Различные режимы просмотра документа.

ОБРАБОТКА ТЕКСТА В РЕДАКТОРЕ

MICROSOFT WORD

Методические указания к лабораторным, практическим

И расчетно-графическим работам по курсу

"Информатика"

Для студентов всех направлений,

Дневной формы обучения

ОГЛАВЛЕНИЕ

Содержание

1. Цель работы ……………………………………………….. 4

2. Основные области окна редактора Word…. …………….. 4

2.1. Строка заголовка. ……………………………….. 5

2.2. Строка меню ….....……………………………….. 5

2.3. Панели инструментов .………………………….. 13

2.4. Строка состояния .……………………………….. 13

2.5. Рабочая область ……………………………….. 14

2.6. Различные режимы просмотра документа …….. 14

2.7. Полоса выделения ……………………………….. 15

2.8. Непечатаемые символы ………………………….. 15

3. Описание основных операций работы с текстом ……….. 15

4. Работа с фрагментами текста …………………………….. 17

5. Порядок выполнения работы…………………………….. 19

5.1. Ввод заданного текста ……….………………….. 19

5.2. Перемещение по тексту ………………………….. 19

5.3. Выполнение упражнения по выделению текста .. 19

5.4. Форматирование шрифтов …………………….. 20

5.5. Форматирование абзацев ……………………….. 20

5.6. Упражнения на использование обрамления, заполнения, выделения цветом текста ………………….. 20

5.7. Выполнение упражнения по копированию формата 21

5.8. Упражнение по установке параметров страниц … 21

5.9. Тестовые задания ………………….……………… 21

6. Контрольные вопросы …………………………………… 23

7. Литература ………………………………………………… 23

Цель работы

Целью работы является изучение правил работы в текстовом редакторе Word 97 и практическое освоение способов его применения для выполнения процессов создания и обработки текстовой информации, ведения деловой документации.

Основные области окна редактора Word

При вызове Microsoft Word на экране появляется окно, показанное на рис. 1. Рассмотрим основные элементы этого окна, необходимые при работе с различными документами (например, при создании или редактировании текстов).

Главное окно можно разделить на пять основных областей:

· Строка заголовка.

· Строка меню.

· Панели инструментов.

· Рабочая область.

· Строка состояния.

Строка заголовка.

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и кнопки управления окном:

Свернуть.Сворачивает окно до минимального размера. Двойное нажатие возвращает к нормальному размеру окна

Восстановить.Восстанавливает приложения до его предыдущего размера на том же самом месте экрана

Развернуть. Восстанавливает приложения до его максимального размера. Всегда появляется на экране после нажатия кнопки Свернуть.

Закрыть.Закрывает документ или окно диалога.

Строка меню.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

В меню <Файл> находятся опции:

<Создать> - создание нового документа или шаблона;

<Открыть> - открытие уже существующего документа;

<Закрыть> - закрытие текущего файла без выхода из приложения. Если в файле имеются несохраненные изменения, на экран будет выведен запрос на сохранение изменений перед закрытием файла. Для того чтобы закрыть все файлы, следует, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выбрать команду Закрыть все в меню Файл;

<Сохранить> - сохранение существующего документа или шаблона;

<Сохранить как> - сохранение копии документа в другом файле;

<Версии> - работа с несколькими версиями документа в одном файле. Любая из ранее сохраненных версий может быть просмотрена, отредактирована, распечатана или удалена;

<Параметры страницы> - установка полей, источника бумаги, размера и ориентации листов и других параметров размещения текста для активного файла;

<Предварительный просмотр> - предварительный просмотр файла в том виде, в котором он будет напечатан;

<Печать> - печать текущего файла или выделенных элементов, параметры печати задаются с помощью команды Печать;

<Отправить> - отправить сообщение, по маршруту, факс;

<Свойства> - отображение окна свойств для активного файла;

<1. .., 2…, 3…, 4…> - список последних файлов, открывавшихся в данной программе, для повторного открытия файла следует выбрать его имя из списка;

<Выход> - выход из Word с запросом о сохранении документа.

Меню <Правка> содержит команды:

<Отменить операцию> - отменяет последнюю операцию;

<Повторить операцию> повторяет последнюю выполненную операцию;

<Вырезать> - вырезает выделение и помещает его в буфер обмена;

<Копировать> - копирует выделение в буфер обмена;

<Вставить> - вставляет содержимое буфера обмена в точку ввода;

<Специальная вставка> - вставляет содержимое буфера обмена как связанный или внедренный объект либо объект иного формата;

<Вставить как гиперссылку> - вставка содержимого буфера обмена в текущую позицию документа в виде гиперссылки, заменяющей выделенный объект. Эта команда доступна только если в буфере обмена находятся данные, скопированные или вырезанные из другой программы;

<Очистить> - удаляет выделение без помещения его в буфер обмена;

<Выделить все> - выделяет весь документ; ищет указанный текст или оформление;

<Найти> и <Заменить> - поиск и замена заданного текста, форматирования, сносок, концевых сносок или примечаний в текущем документе;

<Перейти> - переходит к указанному тексту в активном документе;

<Связи> - открывает приложение в котором выбранный, внедренный или связанный документ был создан;

<Объект> - внешний источник данных..

Опции меню <Вид> имеют следующее значение:

<Обычный> - переключение на обычное изображение документа, которое подходит для большинства задач работы с текстом, таких, как ввод, изменение и форматирование данных;

<Электронный документ> - переключение в режим просмотра на экране, являющийся наиболее удобным для чтения документа с экрана, при переключении в этот режим на экране появится структура документа, позволяющая легко перемещаться из одного его места в другое;

<Разметка страницы> - переключение активного окна в режим просмотра страниц или разрывов страниц. В этом режиме документ будет представлен в том виде, в котором он будет напечатан. Режим просмотра страниц использует больше системной памяти, поэтому перелистывание может происходить медленно, особенно если документ содержит много рисунков или сложное форматирование;

<Структура> - позволяет просматривать и изменять структуру презентации в наиболее удобном для этого представлении. Режим структуры следует использовать только при изменении структуры презентации;

<Главный документ> - переключение между выводом структуры документа и просмотром главного документа. Эта же команда отображает панели Главный документ и Структур;.

<Панели инструментов> - переключение на меню панели инструментов;

<Линейка> - вывод на экран или удаление горизонтальной линейки, которая может быть использована для позиционирования объектов, изменения отступов абзацев, полей и других настроек;

<Схема документа> - отображение структуры документа в области слева от его текста. Схема документа полезна при работе с документами большого объема, а также интерактивными документами. С ее помощью можно легко переходить от одной части документа к другой;.

<Колонтитулы> - ввод и изменение текста, находящегося в верхней и нижней частях каждой страницы или слайд;.

<Сноски> - устанавливает сноски;

<Примечания>- открывает окно просмотра примечаний;.

<Во весь экран> - удаление с экрана большинства управляющих элементов, что увеличивает видимую часть документа. Для возврата к исходному режиму следует нажать кнопку или клавишу ESC;

<Масштаб> - выбор масштаба изображения документа на экране.

В меню <Вставка> содержатся команды:

<Разрыв> - завершает страницу, колонку или раздел в точке ввода;

<Номера страниц> - добавляет номера страниц вверху или внизу страницы;

<Примечание> - вставляет примечание или открывает окно примечаний;

<Дата и время> - вставляет текущую дату и время в текущий документ;

<Поле> - вставляет поле в активный документ;

<Символ> - вставляет специальный символ;

<Поле формы> - вставляет новое поле формы;

<Сноска> - вставляет ссылку на обычную или концевую сноску в точку ввода;

<Название> - вставляет название под или над выделенным объектом;

<Ссылка> - вставляет перекрестные ссылки;

<Оглавление и указатели> - вставляет оглавление и указатели в документ;

<Файл> - вставляет текст из другого файла в активный документ;

<Кадр> - вставляет пустой кадр или помещает текущее выделение в кадр;

<Рисунок> - вставляет рисунок из графического файла;

<Объект> - вставляет формулу, график, рисунок или другой объект;

<База данных> - вставляет информацию из внешнего источника данных в активный документ.

Меню <Формат> задает команды:

<Шрифт> - изменение параметров шрифта и расстояния между символами в выделенном тексте;

<Абзац> - изменение отступов, выравнивания текста, интервалов, расположения на странице и других параметров выбранного абзаца;

<Список> - добавляет к выбранным абзацам маркеры или нумерацию, а также позволяет изменить формат маркеров и нумерации;

<Границы и заливки> - применение границ и заливки к выделенному тексту, абзацам, страницам, ячейкам, таблицам или рисункам;

<Колонки> - изменение числа колонок текста в документе или разделе документа;

<Табуляция> - установка позиции, выравнивания и символов заполнения для позиций табуляции;

<Буквица> - форматирование букв, слов или выделенного текста с большой заглавной буквой. Обычно это первая буква в абзаце, и она может быть выведена в левом поле или опущена ниже опорной линии первой строки абзаца;

<Направление текста> - поворот текста в ячейке таблицы так, чтобы его можно было читать снизу вверх или сверху вниз;

<Регистр> - изменение регистра выделенного текста;

<Автоформат> - автоматическое форматирование текущего файла на основе анализа его содержимого. Для настройки параметров автоформатирования перед началом форматирования следует вместо нажатия кнопки использовать команду Автоформат (меню Формат);

<Библиотека стилей> - настройка вида документа с помощью стилей, содержащихся в различных шаблонах;

<Стиль> - задание или применение к выделенному тексту сочетания параметров форматирования, называемого стилем;

<Фон> - задание фона;

<Объект> - форматирование линий, цвета, заливки и узора, размеров, положения и других свойств выделенного объекта.

Меню <Сервис> содержит опции:

<Правописание> -проверка активного документа на орфографические, грамматические и стилистические ошибки с выводом советов по их исправлению. Параметры проверки настраиваются на вкладке Правописание (команда Параметры в меню Сервис);

<Язык> -выбор языка для выделенного текста в файле, содержащем текст на нескольких языках. При проверке орфографии будут автоматически использованы необходимые словари; команда «Тезаурус» - замена слова или выражения в документе синонимом, антонимом или связанным по смыслу словом; команда «Расстановка переносов» - расстановка переносов в словах, позволяющая сделать правый край текста более ровным;

<Статистика> -подсчет количества страниц, слов, символов, абзацев и строк в активном документе. При подсчете также учитываются знаки препинания и специальные символы;

<Автореферат> -автоматическое создание автореферата документа (только для документов на английском языке). Команда Автореферат может быть использована для составления аннотаций и обзоров;

<Автозамена> - установка параметров автоматического исправления текста в процессе ввода, а также сохранение часто используемых элементов текста для облегчения последующего ввода;

<Исправления> -команда «Выделить изменения» - выделение изменений, внесенных в совместно используемую книгу, включая перемещенные и вставленные значения, а также вставленные и удаленные строки и столбцы; команда «Принять/отклонить исправления» - поиск и выделение каждого изменения в документе с возможностью просмотра, записи и отклонения изменений; команда «Сравнить версии» - выполнение сравнения открытого редактируемого документа с исходным документом и маркировка отличающихся фрагментов текста;

<Объединить исправления> -слияние помеченных изменений в активном документе с указанным документом, который будет при необходимости открыт;

<Установить защиту> -установка защиты документа, ограничивающей внесение изменений заданными полями формы или документа. Задание пароля позволит другим пользователям снабжать документы примечаниями, вносить исправления и заполнять поля формы. Если документ защищен, команда заменяется на Снять защиту;

<Слияние> -создание писем, наклеек, конвертов, каталогов и других документов с использованием процесса слияния;

<Конверты и наклейки> -создание почтовых конвертов и наклеек или заполнение одним именем и адресом полной страницы наклеек;

<Макрос> -кнопка «Макросы» позволяет запускать, редактировать и удалять макросы. Кнопка «Записать макрос» позволяет сохранить последовательность действий в качестве макроса, а кнопка «Редактор Visual Basic» — работать с текстом макроса;

<Шаблоны и настройки> -изменение шаблона активного документа, загрузка программ-надстроек и обновление стилей документа. Эта команда также позволяет загрузить дополнительный шаблон в качестве глобального, что дает возможность использование его макросов, элементов автотекста и команд, созданных пользователем;

<Настройка> -настройка кнопок панелей команд, меню и сочетаний клавиш;

<Параметры> -изменение параметров настройки программ Microsoft Office, таких, как расположение текста на экране, параметры печати, режимы редактирования и проверки орфографии и других;

В меню <Таблица> находятся опции:

<Нарисовать таблицу> -добавление таблицы в документ. Перемещение мыши с нажатой кнопкой внутри таблицы позволяет добавить в нее ячейки, столбцы и строки;

<Удалить ячейки> -удаляет выделенные ячейки таблицы;

<Объединить ячейки> -объединяет выделенные ячейки таблицы;

<Разбить ячейки> - разъединяет ранее объединенные ячейки таблицы;

<Выделить строку> - выделяет текущую строку таблицы;

<Выделить столбец> - выделяет текущий столбец таблицы;

<Выделить таблицу> - выделяет всю таблицу;

<Автоформат таблицы> - применяет настройки форматирования к таблице;

<Высота и ширина ячейки> - изменяет высоту и ширину строк и столбцов таблицы;

<Заголовки> - переключает атрибут заголовка таблицы;

<Преобразовать текст> - преобразует текст в таблицу;

<Сортировка текста> - располагает выделение в указанном порядке;

<Формула> - вставляет вычисляемое поле в ячейку таблицы;

<Разбить таблицу> - вставляет маркер конца абзаца перед текущей строкой таблицы;

<Линии сетки> - переключает отображение линий сетки таблицы.

В меню <Окно> находятся опции:

<Новое окно>- открывает другое окно для активного документа;

<Упорядочить все> - упорядочить окна в виде неперекрывающейся мозаики;

<Разбить> - разбить активное окно по горизонтали и выравнивать получившиеся части.

Меню <?> содержит справочную информацию.

Панели инструментов.

Панели инструментов предоставляют в ваше распоряжение удобное средство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов вам необходима мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой, вам достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.

Строка состояния.

Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки состояния отображается информация о текущем документе:

Номер текущей страницы.

Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы.

Количество страниц от начала документа до текущей страницы (6) и общее число страниц в документе (90)

Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым

Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым

Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым

Режимыредактирования: ЗАП (идет запись макрокоманды); ИСПР(активна маркировка исправлений); РАСШ (включен режим выделения текста с помощью клавиши F8); ЗАБ (включен режим замены символов).

Рабочая область.

Основной областью является рабочая область MS Word, в которой могут быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейки.

Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оценить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные, возможно, более важные функции.

Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

· Отступы абзацев

· Поля на странице

· Ширину колонок и столбцов таблиц

· Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции

При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.

Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы. С ее помощью вы можете быстро регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице.

Вы можете по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем самым больше места для документа.

Различные режимы просмотра документа.

· Нормальный режим просмотра.Этот режим дает возможность увидеть все виды форматирования текста, не вдаваясь в детали разметки страницы. Режим выбирается с помощью команды меню Вид – Нормальный или кнопкой на горизонтальной линейке прокрутки.

· Режим просмотра разметки страницы. В этом режиме страница изображается в том виде, в каком она будет напечатана. Режим дает возможность увидеть все виды форматирования текста. На экране изображается реальное расположение рисунков, таблиц, сносок и т.п. Режим выбирается с помощью команды меню Вид – Разметка страницы или кнопкой на горизонтальной линейке прокрутки.

· Режим просмотра структуры документа.В этом режиме можно просматривать, создавать или изменять структуру документа, т.е. иерархию заголовков и соответствующих им разделов текста. Режим выбирается с помощью команды меню Вид – Структура документа или кнопкой на горизонтальной линейке прокрутки.

2.7. Полоса выделения. Это невидимая полоса вдоль левой границы окна документа, используемая для выделения текста с помощью «мыши».

2.8. Непечатаемые символы. Это символы пробела, конца абзаца, табуляции, разрывы колонок, разделов, страниц. Символы включаются с помощью кнопки Непечатаемые символы на панели инструментов Стандартная.

Остальные элементы главного окна MS Word относятся к стандартным элементам интерфейса Windows.

3. Описание основных операций работы с текстом .

1. Для создания текстового файла, документа или документов Word, нужно выполнить одно из следующих действий:

2. Для открытия нового текстового файла, документа, шаблона документов или просто документов Word, нужно выполнить одно из следующих действий:

3. Для сохранения текстового файла, документа, шаблона документов или документов Word, нужно выполнить одно из следующих действий:

4. Для вывода на принтер текстового файла, документа, шаблона документов или документов Word, нужно выполнить одно из следующих действий:

5. Для проверки орфографии текстового файла, документа, шаблона документов или документов Word, нужно выполнить одно из следующих действий:

6.Есть еще две очень удобные кнопки на верхней панели меню - <Отменить>, <Вернуть>.

Кнопка <Отменить> предназначена для отмены только что выполненного действия.

Кнопка <Вернуть> предназначена для удаления изменений внесенных кнопкой <Отменить> , а так же для проведения одинаковых изменений в нескольких местах большого документа

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: