Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
Бланки документов
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:
порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти;
виды бланков;
требования к изготовлению бланков;
в необходимых случаях порядок учета бланков.
Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. № 2, ст. 123).
Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма федерального органа исполнительной власти;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти[5];
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
для бланка письма федерального органа исполнительной власти:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов федерального органа исполнительной власти приведены в приложениях № 1–10.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11).
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|