройте РК или продолжите регистрацию с помощью кнопок .

- используется, если необходимо поменять группу регистрируемого документа;

- используется, если следующий документ принадлежит той же группе;

- используется, если следующий регистрируемый документ необходимо логически связать с предыдущим.

2.7. Для фиксации движения бумажного документа внутри организации используется «Журнал передачи документов».

ü Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования.

Журнал передачи документов можно открыть: находясь в окне РК, щелкните кнопку Журнал передачиили выберите из меню Реквизитыкоманду Журнал передачи документа(или нажмите сочетание клавиш Ctrl+ J).

Если в момент открытия ЖПД окно РК находилось в режиме просмотра, журнал передачи будет открыт в режиме просмотра (в нижней части окна будут находиться кнопки Редактироватьи Закрыть).

Для перехода в режим редактирования журнала, щелкните на кнопке Редактировать. Если окно РК находилось в режиме редактирования, журнал будет открыт в режиме редактирования (в нижней части окна будут находиться кнопки ОКи Отмена).

ü Сформируйте список должностных лиц или подразделений, которым передается документ (в данном случае – директор – Захаров). Для этого щелкните кнопку на панели инструментов. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. Выберите подразделения или должностных лиц, которым передается документ или его копии.

ü Выделите соответствующее подразделение или должностное лицо и отметьте передачу оригинала документа кнопкой

ü Сохраните изменения с помощью кнопки и закройте РК или продолжите регистрацию с помощью кнопок .

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: