Однотабличная база данных.Создание

Введение

Актуальность работы:

В наше время компьютерные технологии играют большую роль. Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.

Уровень профессиональной подготовки специалиста любого профиля в современном обществе во многом определяется его умением ориентироваться в информационных потоках, способностью получать, обрабатывать и использовать информацию при помощи вычислительной техники, компьютерных сетей, современного программного обеспечения. Исключением не является и рекламная деятельность. Области применения информационных технологий в рекламе чрезвычайно разнообразны.

Microsoft Officeявляется одним из самых популярных наборов офисных приложений для бизнеса, дающий широкие возможности специалистам в области рекламы.

В работе необходимо проанализировать функции и возможности программ Microsoft Office, таких как Microsoft Access и Microsoft Power Point, комментируя и иллюстрируя примерами.

Цель работы:

Написать алгоритм работы с программами Microsoft Access и Power Point.

Задачи работы:

1. Научиться создавать однотабличные базы данных, формы, отчёты и запросы по ним;

2. Освоить создание информационно-логической модели, состоящей из трёх связных таблиц, а также создание формы, отчёта и запроса по данной модели;

3. Структура работы:

4. Курсовая работа включает в себя введение, основную часть и заключение.

5. Основная часть состоит из двух глав.

6. В первой главе рассматривается создание баз данных - однотабличной и многотабличной, формы отчётов и запросов.

Глава 1. Microsoft Access. Базы данных

Microsoft Access, базы данных, система управления базами данных

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows.

В состав системы Access входят конструкторы таблиц, запросов, отчётов и форм.

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров. Это позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

1) Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных;

2) Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;

3) Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики;

4) Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. В таблице содержится вся информация. Каждый столбец содержит определённый тип информации и называется полем, каждая строка содержит информацию об определённом объекте. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. В отчётах можно определять итоговые значения, группировать и сортировать данные, затрачивая на это меньше усилий, чем в других объектах.

Однотабличная база данных.Создание

Для создания файла и структуры базы данных необходимо запустить программу Access в операционной системе Windows. Для этого нужно нажать на кнопку Пуск на панели задач, выбрать команду Программы, в открывшемся меню выбрать пункт Microsoft Office, затем Microsoft Access.

В появившемся диалоговом окне отмечается опция Новая база данных и нажимается кнопка Ok. При создании новой базы данных появится диалоговое окно «Файл новой базы данных», в котором нужно указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных, то есть папку. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .mdb. После нажатия кнопки «Создать», программа создаёт базу данных.

Появляется окно базы данных, отражённое на вкладке «Таблицы». Таблица является основой базы данных, она хранит сведения по конкретному вопросу. Формирование структуры базы начинают с создания таблицы, с помощью кнопки «Создать» в окне базы данных.

Существует два режима работы с таблицей. Можно выбрать режим «Конструктор» или «Режим таблицы», кликнув на специальной кнопке, на панели инструментов. Первый этап создания таблицы – определение перечня полей, из которых она состоит, их размеров и типов.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, нужно изменить его имя в столбце «Имя поля».Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

1) Текстовый

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

2) Поле МЕМО

Длинный текст или комбинация текста и чисел.

3) Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

4) Дата/время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

5) Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

6) Счетчик

Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

7) Логический

Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет).

8) Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

9) Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

10) Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Создадим таблицу в режиме конструктора с названием «Товар». Она состоит из 7 полей: «Наименование», «Единица измерения», «Цена», «Количество», «Дата завоза», «Изготовитель», «Наличие сертификата». Для каждого поля выбираем тип и размер. Свойства типов и размеров отображаются в нижней части окна.

Заканчивается операция сохранением структуры под определенным именем. Сохранение таблицы можно выполнить с помощью команды в меню Файл-Сохранить. Закрываем базу данных, выполнив Файл-Закрыть.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: